Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужен отчет о проделанной работе и как его составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды.
Как написать отчет о проделанной работе
Отсутствие требований к составлению отчета нередко вызывает панику среди сотрудников. Они не знают, с чего начать, какие детали указать, а какие — нет. В итоге руководитель получает сумбурный нелогичный текст, из которого непонятно, какие именно задачи выполнил работник и каких целей он добился. Чтобы избежать подобной ситуации, придерживайтесь общих рекомендаций.
Стандартная структура отчета выглядит так:
-
Список задач.
-
Результаты работы.
-
Планы на следующий отчетный период.
-
Проблемы, с которыми столкнулся специалист.
В ежемесячный и ежегодный отчет добавляют еще два пункта:
-
Анализ собственной эффективности.
-
Предложения, что можно изменить или улучшить в трудовом процессе.
Пример отчета о проделанной работе
В отчет включают перечень задач за указанный период. Однако если сотрудник предоставляет руководству план работы ежедневно или еженедельно, то блок можно опустить.
Анализ просроченных задач — важная часть отчета. Причины могут быть разными:
- Руководитель поставил завышенные KPI. В этом случае следует скорректировать нагрузку, чтобы сотрудник не выгорел.
- Специалисту не хватило опыта. Проблему решит корпоративное обучение.
- Задача пришла слишком поздно. Например, дизайнер должен был подготовить пять вариантов макета баннера к концу месяца, но эскиз и требования пришли за неделю до дедлайна. В итоге дизайнер успел сделать только два варианта. Руководитель узнает о проблеме из отчета и скорректирует процессы.
- Повлияли внешние факторы. Например, клиент не оплатил счет вовремя, из-за снежной бури задержалась поставка, на склад пришла партия бракованного товара.
Документ составляется в свободной форме. Возможно, именно поэтому существует так много отчетов, которые ничего не говорят руководству или заставляют его думать, что сотрудник не справляется со своими обязанностями. В то же время конкретный сотрудник может быть действительно трудолюбивым и перевыполнять свой план. Это связано с неправильно составленным отчетом о проделанной работе. Вот пример такого документа.
‘Кому: начальнику планового отдела Иванову П.М.
От: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю.Р.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период 15.02.16 — 19.02.16.
Выполнил следующее:
- провел замеры времени в производственном цехе;
- внес результаты замеров времени в рабочую программу;
- рассчитал новые нормы времени;
- подготовил ответы на запросы инспекции по охране труда и технике безопасности и нескольких клиентов;
- принял участие в конференции по повышению эффективности труда в компании.
Как составить отчет о проделанной работе?
Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе не существует. Компании могут разработать его самостоятельно и получить одобрение местных нормативных актов.
К сведению! Существует стандартная форма Т-10а для отчета о командировке.
Если такая форма не утверждена, работник должен составить отчет самостоятельно. Вы можете использовать предложенную нами структуру:
- Предварительные данные. Здесь указывается имя и должность руководителя, которому предоставляется отчет, имя и должность сотрудника, период, за который составляется документ.
- Перечень задач, которые должен был выполнить сотрудник. Если их много, их можно сгруппировать в значимые блоки.
Однако есть одно исключение. Он касается ситуации, когда работник находится в командировке. По возвращении из командировки руководитель имеет право потребовать от работника соответствующий отчет, и работник не может отказаться его предоставить.
Регулярные отчеты для клиентов хорошо знакомы фрилансерам и специалистам агентств — если вы работаете над проектом для клиента или занимаетесь внутренним маркетингом, отчеты являются неотъемлемой частью рабочих вопросов.
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, но он также должен отвечать определенным требованиям. Во-первых, специалист должен помнить, что это документ и должен следовать формальному стилю.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.
Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.
Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако он также должен соответствовать некоторым требованиям. В первую очередь специалист должен помнить, что это документ, и в нем должен соблюдаться служебный стиль.
Личные местоимения не должны использоваться в отношениях. Также человек должен специально говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
При составлении отчета о проделанной работе специалист должен проинформировать о мероприятиях, акциях, презентациях. Вся информация должна быть представлена точно и правильно.
Если в вашей организации нет четких требований или образцов отчетов, нужно делать все по правилам документа. Они содержат всю информацию о том, какой шрифт использовать, как форматировать текст, как отмечать поля и интервалы.
Единого образца отчета о проделанной работе не установлено. Но это не значит, что вы можете придумывать все, что хотите. Неправильно представленный отчет оставит отрицательное суждение о степени загруженности и эффективности подрядчика. Возьмем пример такой неправильной карты.
| Генеральному директору
ООО «Клабтк.ру» Воронов А.В. Отчет о проделанной работе В период с 12 по 16 октября 2020 года отделом кадров были выполнены следующие мероприятия:
Начальник отдела кадров Иванов Иванов И.И. |
На основании такого документа можно будет сделать вывод только о том, что персоналу отдела кадров делать нечего.
Виды отчетов по практике по ГОСТу 2020
В зависимости от типа практики существуют также типы отчетов о практике. Во время обучения каждый студент в обязательном порядке должен пройти практику по разным направлениям и сдать разные виды отчетов по практике. Сегодня существует 3 вида практики: образовательная, производственная и преддипломная. Следовательно, для каждой из этих практик требуется отдельный тип отчетности.
Учебная практика обычно проходит в стенах домашнего вуза (колледжа) на 1 или 2 году обучения. Студенты выполняют определенные задания, которые помогают закрепить полученные знания. Это могут быть лекции, мастер-классы, экскурсии или просто знакомство с работой заведения.
