Как происходит начисление аванса по заработной плате?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как происходит начисление аванса по заработной плате?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Очевидно, что вариант с внедрением специального порядка выплат новым сотрудникам крайне трудоемок для работодателя и, вероятнее всего, потребует ручного исчисления выплат (если программа не предусматривает такого порядка расчетов). Поэтому многие работодатели, как показывает практика, идут по простому пути, полагая, что ничего страшного им не грозит. Но так ли это на самом деле?

В каком размере выплачивать аванс

Закон не указывает прямо, какого размера должен быть аванс, работодатель может определять его самостоятельно.

Но нужно иметь в виду, что речь идет именно о зарплате за первую половину месяца, поэтому надо учитывать фактически отработанное время при расчете аванса. Такой позиции придерживается Министерство труда России в письме № 14-1/10/В-660 от 2 февраля 2016г.

Соответственно, минимальная сумма аванса должна соответствовать тарифной ставке сотрудника за отработанное время, без учёта НДФЛ.

Учитывать ли при расчёте аванса другие выплаты (надбавки, доплаты)? Минтруда России считает, что да, и говорит об этом в письме от 10 августа 2017 года N 14-1/В-725.

Речь идет о тех дополнительных выплатах, которые не зависят от результатов работы за месяц в целом. Это, к примеру, надбавки к зарплате за работу в особых климатических условиях, доплаты за стаж, за совмещение должностей и т.д.

Премии, которые зависят от производственных показателей и рассчитываются по результатам работы за весь месяц, при расчете аванса не учитывают. Такие премии выплачивают вместе со второй частью зарплаты.

Схитрить не получится

Как мы уже упоминали, использование специального порядка выплат первого заработка новичкам значительно усложняет работу бухгалтерии. Поэтому работодатели стараются найти лазейку, как можно этого избежать без рисков для себя. Некоторые считают, что выходом из сложившейся ситуации будет считаться предоставление новыми работниками заявления о выплате первого заработка один раз в месяц. По мнению приверженцев этого подхода, нарушения в таком случае не будет, поскольку сам работник изъявил желание получить зарплату реже, чем установлено трудовым законодательством.

Однако такие выводы ошибочны. Периодичность выдачи зарплаты установлена ТК РФ. И выплата зарплаты не реже чем каждые полмесяца – это обязанность работодателя. Поэтому при выплате заработка только один раз в месяц работодатель нарушает требования законодательства. Этого делать нельзя, даже если сотрудники написали заявления о согласии с таким порядком. Данный вывод подтверждается и чиновниками (п. 3 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242, письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0).

Более того, трудовые инспекторы могут расценить эти заявления как давление на сотрудников. А это чревато тем, что административный штраф будет установлен по верхнему размеру вилки.

Когда нужно (и нужно ли вообще) выплачивать аванс по зарплате?

Перед тем как определяться, необходимо ли выплачивать зарплату авансом, разберемся, что собой представляет авансовый платеж. По сути, авансовый платеж — это не что иное, как заработная плата, выплачиваемая сотруднику за первую половину месяца работы. Однако в Трудовом кодексе России (далее — Кодекс) нет такого понятия, как «аванс», хотя этот термин часто используют федеральные органы при предоставлении разъяснений. В частности, Роструд в своем письме «Начисление авансов…» от 08.09.2006 № 1557-6 упомянул об авансах и разъяснил, что только определенный срок выплаты аванса (а не период из нескольких дней) и его размер должны быть установлены в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) и трудовых договорах.

В ч. 6 ст. 136 Кодекса указано, что работодатель должен выплачивать зарплату не реже, чем дважды в месяц. При этом даже выраженное в письменной форме желание сотрудника получать оплату за свой труд лишь раз в месяц не избавляет работодателя от ответственности за несоблюдение норм трудового законодательства (письмо Роструда «Об административной ответственности…» от 01.03.2007 № 472-6-0).

Что если зафиксировать сумму аванса в процентах от заработной платы работника? При этом неважно, сколько времени он по факту отработал в первой половине месяца. Такой метод существует и имеет своих сторонников. Еще в 2009 году Минздравсоцразвития подтверждало правомерность такого подхода (письмо от 25.02.09 № 22-2-709). К плюсам можно отнести его простоту, ведь в этом случае точный расчет заработной платы с учетом отработанного времени, доплат и удержаний нужно будет сделать только один раз в месяц.

