Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «МЕДОСМОТРЫ РАБОТНИКОВ: УЧЕТ ЗАТРАТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не менее распространенной составляющей социального пакета является образование сотрудников компании, в частности профессиональная переподготовка и повышение квалификации и высшее (среднее специальное) образование за счет компании.
По общему правилу работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 196 ТК РФ).
Право работников на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям, предусмотрено в ст. 197 ТК РФ. Реализуется оно путем заключения дополнительного договора между работником и работодателем. Порядок заключения ученического договора регламентирован гл. 32 ТК РФ. Ученический договор с работником компании на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы является дополнительным к трудовому договору. Его условия не должны противоречить трудовому договору и нормам трудового права.
Любая форма обучения работника должна производиться в интересах компании-работодателя, способствовать повышению квалификации работника и более эффективному использованию данного специалиста в рамках деятельности компании (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Налог на прибыль организаций. В общем случае расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников компании-работодателя учитываются в составе прочих расходов, если российское образовательное учреждение, в котором будет обучаться работник, имеет лицензию, а иностранное образовательное учреждение — соответствующий статус и получение им дополнительного образования нужно прежде всего самой компании. Основание — пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 06.10.2009 N 03-03-06/4/84. Такие затраты можно учитывать в налоговых расходах независимо от количества часов, затраченных на обучение (Письмо Минфина России от 12.03.2010 N 03-03-06/2/42).
К основным профессиональным образовательным программам относятся программы начального, среднего, высшего, а также послевузовского профессионального образования (п. 5 ст. 9 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании»). Следовательно, компания вправе учитывать в составе налоговых расходов в том числе затраты на получение работниками среднего профессионального и высшего образования, а также на их обучение в аспирантуре.
Как обычная работа может стать вредной
Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.
Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2019 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.
Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.
Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда — фактор вредности определяется специальной оценкой;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки;
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания;
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр.;
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары.
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Возмещение через компенсацию
В случае, когда соискатель на должность самостоятельно оплачивает в клинике осмотр, диагностику и анализы, он обязан предоставить в организацию подтверждающие и платежные документы для возмещения расходов. Претендент на вакантное место обращается в бухгалтерию, независимо от результата осмотра, со следующим перечнем:
- заявление на имя директора с просьбой компенсировать расходы;
- направление на медосмотр;
- договор с медицинским учреждением;
- квитанции, чеки, платежные поручения об оплате медицинских услуг;
- заключение медкомиссии;
- паспорт;
- трудовая книжка;
- реквизиты для перечисления денежных средств.
После рассмотрения документов и одобрительной визы руководства бухгалтерия перечисляет деньги на указанные реквизиты. Хотя срок выплат не регламентирован законодательством, рекомендуется делать перечисления в ближайшую зарплату или аванс, чтобы избежать трудовых конфликтов.
Работник имеет полное право подать в суд на работодателя, в случае отказа последнего возмещать расходы на медкомиссию. При этом руководство организации не имеет права ссылаться на недостаток средств в бюджете. Пострадавшая сторона имеет право подать в суд спустя 3 месяца после отказа от выплаты или в любой момент, когда станет очевидно, что были нарушены трудовые права.
Совмещение ОСНО и ЕНВД
Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределять.
Затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, занятыми только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Пример распределения расходов на проведение обязательного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает продовольственные товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Суммы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в мае, составляют:
- по оптовой торговле (без НДС) – 10 500 000 руб.;
- по розничной торговле – 6 000 000 руб.
Других доходов у организации не было.
В мае Н.И. Коровина (занята в двух видах деятельности) была направлена в поликлинику на обязательный периодический медосмотр. Стоимость медосмотра по договору составляет 12 000 руб. (без НДС).
Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов организации.
Для кого обязательны медосмотры, как их учитывать и возмещать
В общем случае при трудоустройстве работодатель не вправе требовать от нового сотрудника больше документов, чем прописано в Трудовом кодексе (ст. 65). Исключение – случаи, когда для оформления необходимы особые документы: об отсутствии дисквалификации, диплом об образовании, свидетельство или удостоверение о квалификации, справка о состоянии здоровья.