Студенты проходят производственную практику в любом учреждении или на предприятии, осваивая технологию производства, вникая в суть деятельности данной организации.
Университетская практика — одна из важнейших и требует ответственного подхода. Это завершающий этап обучения, во время которого студент анализирует тему своей работы, подводит его к ее логическому завершению.
Виды практических отчетов по ГОСТ 2020:
— Отчет об учебной практике;
— Отчет о производственной практике;
— Отчет по университетской практике.
Мы рассказали о том, что такое практический отчет и какие виды практических отчетов соответствуют ГОСТ 2020, остановимся на каждом из них более подробно.
Как составить отчет о проделанной работе бухгалтера
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут.
Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы. К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.
В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.
В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.
Как написать отчет по практике на отлично
Все знают что студенты с практикой сталкиваются неоднократно за все время учебы. Обычно практику проходят несколько раз летом и один раз перед выпускной квалификационной работой. После каждого прохождения в большинстве вузов требуют подготовить отчет по практике. Такая работа может отличатся в зависимости от того какую именно практику вы проходили -преддипломную, производственную, или летнюю ознакомительную
Любой тип практики имеет свои отличия и какие-то нюансы на которые стоит обратить внимание. К примеру, учебная или ознакомительная практика должна быть пройдена до последнего курса и не менее двух раз за весь срок учебы. Обычно на учебной практики студент не занимается участием в работе предприятия, а больше занимается наблюдением и конспектированием.
Производственная практика или по-другому технологическая – это уже посложнее. Тут от студента уже требуется участие в деятельности предприятия хотя и минимальное. Никто конечно грузить ответственной работой практиканта не будет. Обычно дают такую работу, которая не подразумевает большой ответственности и конечно за студентом обязательно кто-то будет приглядывать.
Преддипломная практика – это, наверное, самый серьезный вид практики. Тут уже все по-взрослому. Прохождение преддипломной практики подразумевает что студент уже готов профессионально выполнять возложенные обязанности. И как минимум ещё есть возможность трудоустроится, если конечно студентом будут довольны по месту прохождения практики. Помимо этого, весь информационный материал который будет собран и выражен в преддипломном отчете будет использован уже при написании выпускной работы
Рекомендации! Если возникли сложности со временем или другие трудности при подготовке отчета по практике лучше не затягивать и обратится за помощью к нашим экспертам.
Несмотря на кажущиеся отличия в общем преследуемые цели практики все приблизительно равны:
- Оценка полученых знаний в результате прохождения практики;
- Научится применять получунную теорию ;
- Применение практических знаний в реальной работе;
- Понимание того с чем придется столкнутся на практике в реальных условиях;
- Анализ деятельности организациипри при деятельности на практике.
В конечном результате однозначно должен быть написан отчет по практике. Т.е. итог прохождения практики всегда выражен в текстовом документе где будет отражены знания полученные студентом ну и собственно говоря чему именно научился студент в результате прохождения практики на предприятии. Насколько учеба студента способствовала профессиональному росту и может ли он самостоятельноработать на предприятия по заданной специализации.
Наиболее частый вариант практики реализуется в погружение студента в реальные условия, привычные для людей, уже закончивших обучение, но необычны для типового никогда ни работавшего студента. Ну и соответственно, чтобы написать «красивый» т.е. понятный отчет придется полностью вкусить все особенности деятельности предприятия, на какую нормативную базу опирается особенности организационной структуры и документооборота.
Придется описать чем именно занимался студент в процессе прохождения практики, причем даже если как обычно его никуда не подпускали, то придется подсмотреть что он мог бы гипотетически там делать и это все грамотно описать.
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы — начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье — образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.
Как правильно составить отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе является важной обязанностью для многих сотрудников компании, и его правильное составление может повлиять на многие аспекты деятельности бизнеса. В данном документе необходимо отчитываться о выполненных задачах за определенный период времени и представить информацию о продуктивности своей работы.
Перед началом работы над отчетом необходимо определить цели, причины и задачи, которые должны быть выполнены в процессе создания данного документа. Обычно отчеты составляются для анализа проделанной работы, контроля за выполненными задачами и мотивации персонала через премией или наказание.
Для составления отчета о проделанной работе важно знать нормативные акты, закрепленные законодательством, инструкции и образцы, указанные в компании. Необходимо также предоставить конкретные данные о задачах, которые были выполнены за определенный период времени, и о том, сколько времени было потрачено.
Чтобы отчет был максимально информативным, нужно указать все зафиксированные проблемы и вопросы, которые возникли в процессах работы. Необходимо также предложить свое мнение об улучшении деятельности подразделений компании и сформулировать план будущей работы. Комментарии и предложения могут быть достаточно полезными в улучшении процессов внутри компании.
Отчет о проделанной работе должен содержать информацию о номере акта, дате его составления, должностной категории работника. В отчете также должны быть указаны дни командировок, а также дни заболеваний, если они были.
Не следует забывать о финансовых аспектах своей работы, такие как зарплата и премия. В отчете должна быть зафиксирована выполненная работа и количество времени, которое на нее было потрачено. Если работнику была предоставлена премия, то это также должно быть закреплено в отчете о проделанной работе.
Отчет о проделанной работе должен быть составлен в локальных документах, таких как текстовый редактор. В отчете должна быть представлена закрепленная таблица для составления ежедневных отметок.
Важным аспектом отчета о проделанной работе является его своевременность. Отчет должен быть передан руководителю или бухгалтерии в установленный срок.
В примере ниже приведен образец отчета о проделанной работе.
| Номер акта | Дата составления | Должностная категория |
|---|---|---|
| 1 | 01.01.2022 | Менеджер по продажам |