Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировках в 2023 году: размер для России и зарубеж». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Расчет количества дней в командировке для суточных
Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.
О нормах размеров суточных в командировках в 2023 году читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6525-minimalnye-sutochnye-pri-odnodnevnoi-komandirovke
Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.
День отъезда в загранкомандировку
Сразу скажем, что день пересечения границы оплачивается по принципу места прибытия. То есть, выезжая в командировку за границу, день пересечения государственной границы РФ сотрудником нужно оплатить по норме, установленной для страны, куда едет работник. Понятно, что дату пересечения госграницы можно установить по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 №1037-ИХ).
На практике бывает, что сотрудник за время командировки посещает несколько иностранных государств. В этом случае суточные за день пересечения границы между этими странами выплачиваются по норме, установленной для государства, куда направлен работник.
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).
Суточные в загранкомандировке в 2020 году: примеры и как считать / Юридическая консультация онлайн
Время чтения: 3 минут
Необходимость направления подчиненных в командировочные выезды за рубеж возникает, как правило, у работодателей, имеющих филиалы в других странах, или же наличие заграничных партнеров обязывает систематически появляться на организуемых конференциях/советах.
Несмотря на то, что в Постановлении Правительства №812 зафиксированы нормы суточных в загранкомандировке для каждого иностранного государства, наниматель имеет право установить собственные стандарты, зафиксировав их в положениях локальной документации.
В данной статье рассмотрим пример расчета суточных работнику, командированному за границу, а также представим таблицу размеров суточных начислений, которые на законодательном уровне установлены в отношении трудящихся, направляемых в ту или иную страну.
Стандартный размер суточных начислений, который зафиксирован в Налоговом Кодексе РФ в отношении сотрудников, командированных на территорию другого государства, предусматривает величину в размере 2500 рублей в день.
Данная сумма является максимально возможной, с которой не взимаются налоговые отчисления.
Если работодателем предусмотрен иной размер начислений, то с суммы, превышающей законодательную норму, будут производиться отчисления страховых взносов и подоходного налога.
При определении общей суммы авансовой выплаты, которую следует начислить командируемому работнику, бухгалтер должен учитывать не только страну направления, но также длительность поездки, специфику трудовой деятельности лица, а также цели работы за рубежом.
Начисление суточных производится с момента отбытия работника за границу до момента его возвращения на родину. Сотруднику бухгалтерии для осуществления правильных расчетов необходимо знать конкретные даты выезда и въезда лица, которые фиксируются в его проездной документации.
Во время командировок в страны СНГ в загранпаспорте не проставляется никаких отметок о пересечении границы, поэтому даты определяются в соответствии с приобретенными билетами.
При выезде в другие иностранные государства, даты будут определяться по соответствующим отметкам, вносимым в заграничный паспорт во время въезда/выезда из страны.
Нормы суточных в каждом иностранном государстве, устанавливаемые налоговым законодательством, представлены в файле, ознакомиться с которым можно по ссылке ниже.
Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.
Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).
При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
Суточные при командировках в 2020 год
Суточные – это неотъемлемая часть расходов для тех компаний, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки. Какие изменения в 2020 году ждут предприятия, при покрытии расходов работников во время поездок.
- Отмены суточных расходов в ближайшее время не произойдет;
- Необлагаемый НДФЛ предел суточных меняться не будет;
- Организации по-прежнему могут сами устанавливать размер суточных расходов, но все суммы, превышающие предел, облагаются подоходным налогом;
- При оплате расходов в валюте, если речь идет о поездах за пределы РФ, перевод рублей будет происходить по курсу на день утверждения отчета о командировке;
- При уплате НДФЛ курсовая разница подлежит обязательному включению.
Суточные в загранкомандировке в 2021 году: примеры и как считать / Юридическая консультация онлайн
Время чтения: 3 минут
Необходимость направления подчиненных в командировочные выезды за рубеж возникает, как правило, у работодателей, имеющих филиалы в других странах, или же наличие заграничных партнеров обязывает систематически появляться на организуемых конференциях/советах.