В частности, при трудоустройстве обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние соискатели. ТК предусматривает аналогичные условия для работников общепита, связанных с движением транспорта, занятых на вредных работах.
Кодекс говорит, что требования к предварительной или периодической медицинской комиссии могут быть указаны и в других нормативных актах. Например, для педагогических сотрудников они предусмотрены Законом об образовании №273 ФЗ (пп. 9 п.
1 ст. 48).
Отражаем в учете расходы на медосмотр работников
Обязанностью работодателя является проведение медицинских осмотров работников, которым не исполнилось 18 лет; работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работников, чьи трудовые обязанности связаны с факторами и работами, перечисленными в 1, 2 и 3 приложениях к Инструкции N 47 .
Медосмотры можно разделить на обязательные и необязательные. Трудовым законодательством установлены следующие классификация обязательных медосмотров и случаи их проведения :
| Виды обязательных медосмотров | Когда проводятся |
| Предварительные | Проводятся в отношении работников, желающих устроиться на рабочие места:
|
| Периодические | Проводятся для наблюдения за состоянием работников, выполняющих работы:
|
| Внеочередные | Проводятся при ухудшении состояния здоровья работников на протяжении всей их деятельности по инициативе:
|
| Предсменные | Проводятся в отношении работников, занятых на работах с повышенной опасностью. Может проводиться освидетельствование на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения |
Правом на проведение обязательных медосмотров обладают только государственные организации здравоохранения при наличии соответствующей лицензии . Такие медосмотры проводятся на основании договора на оказание платных медицинских услуг, заключенного между работодателем и государственной организацией здравоохранения .
Медосмотры работников организуются за счет нанимателя . В бухгалтерском учете расходы на его проведение отражаются на основании акта о выполненных работах (оказанных услугах) .
Возмещаем оплату за первичный медосмотр: учет и оформление
Как отражается выплата вновь принятым работникам возмещения оплаты прохождения первичного медицинского осмотра в бухгалтерском и налоговом учете организации? Об этом, а также о том, какими документами можно подтвердить факт оказания и оплаты данных услуг рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ольга Подволокина и Елена Мельникова.
Организация возмещает вновь принятым работникам прохождение первичного медицинского осмотра. Как выплата данного возмещения отражается в налоговом и бухгалтерском учете? Какие должны быть сделаны бухгалтерские проводки? Какие должны быть оформлены документы, чтобы данная выплата не облагалась НДФЛ, взносами во внебюджетные фонды, но при этом могла быть учтена в целях налогообложения прибыли?
Согласно ст.ст. 212 и 213 ТК РФ в обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, входит организация проведения за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований), а также внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями. На время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований) работодатель обязан сохранить за работником место работы (должности) и средний заработок.
Таким образом, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, некоторые категории работников допускаются к работе только при условии прохождения медицинских осмотров.
При этом работодатель, на основании законодательно установленных норм, не вправе допускать к исполнению трудовых обязанностей работников, не прошедших медицинский осмотр.
В рассматриваемой ситуации организация возмещает вновь принятым работникам прохождение первичного медицинского осмотра.
Налог на прибыль
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Таким образом, затраты на возмещение работникам организации стоимости оплаченных ими за свой счет обязательных предварительных медицинских осмотров при трудоустройстве на работу на основании представленных ими документов учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (смотрите, например, письма Минфина России от 06.10.2009 N 03-03-06/1/648, от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, от 07.11.2005 N 03-03-04/1/340).
Отметим, что в письме УФНС по г. Москве от 26.10.2005 N 20-12/77744 налоговые органы предложили иной вариант учитывать расходы, связанные с предварительными медосмотрами физических лиц (до их приема на работу), в качестве расходов на подбор кадров на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ, но только в том случае, если эти граждане по результатам осмотра или по иным основаниям были приняты на работу.
