Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ

Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
• справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
• свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
• справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.

Комментарий к ст. 65 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 65 предусматривает конкретный перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу.

Прежде всего, это документ, удостоверяющий личность. Основным таким документом является паспорт. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

2. При приеме на работу, если речь не идет о работе по совместительству или о заключении трудового договора впервые, работник представляет также трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи в том случае, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Так как закон не связывает обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку лицу, у которого она отсутствует, с какой-либо конкретной причиной ее отсутствия, следует полагать, что такая обязанность возникает независимо от причины, по которой у работника трудовая книжка отсутствует. Работодатель обязан также оформлять трудовые книжки лицам, поступающим на работу впервые (см. коммент. к ст. 66).

3. Помимо документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки, работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство — это документ, подтверждающий регистрацию работника в системе Пенсионного фонда РФ. В нем указан страховой номер, т.е. постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету работника. Если лицо поступило на работу впервые, страховое свидетельство оформляется работодателем. Страховое свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.

4. Лица военнообязанные, а также подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы воинского учета.

5. Если работа, для выполнения которой заключается трудовой договор, требует специальных знаний (подготовки), работник обязан предъявить соответствующий документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, например диплом врача, удостоверение водителя автомашины. Прием на работу без такого документа не допускается.

6. При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, работник обязан представить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такая справка выдается в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел. В настоящее время порядок выдачи таких справок установлен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утв. МВД России от 07.11.2011 N 1121.

7. В необходимых случаях и с учетом специфики выполняемой работы работодатель вправе потребовать от поступающего дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, Законом о государственной гражданской службе установлено, что при поступлении на гражданскую службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ, а также сведения о доходах, об имуществе, обязательствах имущественного характера (ч. 2 ст. 26).

Следует подчеркнуть, что в ч. 2 ст. 65 речь идет о нормативных правовых актах только федерального уровня и их перечень ограничен: федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ. В связи с этим не могут быть установлены требования о дополнительных документах при приеме на работу, например, законом субъекта РФ или постановлением (приказом) министерства (пусть даже федерального уровня).

8. Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, т.к. это нарушает закрепленное в ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Указанные запреты призваны способствовать соблюдению принципа равноправия при поступлении на работу, недопущению дискриминации в сфере трудовых отношений.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Шаг 4 — Получение согласия на использование кадрового ЭДО

При трудоустройстве нужно проинформировать сотрудника, что работодатель ведет электронный документооборот (ЭДО). По Закону от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ соискатель, который на 31.12.2021 г. имеет трудовой стаж, при трудоустройстве к работодателю, осуществляющему кадровый ЭДО или принявшему решение его вести, имеет право дать свое согласие на взаимодействие через ЭДО.

Это согласие не нужно от работников, оформленных или оформляемых на работу после 31.12.2021 г. и у которых на эту дату нет трудового стажа.

Отсутствие согласия сотрудника на ЭДО или электронной подписи — не основание, чтобы отказать в трудоустройстве или уволить.

Работодатель должен безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласие на кадровый ЭДО, заверенные правильным образом бумажные документы, которые связаны с работой.

Пакет документов от работника

Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:

• паспорт или иной документ идентификации личности;
• трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
• ИНН;
• СНИЛС;
• военный билет (только для военнообязанных);
• дипломы и сертификаты об образовании.

Документы для трудоустройства несовершеннолетних

При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу ­такие документы:

1. паспорт (свидетельство о рождении);
2. трудовую книжку;
3. СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
4. документы воинского учета;
5. аттестат (при наличии),
6. акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
7. согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
8. медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).

Документы для оформления на работу, которые также может затребовать работодатель

В некоторых случаях, кроме базового пакета, работодатель может истребовать и другие документы, необходимые для трудоустройства. Все эти случаи конкретно описаны в законодательных нормах.

Возможность требовать от соискателя дополнительные документы при приеме на работу ТК РФ регламентирует особыми нормами и допускает только в тех случаях, когда это обусловлено объективными обстоятельствами и интересами претендента на вакансию.

