Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация сменила наименование: как привести в порядок кадровые документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередко переименовывается не компания, а ее структурное подразделение. Например, отдел кадров становится «отделом персонала», а техническая служба – «отделом по ремонту». Подобное переименование необходимо отразить в трудовой книжке, если при приеме на работу ее владельца в ТК было вписано не только наименование работодателя и должность, но и конкретный отдел. Например: «Акционерное общество «Сладкоежка» (АО «Сладкоежка»). Принят в кондитерский цех на должность главного кондитера». Если затем кондитерский цех переименуют в «цех по производству тортов и пирожных», это нужно зафиксировать в ТК сотрудника.
Нормативно-правовая база
Хотя смена названия в трудовых книжках и связана с трудовыми отношениями, в этом случае Трудовой кодекс РФ помочь не сможет. Обращаться необходимо к Гражданскому кодексу, а именно статье 54. В ней сказано, что у любой организации должно быть наименование. Если же происходит смена названия, то это уже относится к пункту 3 статьи 52 ГК РФ, где сказано, что перед тем как новое название вступит в силу, оно должно быть изменено во всей документации компании. В том числе и в трудовых книжках сотрудников.
При внесении новой записи в трудовую книжку, должны быть соблюдены следующие правила:
- почерк заполняющего документ сотрудника должен быть максимально понятен и аккуратен, а также запись не должна содержать грамматических ошибок;
- разрешено использовать строго синюю или черную пасту. Прочие расцветки запрещены;
- разрешено вносить записи лишь на русском языке либо прочих языках республик входящих в состав РФ. Записи на прочих языках недопустимы.
На каком основании можно внести пометку в трудовую книжку
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69 требует от сотрудников кадровой службы внесения в неё полного наименования предприятия. В случае если компания имеет и сокращенное название, оно также должно быть внесено в книжку.
Указание только сокращенной формы без полного наименования Инструкция признает недопустимым.
Поэтому после того, как предприятие прошло через процедуру смены официального наименования, в трудовой книжке каждого работника сотрудник отдела кадров должен указать специальной записью факт переименования и новое полное (а при необходимости – еще и сокращенное) название.
Инструкция требует, чтобы после каждой записи в трудовой книжке стояла ссылка на статью ТК РФ либо другой документ, который служит правовой базой для внесения данной записи. В случае с переименованием таким базовым документом выступает внутренний акт, где зафиксировано решение о переименовании. Это может быть:
- решение собрания акционеров;
- приказ совета директоров;
- другой документ сходного назначения.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году».
На каком основании можно внести пометку в трудовую книжку
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69 требует от сотрудников кадровой службы внесения в неё полного наименования предприятия. В случае если компания имеет и сокращенное название, оно также должно быть внесено в книжку.
Указание только сокращенной формы без полного наименования Инструкция признает недопустимым.
Поэтому после того, как предприятие прошло через процедуру смены официального наименования, в трудовой книжке каждого работника сотрудник отдела кадров должен указать специальной записью факт переименования и новое полное (а при необходимости – еще и сокращенное) название.
Инструкция требует, чтобы после каждой записи в трудовой книжке стояла ссылка на статью ТК РФ либо другой документ, который служит правовой базой для внесения данной записи. В случае с переименованием таким базовым документом выступает внутренний акт, где зафиксировано решение о переименовании. Это может быть:
- решение собрания акционеров;
- приказ совета директоров;
- другой документ сходного назначения.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году».
Основания для внесения изменений в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.
Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.
Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.
Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года сотрудники вправе выбирать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Если сотрудник выбрал электронный вариант, то информацию о переименовании организации нужно отразить и в СЗВ-ТД.
Как правильно оформить переименование отдела
Инфо
А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу. Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован».
Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.
Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник. Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе.
Причины изменения названия организации
Название организации обычно является носителем рода деятельности или указывает на ассоциацию с определенными событиями, людьми, предметами, являющимися для собственника важными. Для предприятий финансовой сферы обозначение рода деятельности в названии обязательно с учетом требований законодательства.
Также название должно фигурировать в учредительных документах согласно ст. 54 ГК РФ. При этом в случае неверно или некорректно выбранного имени компании, приходится вносить правки и изменения.
Например, если предприятие наименовано точно также или ассоциируется с уже действующим в данном направлении предприятием.
Или же в процессе выбора названия допущены такие грубые ошибки как применение:
- наименований органов власти;
- названий организаций, которые постоянно на слуху – популярные, международные, являющиеся знаменитым брендом. Тут вы узнаете, как придумать название для своей фирмы и что нужно при этом учитывать;
- слова, противоречащие общепринятым нормам.
Нюансы названия компании
Независимо от того, чем вызвано переименование, оно всегда состоит из комплекса действий, которые требуется провести в соответствии с законодательством. Согласно ст. 54 ГК РФ, название организации/учреждения всегда указывают в учредительных документах вместе с организационно-правовой формой (ООО, АО и т. д.).
Зачастую приходится менять название организациям, которые в своем наименовании имеют слова и словосочетания, ограниченные в употреблении для этих целей, или слишком схожие с названием другого субъекта, ведущего однородную деятельность, но зарегистрированного раньше.
- Наименования органов власти (как федеральных, так и региональных или органов местного самоуправления).
- Наименования зарегистрированных и общеизвестных международных организаций/объединений.
- Слова, противоречащие общепринятым нормам (морали и гуманизма).
Ряд организаций, учредителями которых являются государственные органы, вправе именоваться с указанием своей принадлежности («государственное казенное», «муниципальное», и т. д.).
Следует помнить, что правовая защита наименования законом гарантирована только после его включения в единый реестр юридических лиц. Такое распоряжение названием включает возможность на его указание в различной документации, переписке, объявлениях, на товарах, на упаковке и т. д.