Однако есть и противоположная точка зрения, причем именно ее придерживаются в Минтруда. А заключается она в следующем: Трудовой кодекс требует выплачивать дважды в месяц заработную плату, а она зависит от количества отработанного времени либо объема произведенной продукции, выполненных работ. А поскольку эта зависимость есть, то она должна быть учтена при расчете заработной платы за первую половину месяца.

Что такое аванс и почему нам его платят

Согласно статье 136 Трудового кодекса работодатель обязан платить работникам не реже, чем раз в полмесяца. Там же прописаны сроки: не позднее 15-ти календарных дней с даты окончания периода, за который она начислена.

Аванс – это выплата за первую половину месяца, которую чаще всего получают в период с 15 по 20 число текущего месяца (везде по разному). Выплата за вторую половину месяца чаще производится в начале следующего месяца – это основная часть заработной платы, которую чаще и называют зарплатой.

Пропорции в разбиении суммы на аванс и зарплату законом не регламентируются. Есть только письма ведомств с рекомендациями, выполнение которых необязательно. Например, в письме Минздравсоцразвития России от 25.02.09 №22-2-709 сказано, что «…при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах…». Но следовать этой рекомендации, даже несмотря на слово «должна» никто не обязан. Тем более, что слово «примерно» можно понимать как угодно – четкого определения и процентов расхождения в законах и правовых актах нет.

Поэтому аванс может составлять как половину всей оплаты труда (за фактически отработанное в первой половине месяца время), так и символические 5-10% от нее. Это прописывается в нормативных актах самой компании.

Что такое аванс по зарплате, и какими правовыми нормами он регулируется

В Трудовом кодексе не прописано понятие аванса. Но здесь указано, что зарплата должна выплачиваться сотрудникам минимум дважды в месяц, поэтому первая часть выплаты получила название аванса.

Обязательность выплаты сотруднику аванса из заработной платы вытекает из положений ст. 136 Трудового кодекса. Здесь указана обязанность платить зарплату дважды в месяц. При этом Роструд в Письме от 2007 года №472-6-0 указывает на отсутствие оснований для освобождения работодателя от выплаты аванса даже по желанию сотрудника.

Положения ст. 136 Трудового кодекса являются обязательными для применения всеми работодателями и в отношении всех сотрудников: как из числа штатных, так и совместителей.

Размер аванса определяется по усмотрению работодателя. Трудовой кодекс вопрос величины аванса никак не регулирует. Такая позиция приведена в разъясняющем Письме Минтруда от 2013 года № 14-4-1702.

При этом специалисты со ссылкой на Постановление №566 подчеркнули, что размер аванса в счет зарплаты за первую половину месяца может определяться по соглашению между администрацией и профсоюзом, но такой размер не может быть ниже тарифной ставки за отработанное время.

На практике используются следующие способы установления размера аванса:

1. Пропорционально отработанному времени.
2. В процентах от оклада.
3. В фиксированном значении.

Согласно рекомендациям Минтруда и Роструда, при определении аванса стоит ориентироваться на первый способ. В результате за каждую половину месяца зарплата будет примерно одинаковая, но аванс не будет статичной и фиксированной величиной, так как значения отработанного времени будут отличаться.

Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца?

В начале напомним положения ч. 6 ст. 136 ТК РФ, согласно которым заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Отметим, что в данной редакции эта часть действует с 3 октября 2016 года (п. 1 ст. 2, ст. 4 Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ).

Незначительные, на первый взгляд, изменения потребовали от многих работодателей внесения поправок в локальные нормативные акты и трудовые договоры.

В Письме от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Минтруд отметил, что документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заработной платы, в ст. 136 ТК РФ перечисляются через запятую, то есть законодатель подчеркивает равнозначность данных документов, в любом из которых может быть решен вопрос о днях выплаты заработной платы.

Обратите внимание:

Если нормы локальных нормативных актов или коллективного договора организации субъекта РФ противоречат действующему трудовому законодательству, данные нормы считаются недействительными.

В Информации Роструда «О применении статьи 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 272-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части, касающейся оплаты труда» (размещена на официальном сайте ведомства 20.12.2016) указано, что данный закон не меняет порядка выплаты заработной платы. Требования по ограничению сроков выплаты заработной платы 15 календарными днями относятся к выплате работнику начисленной заработной платы не реже чем каждые полмесяца.