Так работодатель может выставить соискателю требование на некоторые документы, предъявляемые при приеме на работу, являющиеся не обязательными, но объективно необходимыми. К ним относятся:

• ИНН – в случае, если он был выдан в иных субъектах РФ. Работодатель может запросить эти данные самостоятельно, однако, учитывая возможную удаленность, на их получение может уйти значительный период времени;
• Медицинская справка для устройства на работу – заключение конкретных специалистов – является необходимостью при трудоустройстве несовершеннолетних, а также в тех случаях, когда работа связана с особыми условиями труда в некоторых отраслях;
• Справка о заработной плате с предыдущего места работы – необходима для производства расчета выплат по больничному листу, где одна из расчетных позиций – среднемесячная заработная плата за предыдущие периоды;
• Справка о судимости при приеме на работу предоставляется для соискателей, претендующих на вакантные должности, не допускающие наличие судимости или нахождение под уголовным преследованием;
• Характеристика для устройства на работу – может быть необходима для принятия решения при конкурсном отборе, предусмотренном для той вакантной должности, на которую претендует соискатель, либо на работу, требующую особых личных качеств и умений.

Прием на работу: какие документы потребовать нанимателю

• Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
• При приеме на работу наниматель обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора . Перечень таких документов установлен законодательством :
• 1) документ, удостоверяющий личность. Им, в частности, является :
• — паспорт гражданина Республики Беларусь;
• — вид на жительство в Республике Беларусь;
• — удостоверение беженца;
• 2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу) . К личным документам воинского учета военнообязанных относятся :
• — военный билет;
• — временное удостоверение (взамен военного билета);
• — удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (при зачислении военнообязанных на специальный воинский учет);
• 3) трудовая книжка (за исключением лиц, впервые поступающих на работу, и совместителей).
• На заметку
  Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта)) производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть :
  — справка о месте работы, службы и занимаемой должности;
• — копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству;
• 4) документ об образовании или документ об обучении , подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

5) направление на работу в счет брони (для отдельных категорий работников). Законодательством определены категории лиц, для которых местными исполнительными и распорядительными органами организациям устанавливается броня приема на работу .

На заметку
Порядок установления брони для приема на работу определен Положением о порядке установления брони для приема на работу граждан, особо нуждающихся в социальной защите и не способных на равных условиях конкурировать на рынке труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.11.2006 N 1595. Конкретный размер брони для некоторых организаций утверждается ежегодно местными исполнительными и распорядительными органами;

6) индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПРИ) (для инвалидов).

Обратите внимание!Признание лица инвалидом осуществляется медико-реабилитационной экспертной комиссией (МРЭК).

Заключение МРЭК об условиях и характере труда, показанных инвалидам, является обязательным для нанимателей . ИПРИ выдаются комиссиями по результатам медико-социальной экспертизы.

Форма ИПРИ утверждена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 01.07.2011 N 65;

1. 7) декларация о доходах и имуществе. Категории лиц, которые должны представлять декларацию о доходах и имуществе при приеме (назначении) на должность, определяются в соответствии с законодательством ;
2. 8) страховое свидетельство (кроме лиц, впервые поступающих на работу).
3. На заметку
   Если свидетельство социального страхования утеряно, наниматель может принять работника и без предъявления последнего. Однако такое свидетельство необходимо будет восстановить;
4. 9) медицинская справка о состоянии здоровья;
5. 10) другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без перечисленных выше документов не допускается . Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить их нанимателю .

Одновременно следует отметить, что некоторые из указанных документов представляются всеми без исключения лицами, устраивающимися на работу (к примеру, документ, удостоверяющий личность). Необходимость представления других зависит от определенных обстоятельств (например, ИПРИ, декларация о доходах).

Обратите внимание!Запрещается при заключении трудового договора требовать документы, не предусмотренные законодательством .