При этом расходы на проведение медосмотров работников организации, для которых такие медосмотры не являются обязательными, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку не могут быть признаны обоснованными (смотрите, например, письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/196, от 05.10.2009 N 03-03-06/1/638, от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100, письма УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72394, от 04.08.2006 N 09-14/069136, от 26.10.2005 N 20-12/77744).
НДФЛ
Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.
Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст. 217 НК РФ.
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не являются объектом обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Следовательно, в тех случаях, когда прохождение медицинского осмотра (обследования) является обязательным в силу требований трудового законодательства (или иных нормативных правовых актов), работодатель обязан обеспечить и организовать его проведение за счет собственных средств (ч. 6 ст. 213 ТК РФ). Поэтому в такой ситуации у работодателя возникает обязанность возместить сотруднику затраты на прохождение медицинского осмотра.
Если при устройстве на работу работники за свой счет проходят обязательный медицинский осмотр, а организация впоследствии эти расходы компенсирует, то эти компенсации не облагаются НДФЛ в случае, если проведение медосмотра предусмотрено для данной профессии (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005, письма Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100, от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84).
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005 судом установлено, что организация возместила работникам затраты по прохождению первичного медицинского осмотра при поступлении на работу. Суд указал, что работодатель должен за счет собственных средств обеспечить сотрудникам прохождение этого осмотра в соответствии с законодательством. Поэтому данные выплаты в пользу работников не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Таким образом, стоимость медосмотров, возмещаемая организацией своим работникам, не подлежит обложению НДФЛ, если эти медосмотры проводятся в соответствии с действующим законодательством.
Страховые взносы
Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования” (далее – Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
В соответствии с ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.
Работа с медицинской организацией
Для проведения предварительного или периодического осмотра медицинской организацией формируется постоянно действующая врачебная комиссия под руководством врача-профпатолога, состав которой утверждается приказом (распоряжением) руководителя медицинской организации.
Врачебная комиссия состоит из врача-профпатолога и врачей-специалистов (прошедших повышение квалификации по специальности «профпатология» либо имеющих действующий сертификат по этой же специальности).
Документы для подачи в медицинскую организацию:
- Направление.
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, содержащее СНИЛС, или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета в форме электронного документа или на бумажном носителе.
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Решение врачебной комиссии, проводившей обязательное психиатрическое освидетельствование (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
- Полис обязательного (добровольного) медицинского страхования.
Компенсация затрат сотруднику за медицинский осмотр
Отвечает Людмила Абрамова, эксперт Да, можете.
Суммы, указанные в чеке должны подтверждаться другими документами: договором на оказание платных услуг, квитанциями и т.
п. Если учреждение компенсирует расходы сотрудника на медосмотр, то чек Pos- терминала может служить подтверждением расходов.
При расчетах по банковской карте подтверждением расходов будут оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Подробнее см. в обосновании. Обоснование Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Расходы на проведение медосмотра за счет средств ФСС России
По какому виду расходов и статье КОСГУ, необходимо отразить расходы учреждения по проведению периодического медосмотра работников из списка контингента работников с вредными условиями труда (водители,электрики).
Нами будет заключен и оплачен контракт с медучреждением. Впоследствии, по заявке в ФСС и на основании их Приказа, учреждением будут недоперечислены страховые взносы в ФСС на сумму договора. Расходы на проведение медосмотра за счет средств ФСС России отразите по элементу вида расходов 149
«Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам государственных внебюджетных фондов»
.
В бухучете расходы отразите по подстатье КОСГУ 213 «Начисления на выплаты по оплате труда».
Такой порядок установлен разделами III, V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н. Обоснование Из рекомендации Наталии Гусевой, директора
Расходы на проведение обязательных периодических медосмотров
После завершения запланированных мероприятий страхователь представляет в территориальный орган ФСС документы, подтверждающие произведенные расходы. Расходы, фактически произведенные страхователем, но не подтвержденные документами о целевом использовании средств либо произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов, не подлежат зачету в счет уплаты страховых взносов.