Несмотря на то, что в Постановлении Правительства №812 зафиксированы нормы суточных в загранкомандировке для каждого иностранного государства, наниматель имеет право установить собственные стандарты, зафиксировав их в положениях локальной документации.
В данной статье рассмотрим пример расчета суточных работнику, командированному за границу, а также представим таблицу размеров суточных начислений, которые на законодательном уровне установлены в отношении трудящихся, направляемых в ту или иную страну.
Стандартный размер суточных начислений, который зафиксирован в Налоговом Кодексе РФ в отношении сотрудников, командированных на территорию другого государства, предусматривает величину в размере 2500 рублей в день.
Данная сумма является максимально возможной, с которой не взимаются налоговые отчисления.
Если работодателем предусмотрен иной размер начислений, то с суммы, превышающей законодательную норму, будут производиться отчисления страховых взносов и подоходного налога.
При определении общей суммы авансовой выплаты, которую следует начислить командируемому работнику, бухгалтер должен учитывать не только страну направления, но также длительность поездки, специфику трудовой деятельности лица, а также цели работы за рубежом.
Начисление суточных производится с момента отбытия работника за границу до момента его возвращения на родину. Сотруднику бухгалтерии для осуществления правильных расчетов необходимо знать конкретные даты выезда и въезда лица, которые фиксируются в его проездной документации.
Во время командировок в страны СНГ в загранпаспорте не проставляется никаких отметок о пересечении границы, поэтому даты определяются в соответствии с приобретенными билетами.
При выезде в другие иностранные государства, даты будут определяться по соответствующим отметкам, вносимым в заграничный паспорт во время въезда/выезда из страны.
Нормы суточных в каждом иностранном государстве, устанавливаемые налоговым законодательством, представлены в файле, ознакомиться с которым можно по ссылке ниже.
Оплата и подтверждение расходов в загранкомандировках
Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:
- изготовление загранпаспорта;
- расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
- аэропортовые и портовые сборы.
Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.
Подтвердить такие расходы можно двумя способами:
- Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.
- Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.
Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.
Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году
В Налоговом кодексе РФ обозначена предельная сумма суточных при командировках за границу, не подлежащая налогообложению, на уровне 2,5 тысячи рублей в сутки. Но это не значит, что выплачивать их сверх названной суммы нельзя. Можно, но будет сопряжено с налоговыми издержками.
Сам же работодатель волен платить своим работникам хоть 1 млн рублей и даже долларов в сутки. Лишь бы в итоге не разорился.
В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте. Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.
При этом компания вправе дифференцировать размер суточных в зависимости от ранга сотрудника. Например, 20 долларов в день для рядового специалиста, 35 — для менеджера среднего звена и 50 для топа. Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.
Есть неофициальная информация, что при поездках за границу одного из депутатов Госдумы прошлых созывов самому народному избраннику суточные начислялись из расчёта 500 долларов в день, а рядовым участникам его свиты — по 100 долларов.
Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения. Ведь если обозначить одинаковые суточные для Великобритании и Таджикистана, то в свете разницы в ценах между этими странами от желающих поехать в Душанбе и получить шанс привезти львиную долю выделенной суммы назад без обязательства возвращать в кассу не будет отбоя, а вот в Лондон, где на те же деньги не разбежишься, как бы не пришлось отправлять в качестве наказания.
Различные зарубежные деловые издания, например, британское The Economist, регулярно публикуют рейтинги самых дорогих стран и городов мира. На основании этих данных крупные международные компании определяют суммы компенсаций своим работникам, направляемым в разные города и страны как на длительный срок, так и в краткие командировки.
Надо учитывать также, что суточные по утверждённому в компании нормативу для загранкомандировок выплачиваются ровно за те дни, которые сотрудник фактически проводит за пределами России. Так, если он отправился в зарубежный деловой вояж, например, на поезде или личном автомобиле и пересёк границу не в день отправления, за время, пока он ехал по стране, ему полагаются суточные, но по норме для командировок по России.
Суточные по ставке для загранкомандировок начисляются командированному с момента пересечения им границы согласно штампу в загранпаспорте. Даже если при этом он ехал по России весь день, а в иностранное государство въехал в 23:59, всё равно применяется это правило. А вот на обратном пути начиная с даты въезда в Россию суточные начисляются уже внутрироссийские.