Правила занесения изменений названия предприятия в трудовой книжке
- Все записи в трудовой книжке должны быть заполнены разборчивым почерком шариковой или гелиевой ручкой с пастой синего или черного, можно фиолетового цвета. Ни в коем случае не применяются зеленый и красный цвета.
- Недопустимо писать фломастерами, карандашами, делать исправления, подтирание неточностей, наводить буквы несколько раз.
- Цифры для указания порядкового номера, даты занесения записи, номера и даты приказа пишутся только арабские.
- Запись о переименовании предприятия не может быть датирована раньше, чем издан приказ на основание учредительных документов об изменении названия организации.
- В случае допущенной ошибки при внесении сведений о переименовании организации, ниже необходимо указать, что запись нужно считать недействительной и постараться написать правильно.
- Внесение изменений наименования предприятия без удостоверяющей подписи представителя организации и соответствующей печати не допустимо.
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
Нормативно-правовая база
Хотя смена названия в трудовых книжках и связана с трудовыми отношениями, в этом случае Трудовой кодекс РФ помочь не сможет. Обращаться необходимо к Гражданскому кодексу, а именно статье 54. В ней сказано, что у любой организации должно быть наименование. Если же происходит смена названия, то это уже относится к пункту 3 статьи 52 ГК РФ, где сказано, что перед тем как новое название вступит в силу, оно должно быть изменено во всей документации компании. В том числе и в трудовых книжках сотрудников.
При внесении новой записи в трудовую книжку, должны быть соблюдены следующие правила:
- почерк заполняющего документ сотрудника должен быть максимально понятен и аккуратен, а также запись не должна содержать грамматических ошибок;
- разрешено использовать строго синюю или черную пасту. Прочие расцветки запрещены;
- разрешено вносить записи лишь на русском языке либо прочих языках республик входящих в состав РФ. Записи на прочих языках недопустимы.
Переименование организации запись в трудовой книжке образец 2019
Также название должно фигурировать в учредительных документах согласно ст. 54 ГК РФ. При этом в случае неверно или некорректно выбранного имени компании, приходится вносить правки и изменения.
- Например, если предприятие наименовано точно также или ассоциируется с уже действующим в данном направлении предприятием.
- Или же в процессе выбора названия допущены такие грубые ошибки как применение:
- наименований органов власти;
- названий организаций, которые постоянно на слуху – популярные, международные, являющиеся знаменитым брендом. Тут вы узнаете, как придумать название для своей фирмы и что нужно при этом учитывать;
- слова, противоречащие общепринятым нормам.
Трудоустройство работника в обязательном порядке сопровождается соответствующей записью в трудовой книжке.
При этом работодатель-организация в отдельной строке этого документа указывает свое наименование (коммерческая организация указывает фирменное наименование).
На практике бывают случаи, когда работник продолжает работать в организации, сменившей свое наименование. Переименование организации сопровождается записью в трудовой книжке.
Какие проблемы могут возникнуть, если пренебречь данной процедурой?
К сожалению, если данная процедура не будет проведена по вашей забывчивости, то сначала проблемы найдет ваш работник, а затем уже вы.
Работнику в связи с указанием неправильных данных, за данный период работы, не будет начислена пенсия.
Также у работника могут возникнуть проблемы касающиеся устройства на новую работу, ведь работодатель с нового места может посчитать, что данные, где не совпадает место работы или увольнения не являются верными и может заподозрить работника в подделке документов.
В связи с возникшими у него проблемами работник на просто может привлечь вас к административной ответственности.
Данная ответственность будет выглядеть в виде наложения штрафа в размере от пятисот до трех тысяч рублей. Поэтому постарайтесь адекватно подойти к вопросу внесения данных в трудовую книжку ведь, по сути, это лицо вашей фирмы и то, как вы оформите работнику трудовую книжку, будет говорить о серьезности и профессионализме вашей организации.
Переименование должности: алгоритм действий
Как правильно сделать запись об изменении наименования должности в книжке м . Новикова И. Как правильно и каким документом оформить переименование должности?
Как сделать запись об этом в книжке?
Надо ли вносить изменения в договор? Является ли переименование должности переводом? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Поскольку трудовое законодательство не регулирует порядок переименования должности, вопрос о его оформлении часто вызывает споры у специалистов по кадрам. Согласно существующей правоприменительной практике переименование должности применяется в случаях: 1) установления неправильного наименования должности; 2) внесения соответствующих изменений в Единый квалификационный справочник должностей служащих, касающегося наименования должности; 3) самостоятельного решения нанимателя.
Вписывая в бланк новую информацию об организации, нужно соблюдать ряд правил. Первым является факт того, что почерк секретаря или иного заполняющего должен быть очень аккуратным и понятным. Также при внесении записи не забудьте использовать только черную или синюю пасту. Остальные цвета в бланках трудовой просто запрещены.
Запись может вестись на русском языке, а также на языке одной из республик в составе нашей страны. Иные языки в трудовой книге работника не допускаются.
Вся запись в трудовой книжке о переименовании организации не должна содержать орфографических ошибок, неважно делается ли запись в трудовой книжке о приеме генерального директора или простого рабочего.
Эти несложные, но такие важные правила просто обязательны к всеобщему исполнению кадровиками.
Внесение записи в трудовую книжку при изменении штатного расписания
Перевод или переименование должности Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки. Как внести запись в книжку о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания? Когда при изменении названия должности в штатном расписании речь идет именно о переводе на другую работу, то данная процедура включает в себя следующие операции: заключение дополнительного соглашения с работником к его трудовому договору> издание приказа о его переводе с одной работы на другую> внесение соответствующей записи в книжку.