Вместе с тем в некоторых случаях после представления вышеуказанных документов может быть выявлено несовпадение данных в некоторых из них.

Пример
Гражданка после вступления в Брак сменила фамилию. Однако документы не поменяла. При поступлении на работу она предъявила паспорт и диплом, в которых указаны разные фамилии.

• В связи с изложенным наниматель вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов, например:
• — свидетельства о заключении брака;
• — свидетельства о расторжении брака.

На заметку
Наниматель вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы .

Такая характеристика должна быть выдана ему предыдущими нанимателями работника в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

Отказ в выдаче или нарушение сроков выдачи характеристики влечет привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за нарушение трудовых обязанностей .

Заявление о приеме на работу не отнесено к документам, которые Гражданин при трудоустройстве обязан представить нанимателю. Однако на практике наниматель просит поступающее на работу лицо его написать. Отметим, что согласно законодательству заявление о приеме на работу включается в личное дело работника . В связи с этим такая просьба нанимателя представляется вполне обоснованной.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с некоторыми категориями лиц

Несовершеннолетние

При приеме на работу лиц от 16 до 18 лет никаких дополнительных документов не требуется . Что касается лиц от 14 до 16 лет, то в данном случае необходимо предъявление письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителей) . Форма такого согласия законодательством не закреплена. Согласие может быть выражено как в отдельном документе, так и в виде надписи:

1. — на заявлении о приеме на работу;
2. — трудовом договоре, заключаемом с несовершеннолетним.
3. При этом должностному лицу нанимателя, осуществляющему прием на работу, необходимо затребовать документ, удостоверяющий личность родителя (усыновителя, попечителя), а у попечителя дополнительно — документ о назначении попечительства.
4. Совместители
5. При приеме на работу по совместительству к другому нанимателю (внешнее совместительство) работник обязан предъявить следующие документы :
6. — документ, удостоверяющий личность;
7. — при приеме на работу, требующую специальных знаний, — документ об образовании или документ об обучении;
8. — при приеме на тяжелую работу или работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
9. Полагаем, необходимо также предъявить:
10. — страховое свидетельство;
11. — при необходимости медицинскую справку о состоянии здоровья.
12. Последствия приема на работу без представления необходимых документов

Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до пяти базовых величин. При повторном совершении в течение года после наложения административного взыскания того же правонарушения размер штрафа возрастает до десяти базовых величин .

На заметку
Размер базовой величины составляет 23 руб. .

Работник, принятый без представления установленных законодательством документов, может быть впоследствии уволен в связи с нарушением установленных правил приема на работу .

Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно

Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ. Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания. Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.

В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.

Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН. Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа. Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.

Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.

Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.

Самые важные документы

В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:

• паспорт гражданина России;
• свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
• диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
• обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
• справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
• для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.

Дополнительные документы

Кроме паспорта, трудовой книжки и СНИЛС работодатель вправе запросить другие документы.

1. Для мужчин – документы о воинском учете. Также они понадобятся женщинам, чья деятельность предполагает призыв в ряды вооруженных сил. К этой категории относятся, например, медицинские работники и сотрудники МВД.
2. Документы об образовании. Их предъявление обязательно, если должность подразумевает определенные навыки и квалификацию. Кроме дипломов высших и средних специальных учебных заведений это могут быть «корочки» о сдаче соответствующих квалификационных нормативов. Обычно они требуются представителям рабочих профессий – сварщикам, электрикам, машинистам автокрана и т.п. Если должность не подразумевает специальных навыков, диплом обязательным не является. Тем не менее, многие сотрудники предъявляют его с целью повысить свои шансы на карьерный рост.
3. Медицинская книжка. Обязательная для людей, работающих с продуктами питания, медицинских работников, сотрудников образовательных и воспитательных учреждений для детей и подростков. Также нужна тем, кто трудится в сфере коммунальных и бытовых услуг – в салонах красоты, прачечных, химчистках, гостиницах и т.п. (Приказ Роспотребнадзора №402). Документ хранится у работодателя, при этом необходимо регулярное прохождение медосмотра с выставлением соответствующих отметок. Какие именно специалисты должны поставить свою визу в медицинской книжке зависит от должности.
4. Справка об отсутствии судимости или прекращении уголовного преследования, а также отсутствии административных наказаний за употребление психотропных веществ. Обязательна, если должность не допускает трудоустройства лиц, совершивших в прошлом преступление – например, сотрудники правоохранительных органов или педагоги. В иных случаях требование такой справки незаконно. Однако во многих компаниях есть собственные службы безопасности, которые проверяют эти сведения о соискателе.
5. Разрешение на работу для граждан других государств.
6. Заключение о прохождении медосмотра, если должность входит в соответствующий список, а также для несовершеннолетних. Обследование платное, но некоторые работодатели компенсируют затраты после трудоустройства.
7. Чтобы устроиться на работу, несовершеннолетним младше 16 лет потребуется подписанное родителями разрешение.
8. Если человек претендует на должность госслужащего, ему потребуется предоставить информацию о годовых доходах и расходах, а также имущественных обязательствах. Причем эти сведения понадобятся не только о самом соискателе, но и о его супруге.

