ЭТК (электронные трудовые книжки)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЭТК (электронные трудовые книжки)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.

Новый ежемесячный расчёт по страховым взносам с 2023 года

Расчёт по страховым взносам (РСВ) станет ежемесячным и частично возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, отменённого с 2023 года. С 2023 года изменится схема сдачи РСВ.

Страхователи ежемесячно будут отправлять в ФНС сведения о застрахованных лицах и суммы взносов, начисленных с доходов каждого физлица. Эта информация отражается в Разделе 3 РСВ — именно его следует сдавать по окончании каждого месяца.

По итогам кварталов страхователи будут сдавать полный отчёт РСВ со всеми разделами, подразделами и приложениями.

Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, а полную форму РСВ — до 25-го числа по окончании квартала.

ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.

Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.

В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:

1. информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
2. информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».

На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.

Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.

Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:

Старая форма	Раздел ЕФС-1	Комментарий
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности	Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку.
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже	Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа.
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП)	Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии	Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
СИоЗП (для бюджетных учреждений)	Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях	Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений. Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел.
ДСВ-3	Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя	Заполняется аналогично отчету ДСВ-3
4-ФСС	Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм»	Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя: СКЕ; частичное финансирование; страхователь, рассчитывающий страхвзносы по нескольким основаниям. Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде.

Сдавать отчет о трудовой деятельности должны все работодатели, вне зависимости от величины штата. Даже если у вас трудится всего 1 специалист, отчет придется сдавать, так как на его основе формируются, например, записи в электронных трудовых книжках.

Форму сдают, если за отчетный период:

• происходили кадровые изменения;
• в штат нанимали новых сотрудников;
• были увольнения или переводы на другую работу;
• сотрудники получали новые профессии или повышали квалификацию;
• суд лишил кого-то из сотрудников права занимать определенные должности;
• работники не подали заявление о выборе формата трудовой (электронная или бумажная);
• изменилось название компании.

Штраф за несдачу СЗВ-ТД

СЗВ-ТД включает сведения персонифицированного учёта. При их несдаче в установленный срок ПФР штрафует должностных лиц работодателя по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа от 300 до 500 руб. Этот штраф также предусмотрен, если отчёт СЗВ-ТД сдан, но содержит неверные или неполные сведения.

С 2021 года работодателей штрафуют на основании ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за непредставление СЗВ-ТД . Размер ответственности — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения не представлены вовсе или недостоверные. Также по этой статье установлен штраф 1 000 руб. при несоблюдении порядка представления сведений в электронной форме.

Кроме того, поскольку работодатель нарушает нормы трудового законодательства, его штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:

• 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
• 30 000 — 50 000 руб. для компаний.

Штрафы при нарушениях отчетности по СЗВ-СТАЖ

Если по каким-либо причинам отчет СЗВ-СТАЖ не предоставлен сотруднику в положенный законом срок, то это является нарушением, за которое предусмотрен денежный штраф от 30 000 до 50 000 рублей в отношении фирмы, от 1000 до 5000 рублей в отношении ИП.

Для страхователей, которые представляют отчет позже установленного срока, штрафуют на сумму от 500 рублей за каждого сотрудника. Такая же сумма взыскивается за указание в отчете ошибочных сведений в личных данных о сотрудниках.

Следует помнить об ограничении по количеству сотрудников для фирм, которые отчитываются по системе телекомуникационной связи. За предоставленные сведения на бумаге, где список сотрудников превысит 25 человек, компанию оштрафуют на 1000 рублей.

Резюмируя вышесказанное, отметим что, страхователю требуется внести изменения в кадровый документооборот. Передавать своевременно уволенным сотрудникам сведения по новой форме СЗВ-СТАЖ. Отслеживать различия в составлении отчета по работающим сотрудникам, а также уволенным т.к. ошибки в форме приведут к денежным взысканиям.

В какие сроки сдавать ЕФС-1.

Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня; при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

• Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

• Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;

• Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2021 год по новым правилам

При заполнении бумажного бланка СЗВ-СТАЖ вручную придерживайтесь правил:

• используйте шариковую или перьевую ручку любого цвета, кроме красного и зелёного;
• пишите заглавными печатными буквами, без помарок и исправлений;
• если каких-либо показателей нет, ставьте прочерки — прямую линию посередине клетки.

Информацию о зарплате и других выплатах в пользу работника, о начисленных страховых взносах берут из зарплатных ведомостей. О периоде работы — из приказов и других документов кадрового учёта, договоров ГПХ.

Отчёт подписывает руководитель или представитель с доверенностью. Обязательно заполняют наименование должности и расшифровку подписи. Печать ставят, если она есть.

Заполните регистрационный номер в ПФР. Его берут из уведомления, которое присылают организации или ИП после регистрации в качестве страхователя.

ИНН — заполняют, начиная с первой ячейки слева. Для него предусмотрено 12 ячеек, поэтому организации в последних двух ячейках ставят прочерки, например: «1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 — -».