При этом с учетом новой редакции ст. 136 ТК РФ заработная плата должна быть выплачена:

• за первую половину месяца – в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего периода;
• за вторую половину месяца – с 1-го по 15-е число следующего месяца.

Установление размера аванса

Зачастую размер аванса устанавливается в некой целой, постоянной величине. Причем у одних такая величина приблизительно составляет 40% от общей суммы заработной платы за месяц, у других – 30% и т. д.

По мнению автора, поскольку аванс – это та же зарплата, только за первую половину месяца, нельзя подходить формально к установлению его размера.

Несмотря на то, что конкретные размеры аванса Трудовой кодекс не регулирует, специалисты Роструда и Минтруда отмечают: при определении размера выплаты заработной платы за полмесяца следует учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу) (письма от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 08.09.2006 № 1557-6).

Таким образом, при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца зарплата должна начисляться примерно в равных суммах (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22-2-709).

Исходя из вышеизложенного аванс должен устанавливаться в размере заработной платы, начисленной за отработанные дни первой половины месяца на основании представленного табеля учета рабочего времени. Поскольку величина заработной платы из месяца в месяц варьируется, размер аванса не может быть постоянной, круглой величиной.

Вариант 3: каждый месяц с доплатой за квартал

Компания «Гамма» на рынке второй год. В прошлом году она платила авансы раз в квартал — объём дохода это позволял. Но теперь ей пришлось перейти на ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль, поскольку она превысила лимит доходов для поквартальной уплаты. Уведомление о расчёте авансов по полученной прибыли заранее подано не было. Поэтому исчислять их придётся, исходя из предполагаемого дохода.

В течение I квартала должно быть уплачено столько же аванса, сколько в IV квартале прошлого года. Эта сумма отражается в декларации по налогу на прибыль за 9 месяцев предыдущего года. Даже если станет понятно, что период будет убыточным, уменьшить аванс нельзя.

За IV квартал 2022 года ООО «Гамма» уплатило аванс по налогу на прибыль в сумме 2 млн рублей. Поэтому в течение I квартала 2023 года нужно уплатить столько же. Ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль вносятся таким образом:

• сумма квартального платежа делится на 3 равные части;
• уплата производится не позднее 28 числа каждого из трех месяцев квартала.

Значит, компания «Гамма» в I квартале должна перечислить по 666,67 тыс. рублей до 30 января, 28 февраля и 28 марта. Сумму нужно распределить между бюджетами:

• 566,67 тыс. рублей (17%) — в региональный;
• 100 тыс. рублей (3%) — в федеральный.

Следующие квартальные авансы рассчитываются так:

• во II квартале сумма равна авансу за I квартал;
• в III квартале: аванс за полугодие — аванс за I квартал;
• в IV квартале: аванс за 9 месяцев — аванс за полугодие.

Когда квартал закончится, определяется аванс за период и размер доплаты, исходя из того, сколько реально получено дохода. Доплата считается по формуле: Аванс за текущий период — (Аванс за прошлый период + Сумма ежемесячных авансов за текущий квартал). Например, за 9 месяцев доплата считается так: Аванс за 9 месяцев — (Аванс за полугодие + Ежемесячные авансовые платежи III квартала).

Как ООО «Гамма» нужно рассчитать суммарные ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль в 2023 году и доплату по итогам квартала, показано в таблице 3.

Таблица 3. Расчёт авансов по налогу на прибыль ООО «Гамма»

Периоды	Налоговая база нарастающим итогом, тыс. рублей	Сумма квартального аванса нарастающим итогом, тыс. рублей (база * 20%)	Сумма ежемесячных авансов, подлежащих уплате в течение квартала, тыс. рублей	Доплата по итогам квартала, тыс. рублей
I квартал	17 000	3 400	2 000 (по данным IV квартала 2022 года)	3 400 — 2 000 = 1 400
II квартал	42 000	8 400	3 400	8 400 — (3 400 + 3 400) = 1 600
III квартал	70 000	14 000	5 000	14 000 — (8 400 + 5 000) = 600
IV квартал	110 000	22 000	5 600	22 000 — (14 000 + 5 600) = 2 400

Если расчет аванса заработной платы в соответствии с законодательством именно такой, как описано выше, почему сегодня столь популярно мнение о выплате сорока процентов в качестве аванса? В Трудовом кодексе ни в одной из статей не обозначен точный размер авансовой выплаты. Так, вопрос о проценте аванса от заработной платы можно считать неуместным. Однако работодателю не удастся выплачивать менее сорока процентов. Почему же?