Например, 10 января работник выехал из Москвы в командировку в Финляндию на поезде. Границу он пересёк утром следующего дня, пять дней провёл в Хельсинки, а вечером 16 января на поезде же выехал обратно и въехал в РФ утром 17 января. Получается, что всего он провёл в командировке восемь дней — с 10 по 17 января включительно (в загранкомандировке, как и при поездке по России, днями отъезда и приезда считаются календарные сутки отправления и прибытия сотрудника из/в начальный пункт). Из них за два дня — 10 и 17 января — оплачиваются суточными по нормативу для внутрироссийских поездок, а остальные дни — по утверждённой в компании ставке для Финляндии.
Предположим, что суточные в поездках по РФ в компании равны 500 рублей в сутки, а для Финляндии — 2000 рублей.
Значит, расчёт надо вести по такой схеме:
- 2х500=1000 — суточные за дни отъезда и приезда.
- 6х2000=12000 — суточные за время, проведённое в Финляндии.
- 12000=1000=13000 — общая сумма суточных.
Итого, сотруднику полагаются 13 тысяч рублей суточных.
Рассмотрим другой вариант. Московская фирма командировала сотрудника в Братиславу и Вену. Он вылетел из Москвы самолётом в Братиславу, провёл там три дня, вечером третьего дня выехал на поезде в Вену, куда прибыл в тот же день, переночевал в отеле и провёл в австрийской столице три дня, в обед третьего дня вылетев в Москву. Суточные для Словакии в компании равны 40 долларам в день, для Австрии — 50, в поездках по России — 500 рублей в сутки.
Итак, границу со Словакией наш сотрудник пересёк в день вылета. Значит, и суточные за первый день командировки ему полагаются уже по словацкой норме. Аналогичная картина и по следующему дню, который он целиком проводит в Словакии.
А вот вечером третьего дня он отправился в Вену и в тот же день было уже там (езды от одной столицы до другой не более двух часов). Значит, ему полагаются суточные уже по австрийской ставке. Такой же расклад по двум следующим дням.
Исключение составляет последний день командировки — вылетев из Вены самолётом, он в этот день самолётом, наш сотрудник в тот же день был в Москве. А поскольку это случилось на обратном пути, рассчитывать за последний день в командировке он вправе только на внутрироссийские суточные.
Итак, приступим к расчёту:
- 40х2=80 — суточные по словацкой норме.
- 50х3=150 — суточные за время пребывания в Вене.
- 500х1=500 — суточные за последний день командировки, рассчитываемые по внутрироссийской ставке.
- 80+150=230 — общая суточных в валюте за время фактического пребывания за границей.
- Итого, мы должны сотруднику 230 долларов и 500 рублей. Дальнейший расчёт зависит от того, в какой валюте мы выдали ему аванс и есть ли у него справка об обмене, если в рублях. Конвертация долларов в рубли для окончательной сверки с суммой рублёвого аванса проводится по курсу, указанному в справке об обмене, или курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
Нормы для заграничных командировок
Законодательные акты по регулированию загранпоездок представлены в основном Постановление Правительства № 812, нормы которого определяют суммы суточных для каждого государства.
Эти лимиты действуют в обязательном порядке при направлении в командировки работников, занятых в бюджетных сферах. Нормы суточных установлены в расчете на один день, и выражаются в валюте США.
Можно выделить следующие нормы, которые действуют по распространенным направлениям командировок.
| Зарубежная страна — пункт служебной поездки | Норма суточных, исчисленная в валюте в США (долларах) |
| Великобритания | 69,0 |
| Германия | 65,0 |
| Китай | 67,0 |
| Турция | 64,0 |
| США | 72,0 |
В этом документе предусмотрено существование надбавок к суммам суточных по иностранным командировкам, которые полагаются к выплате определенным категориям служащих.
Указанные нормативы организации коммерческого сектора могут использовать, а могут на их основе создавать свои собственные лимиты.
За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2021 году?
За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:
- дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).
Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.