КПП — только для организаций. Обособленные подразделения указывает КПП как в уведомлении о постановке на учёт в ИФНС по месту своего нахождения.

Укажите сокращённое наименование организации как в учредительных документах (можно в латинской транскрипции) или ФИО предпринимателя.

Отметьте знаком «X» тип сведений «Исходная», если за 2021 год сдаёте СЗВ-СТАЖ впервые.

Опись ОДВ-1 входит в один комплект с формой СЗВ-СТАЖ. Она бывает с типом сведений «Исходная» — для первичного отчёта, а также «Корректирующая» или «Отменяющая» — если нужно исправить саму ОДВ-1. При сдаче СЗВ-СТАЖ за 2021 год в форме ОДВ-1 заполняют разделы:

1. «Реквизиты страхователя, передающего документы» — по аналогии с заполнением реквизитов в СЗВ-СТАЖ.
2. «Отчётный период (код)» — код «0» и год «2021».
3. «Перечень входящих документов» —- в графе «Количество застрахованных лиц» указывают количество работников, по которым подают СЗВ-СТАЖ за 2021 год.

Раздел 4 не заполняют, если ОДВ-1 сопровождает форму СЗВ-СТАЖ. Он нужен только если сдают СЗВ-ИСХ за периоды до 01.01.2017 или СЗВ-КОРР с типом «Особая».

Раздел 5 заполняют, если опись ОДВ-1 идёт в комплекте с СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ, в которых есть информация о работниках с правом на досрочное назначение пенсии.

Сроки подачи отчетов в Пенсионный фонд

Все перечисленные выше отчеты и сроки их подачи мы обобщили в таблице. Если последний день предоставления сведений выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайшую рабочую дату. Вот как выглядит график отчетности в ПФР на 2021 год.

Название документа, принцип заполнения	Тип отчета и его период	Последняя дата подачи
СЗВ-М Поименный перечень всех застрахованных лиц с указанием индивидуального страхового номера и ИНН. Учредителей вносите, если есть трудовой договор или ГПД. Пустые бланки сдавать не надо.	Ежемесячный, учитываются данные за каждый календарный месяц.	За январь — 17 февраля За февраль — 16 марта За март — 15 апреля За апрель — 15 мая За май — 15 июня За июнь — 15 июля За июль — 17 августа За август — 15 сентября За сентябрь — 15 октября За октябрь — 16 ноября За ноябрь — 15 декабря За декабрь — 15.01.2021
СЗВ-ТД Новый отчет в ПФР с 2021 года. Должен содержать информацию о событиях трудовой деятельности гражданина за отчетный период.
СЗВ-СТАЖ Заполняется на каждого работника с указанием страхового стажа, персональных реквизитов и отметками, осуществлялись ли страховые отчисления. Суммы страховых взносов не указываются. Сопровождается описью ОДВ-1. В 2021 году действует та же форма, что была утверждена на 2021-й.	Ежегодный, содержит сведения за календарный год.	2 марта
ДСВ-3 Поименный реестр сотрудников, для которых сделаны дополнительные отчисления в соцфонд. В отличие от остальных отчетов в ПФР, здесь надо указать суммы отчислений. Если повышенных страховых взносов ни для одного сотрудника нет, отчет не надо формировать.	Ежеквартальный, без накопления данных.	За IV квартал 2021 года — 20 января За I квартал 2021 года — 20 апреля За II квартал 2021 года — 20 июля За III квартал 2021 года — 20 октября За IV квартал 2021 года — 20.01.2021

Ответственность за нарушения

Санкциям за нарушения, связанные с отчетностью в пенсионный фонд, посвящена статья 17 закона №27-ФЗ.

Всего три штрафа:

1. Подача отчетов после крайнего срока — 500 рублей за каждого сотрудника, указанного в просроченном документе.
2. Предоставление неверных сведений или их отсутствие — 500 рублей за каждого гражданина, по которому совершена ошибка.
3. Нарушение порядка отчетности — 1000 рублей за каждый неверный отчет. Сюда входят подача устаревших бланков, на бумаге вместо цифрового формата и др.

Штрафы суммируются. Например, если отчет СЗВ-М подан с опозданием, а в нем фигурирует 20 человек, общий штраф составит 10000 рублей.

Помимо этого могут оштрафовать и сотрудника, который отвечает за отчетность, согласно должностной инструкции. Часто это бухгалтер. Избежать эти и другие ошибки поможет специальный курс «Трудовое право для бухгалтера».

По факту нарушения ПФР составляет акт, на который страхователь вправе отреагировать. На вручение акта отведено 5 календарных дней. Еще 15 — на предоставление в пенсионный фонд обоснований своих возражений. Решение о назначении наказания выносят лишь после рассмотрения этих документов. Оспаривать это решение можно только через суд.