Дело в том, что трудовое законодательство обосновывает правила лишь в отношении выплаты заработной платы. Значит, размер выплаты за первые пятнадцать дней месяца, так или иначе, должен соответствовать энергетическим затратам сотрудника. Если же из ста процентов окладной части вычесть тринадцать процентов налога на доходы физических лиц, то получается восемьдесят семь процентов оклада. Округленная половина этой величины и составляет пресловутые сорок процентов. В случае установления меньшего размера аванса работодателем сотрудники вправе подать жалобу в соответствующие государственные органы, ведь это прямое нарушение трудового законодательства (статья 136 Трудового Кодекса). Во избежание риска целесообразным является определение авансовой выплаты непосредственно по результатам расчетов, а не установление фиксированного процента. Кроме того, когда сотрудник принят на работу во второй части месяца, к примеру, восемнадцатого числа, а аванс выплачивается, как правило, двадцатого, то выплата не начисляется новому работнику, так как в первой половине месяца он не осуществлял трудовой деятельности.

Калькуляция планового аванса двумя способами

Калькуляцию всех частей заработной платы производит бухгалтерия. Авансовая выплата — это половина зарплаты, первая ее часть, размер которой не может превышать ее более чем на 50% и устанавливается локальными актами. Минимальная величина авансовой выплаты не может быть ниже тарифной ставки за отработанный период. Расчет планового аванса за 15 дней (половину месяца) может выполняться одним из двух способов.

Вариант 1. Калькуляции авансовой выплаты по фактически отработанному времени	Вариант 2. Калькуляции авансовой выплаты по фиксированному проценту
Формула расчета АВ: (Базовый оклад + надбавки) / норма рабочих дней за месяц * норма рабочих дней за 15 дней	Формула расчета АВ: (Базовый оклад + доплаты) * 50%, где доплаты это денежные выплаты за совмещение, сверхурочную работу, подмену отсутствующего работника, за ухудшение условий труда и т. д.

Не включаются ни в одну формулу расчета планового аванса: премиальные, материальная помощь, социальные выплаты. Допускается, чтобы суммы планового аванса и второй части зарплаты были приблизительно одинаковыми. Таким образом наниматель оплачивает 15 фактически отработанных дней месяца, то есть первую его половину.

Калькуляция планового аванса по фиксированному проценту признается заметно упрощенной. Но первый вариант подсчета по фактически отработанному времени считается более точным и предпочтительным.

В общем случае НДФЛ с аванса платить не нужно. Ведь доход в виде зарплаты считается полученным только по окончании расчетного периода.

Но если дата выдачи аванса установлена в последний день месяца, то доход работника с точки зрения налогообложения уже сформирован. Поэтому чиновники считают, что в этом случае у работодателя возникает обязанность уплачивать НДФЛ (письмо Минфина РФ от 23.11.2016 № 03-04-06/69181).

Страховые взносы также начисляются по итогам месяца на основании всех начисленных за период выплат в пользу сотрудников.

Поэтому, чтобы избежать спорных ситуаций – не назначайте аванс на последний день месяца.

Зарплата и аванс – сроки выплаты

Выдача аванса и зарплаты по новым правилам должна осуществляться минимум один раз в полмесяца (стат. 136 ТК). Местом выплат является организация, где трудится работник, или расчеты производятся безналичным путем через кредитное учреждение. Точные сроки, какого числа аванс и зарплата, устанавливаются правилами в ЛНА предприятия, при этом вторая часть заработка должна быть выдана не позже 15 дн. с момента окончания периода.

С учетом рекомендаций Минздравсоцразвития в Письме № 22-2-709 от 25.02.09 г. наиболее оптимальными датами для расчета с персоналом считаются:

• 15-ое число ежемесячно – для выплат по авансам.
• 1-ое число ежемесячно – для выплат зарплаты.

Допускается отступление на 1-2 дня. Не следует устанавливать более поздние даты, так как с одной стороны не будут соблюдаться требования по начислению аванса за фактически выработанные дни, а с другой может нарушаться норма стат. 136 ТК о 15-дневном периоде окончательного расчета с персоналом. Когда платят аванс и зарплату – это утверждает работодатель, но прямым несоблюдением законодательных норм считаются:

1. Отсутствие авансовых выплат.
2. Выдача зарплаты позже 15 дней (календарных) с завершения расчетного месяца.
3. Начисление аванса в минимальной сумме – при расчете следует утвердить выбранный метод (фиксированный или в %) в ЛНА предприятия.