Расходы на проведение периодических медосмотров подтверждаются документами:
- копия списка работников, подлежащих прохождению обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) в текущем календарном году, утвержденного работодателем;
- копия договора с медицинской организацией на проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников;
- копия лицензии медицинской организации на осуществление работ и оказание услуг, связанных с проведением обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников;
- заключительный акт врачебной комиссии по итогам проведения обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников;
- копия акта выполненных работ (услуг);
- копии финансовых документов, подтверждающих оплату медицинских осмотров (обследований) работников (счета, счета-фактуры, платежные поручения).
За какие мероприятия компенсирует затраты фсс. Возмещает ли фсс расходы на медосмотры сотрудников
ФСС до 1 августа текущего года со следующими документами:
- Список мероприятий (копия) по улучшению условий и охраны труда сотрудников, разработанных по результатам специальной оценки условий труда и/или выписка из коллективного договора.
- План финансового обеспечения в текущем календарном году с учетом проведенных мероприятий с указанием суммы финансирования.
- Копия приказа о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда.
- Копия гражданско-правового договора с организацией, осуществляющей оценку условий труда, с указанием количества рабочих мест и стоимости проведения.
Для получения финансового обеспечения на проведение обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров требуются дополнительные документы:
- Список сотрудников (в двух экземплярах), подлежащих профосмотру в текущем году.
В списке также должна быть указана информация о профессии работников и соответствующих вредных факторах и/или работах.
- Копия договора с лечебным учреждением на проведение медицинских осмотров. В приложении к договору должен быть представлен расчет стоимости профосмотров и прейскурант цен на оказание необходимых медицинских услуг.
- Копия лицензии лечебного учреждения на право проведения предварительных и периодических медицинских осмотров .
Общая стоимость профосмотров, указанная в договоре с медицинской организацией должна соответствовать стоимости, представленной в расчете (калькуляции) в приложении, а стоимость каждой оказанной медицинской услуги или исследования – позиции в прейскуранте цен.Обращаем ваше внимание, что все медицинские осмотры должны быть проведены в строгом соответствии с требованиями приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 г.
Кроме того, работодатель несет ответственность за целевое использование возмещенных денежных средств в соответствии с представленным планом. Расходы, не подтвержденные документами о целевом использовании средств, не подлежат зачету в счет финансового обеспечения. Сроки принятия решения ФСС о финансовом обеспечении:
- в течение 10 рабочих дней, если сумма страховых взносов за предшествующий год не превышает 8 млн рублей;
- в течение 18 рабочих дней, если сумма страховых взносов за предшествующий год превышает 8 млн рублей.
Как обычная работа может стать вредной
Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.
Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2020 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.
Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.
Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.
Самая большая проблема для любой организации, владеющей или арендующей автотранспорт, — это путевые листы. Их заполнение вызывает недовольство и дискомфорт у водителей и раздражает как руководителей, так и бухгалтеров, вынужденных возиться с большим объемом данных.
Однако это главный документ для подтверждения (напрямую или косвенно) таких расходов, как:
- ГСМ (топливо, масла);
- сопутствующие товары (антифриз, омывающая жидкость);
- проезда к месту командировки, вахты, обычной работы, совершения рейса, транспортировки и т.п.;
- ремонт и покупка автозапчастей;
- обслуживание транспорта – мойка, диагностика, шиномонтаж;
- заработная плата водителей;
Кроме того, учет, ведущийся на основе путевок, помогает выявить водителей, которые используют имущество организации не по назначению:
- ездят по личным делам (количество километров по одометру);
- сливают бензин (расхождения в данных заливки, заправки и остатках топлива);
- прикладывают «левые» чеки (несоответствие между объемом бака, расходованным топливом и представленными документами).
Короче говоря, служат путевые листы благим целям, только их ведение обременительно. Не в последнюю очередь из-за необходимости делать отметки о прохождении медосмотра.
Важно! Обязательность отметки о медицинском осмотре указана в п. 7 ст. II Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008. Это часть сведений о водителе.