Нужно ли выдавать на руки СЭВ-М

В федеральном законе от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» сказано, что справку по форме СЭВ-М (вместе с СЭВ-СТАЖ) необходимо выдавать на руки работникам в следующих случаях:

• при увольнении в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера (это сказано в пункте 4 статьи 11 закона №27-ФЗ);
• ежемесячно, вместе с отчетом в ПФР;
• при выходе на пенсию, в течение десяти дней с момента заявления от сотрудника.

При запросе сотрудника на выдачу СЭВ-М на руки, копии СЭВ-М выдаются не позднее 5 дней с момента его обращения (календарные дни).

От застрахованного лица при этом необходимо получить письменное подтверждение, что он получил ее (СЭВ-М) на руки. Это можно сделать следующим образом:

1. в виде письменного подтверждения от сотрудника;
2. в виде росписи в журнале о выдачи справки СЭВ-М.

Размер социальных пособий

В связи с увеличением размера страховых взносов и предельной облагаемой базы планируется, что максимальный размер пособий вырастет к 2025 году в 1,5 раза.

Сейчас, напомним, максимальный размер пособия:

• по временной нетрудоспособности при стаже более 8 лет составляет 78 207 рублей за полный календарный месяц;
• по беременности и родам – ​360 164 рубля за 140 дней;
• по уходу за ребенком до полутора лет – ​31 282,82 рубля за полный календарный месяц. Если у работника заработная плата 150 000 рублей, то он мог бы получить пособие по уходу за ребенком около 60 000 рублей. Но законодатель для всех ограничил предельный размер пособия, независимо от того, какой размер зарплаты.

Новые изменения несколько улучшат ситуацию и работники, зарабатывающие выше среднего, смогут претендовать на более высокие суммы пособий (Таблица 3).

• СЗВ-ТД — форма отчётности, которая сдаётся в Пенсионный фонд РФ до 15 числа следующего за отчётным месяца.
• Форма заполняется на каждого сотрудника независимо от выбранного способа ведения трудовой книжки и содержит данные о кадровых событиях: приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность.
• Если в отчётном месяце у работника не было кадровых событий, форму на него сдавать не нужно.
• За неправильно заполненную или просроченную форму СЗВ-ТД ответственное за это лицо получит штраф от 300 до 500 рублей за каждый неверный документ.
• Организациям, в которых работает меньше десяти человек, разрешено сдавать СЗВ-ТД в бумажном виде, все остальные отчитываются в электронном кабинете ЭДО ПФР.

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Какие сведения отражаются при увольнении в СЗВ-ТД

Сначала в документе заполняются основные реквизиты работодателя, затем данные сотрудника, отчетный период. Далее указывается информация в таблице, относящаяся к трудовой деятельности. Однако заполнение ее может отличаться в зависимости от фактических обстоятельств.

В случае, когда работодатель ранее уже сдавал СЗВ-ТД по данному сотруднику, в табличной части он указывает только факты, относящиеся к увольнению, а также иным кадровым событиям, имевшим место в месяце увольнения. Если же ранее СЗВ-ТД не подавалась, сначала заполняется строка о последнем кадровом событии, которое имело место до 01.01.2020 г. (например — прием на работу или перевод). Затем указываются мероприятия в месяце расторжения договора, причем, их может быть несколько, например, присвоение новой квалификации, подача заявления о форме трудовой книжки, а затем увольнение.

В определенном случае работодателю придется заполнить в одном месяце две формы СЗВ-ТД по одному работнику. Такое произойдет, например, если сотрудником в предыдущем месяце было подано заявление о выборе трудовой книжки на бумажном или электронном носителе, либо имело место другое кадровое событие (кроме приема на работу), то есть, отчетные периоды такого события и увольнения относятся к разным месяцам.

Связано это с тем, что сроки для таких случаев установлены разные (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ):

• сроки подачи СЗВ-ТД при увольнении (а также приеме на работу) — не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа;
• сроки подачи отчета в остальных случаях – не позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.

СЗВ-ТД кто сдает и когда?

Обязанность по предоставлению данного отчета возложена на всех работодателей без исключений с 1 января 2020 года, но только при наличии кадровых мероприятий. Если нет кадровых изменений в организации, то сдавать СЗВ-ТД в качестве нулевого отчета не требуется.

В свою очередь, к числу событий, которые должны быть отражены в форме относятся:

• Прием в организацию новых работников;
• Увольнение сотрудников;
• Перевод на иную должность или работу;
• Присвоение новой квалификации, специальности, а также получение профессии;
• Наложенные ограничения на право занимать ряд должностей по судебному решению;
• Прием заявления от сотрудников о типе выбранной ими трудовой книжки;
• Изменение названия предприятия.

Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

• Юрлицами: по месту нахождения компании.
• Обособленными компаниями: по месту их расположения.
• ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

1. На бумаге. Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
2. Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Похожие записи:

• Ручная кладь «Победа»: размеры и вес 2023, новые правила
• Если у вас есть эта заслуга, в 2023 году денег будет больше
• Программа молодая семья в Пензе и Пензенской области в 2023 году