Этот перечень является исчерпывающим. Требовать какие-либо документы, не входящие в него, работодатель не вправе.

Нюансы при приёме на работу иностранного работника

Существенных нюансов работы в РФ иностранного гражданина всего два. Естественно, плохое знание языка или культуры новой страны не считается за проблему.

1. Трудовая книжка — это проблема №1. Она оформлена по стандартам Конституции родной страны иностранца, и не подходит для использования в РФ. Кадровый работник может изучить трудовую деятельность нового работника, но не может забирать чужестранную трудовую книжку на хранение, наряду с российскими. В течение 5 рабочих дней работодатель должен позаботиться о заведение на иностранного работника трудовой книжки образца РФ.
2. Налоги. Если гражданин находится в России менее 183 дней, то НДФЛ с его з/п составляет 30%. Если более, то стандартные 13%. Иногда по этой причине работодатели спрашивают, как долго иностранец пребывает в стране. Иногда, могут отказать в работе.

Услуги адвоката по уголовным делам

Решение уголовных вопросов является весьма ответственным и трудным занятием. Именно потому за ведение уголовных дел берутся лишь опытные и квалифицированные адвокаты. Если лицу грозит уголовное наказание, поиск юридически подкованного защитника становится задачей первостепенной важности.

Проволочки и затягивание с обращением за помощью чреваты потерей не только имущества и денег, но и лишением драгоценной свободы. В услуги адвоката по уголовным делам входит не только грамотное составление необходимой для судебной защиты документации, но и подготовка тактики защиты клиента.

Специалисты компании «Правовое решение» гарантируют своим клиентам необходимый уровень психологического комфорта и защиту на квалифицированном и достойном уровне.

Какие документы нужны для оформления на работу несовершеннолетнему?

По закону РФ к официальному трудоустройству на полный и неполный рабочие дни допускаются лица от 14 лет. В этом случае перечень бумаг будет следующим:

• Работник от 14 до 15 лет. При приеме, помимо паспорта, нужно предоставить согласие родителей и/или органов опеки на устройство несовершеннолетнего, медицинскую форму 86/у, а также справку с места учебы с расписанием постоянных занятий. Последняя позволяет спланировать график сотрудника не в ущерб учебе.
• Подросток 15-16 лет. Обязан предоставить паспорт, трудовую книжку (для устраивающихся не в первый раз), документ об общем образовании или справку с места учебы (как для 14-летнего соискателя), справку из учебного заведения о форме обучения (для заочников), медицинскую справку.
• Работник 17 лет. В дополнение к перечню вышеперечисленных бумаг нужно приложить уже и документ о постановке на воинский учет.

Похожие записи:

• Указываем даты выплаты заработной платы по новым правилам
• Пособия и льготы многодетным в 2024 году Новосибирск
• Как выбрать фонд для пенсионных накоплений и перейти в него