А может ли аванс быть больше зарплаты? В некоторых компаниях устанавливают процент начисления авансовых выплат больше, чем окончательный заработок, но это неправомерно. Ведь, с фиксированным процентом или нет, при начислении сумм необходимо учитывать фактически отработанное время. То есть, аванс – 40 процентов от зарплаты нарушением не признается, равно как и 50 процентов. А начисление аванса за первую половину месяца в 60 процентов уже неправомерно. Если же работодатель все-таки утвердил порядок начисления и выплаты аванса в проценте более 50, остаток суммы должен быть, соответственно, меньше. К примеру, аванс платится из расчета в 60 %, зарплата – 40 %. Или аванс установлен в 70 %, зарплата – 30 % и т.д.

Основные риски при расчете аванса

В итоге складывается противоречивая ситуация:

1. Закон позволяет работодателю самостоятельно назначать размер аванса, но, если установить аванс в 40%, чтобы подстраховаться, не будет выполнено правило, что сотрудник должен получить за первую половину месяца с учетом фактически отработанного времени.
2. Если «резервировать» НДФЛ и выдавать половину оклада или фактическую зарплату за полмесяца с коэффициентом 0,87, Минтруд считает это дискриминацией.
3. Если выдавать половину или за фактически отработанное время без вычета НДФЛ, то компания рискует не выполнить обязанности налогового агента, если сотрудник не отработает ни дня во второй половине месяца.

На практике все будет зависеть от позиции трудовых инспекторов на местах, захотят ли они придираться. Если захотят найти нарушения – противоречия будут в помощь.

То, какую сумму получит трудящийся, зависит от способа расчета. Аванс за первую половину месяца может быть высчитан как:

1. Фиксированный размер, равный проценту от установленного оклада.
2. Сумма, которая варьируется в зависимости от фактически отработанных часов на момент начисления средств.

В чем заключается разница между этими способами? Для второго варианта выдача средств может осуществляться как с учетом праздничных дней и выходных, так и без них. Формула для расчета аванса в обоих случаях выглядит следующим образом:

• Установленный оклад суммируется с надбавками. Затем эту сумму следует разделить на положенную к отработке норму рабочих дней в месяц. Получившийся результат необходимо умножить на количество реально отработанных дней. Этот вариант подходит для случаев, когда учитываются только фактически рабочие дни.
• Суммировать имеющийся оклад работника с надбавками, которые ему положены. Затем умножить результат на 50 %. Получившаяся сумма – размер аванса вне зависимости от праздников и выходных.

Обратите внимание: премии не относятся к категории надбавок.

Если размер аванса по заработной плате фиксирован, праздничные и выходные дни, которые выпали на первую половину месяца, не влияют на получившуюся сумму.

Аванс в процентах от зарплаты и фиксированный аванс

ТК РФ не запрещает работодателям платить аванс в процентах от заработной платы. Причем данный способ выплаты аванса наиболее удобен. При нем бухгалтеру не нужно обрабатывать табель учета рабочего времени, а работнику заранее известна сумма, которую он получит за первую половину месяца.

Зачастую работодатели выплачивают работникам аванс в размере 40% от месячного заработка, что позволяет достичь равномерности выплат в пользу работника.

Однако в некоторых случаях данный способ выплаты аванса неприменим. Например, когда первую половину месяца работник отработал не полностью (в связи с больничным, отпуском, отгулами и т. д.).

Выплата аванса в процентах к зарплате в подобных случаях приведет к тому, что аванс превысит реальный заработок сотрудника. Причем если и за вторую половину месяца в расчетной ведомости не будет начислений, тогда бухгалтер не сможет удержать НДФЛ с суммы выплаченного до окончания месяца аванса.

Что касается фиксированного ежемесячного аванса, то его применения лучше избегать.

По мнению контролеров, выплата аванса работникам в фиксированном размере – это дискриминация в сфере труда и нарушение прав работников на получение заработной платы в полном объеме (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, письмо Минфина от 29.03.2016 № 02-07-05/17670).

Поэтому даже если уровень оплаты труда у всех работников на предприятии примерно одинаковый, выплата фиксированного аванса незаконна.

Похожие записи:

• Кадровая работа: разбираем распространенные ошибки
• Миграционный учет иностранных граждан в РФ в 2023 году
• Что грозит за административное правонарушение?