Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдавать ли нулевую отчетность в ПФР?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Соцстрах прекратят своё существование. В России начнёт работать объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, который возьмёт на себя полномочия ПФР и ФСС. Например, СЗВ-СТАЖ за 2022 год необходимо сдать уже в новый Фонд в 2023 году.
Как заполнить отчет, если нет показателей
Поскольку в отчете не указывают размеры выплат, периоды работы и прочее, необходимо отразить сведения о сотрудниках и работниках по договорам ГПХ.
Вот как заполнить нулевой отчет СЗВ-М:
- укажите ФИО всех, с кем на дату заполнения действует трудовой договор или ГПХ;
- если сотрудников нет — укажите директора или учредителя;
- заполните СНИЛС;
- ИНН заполняют при его наличии.
Для страхователя включают данные:
- наименование организации;
- регистрационный номер в ПФР;
- отчетный период;
- сведения об отчете — исходный, дополняющий или отменяющий.
Как заполнить отчет без показателей
Пустую форму не сдают, т. к. Пенсионный фонд не примет отчет без показателей. Условное выражение «нулевая СЗВ-М» используется для организаций, в которых никто не работает, а единственное застрахованное лицо — учредитель — выполняет обязанности управляющего. В отчет тогда вносят сведения о самом учредителе, указывают Ф.И.О., ИНН, СНИЛС.
Сдается отчет о застрахованных лицах в бумажном или электронном виде. Если в компании более 25 сотрудников в штате, то применяется передача сведений исключительно в электронном виде с помощью усиленной цифровой подписи, иначе работодателю грозит штраф.
В случае нулевой отчетности у организации есть возможность сдать бумажную форму:
- непосредственно в отделение ПФР;
- почтовым отправлением ценного письма с уведомлением о вручении.
Когда и кем подается отчет
Начиная с 2021 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2021 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.
Если день подачи приходится на выходной или праздник, то СЗВ-М нужно подать на следующее число после него.
По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2021 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.
Лицом, отвечающим за составление формы, а также ее подачи является работник, на которого возложены обязанности ведения приказов приема и увольнения, а также составление трудовых договоров.
Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.
Для удобного заполнения отчета имеется широкий спектр программ. Их можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке «бесплатные программы для работодателей».
Как будет выглядеть заполнение нулевой СЗВ-М
Пошаговая инструкция по заполнению СЗВ-М.
Первая часть предполагает наличие реквизитов о работодателе, они имеются и заполнение в специальном программном продукте происходит автоматически.
Далее, идет вторая часть, в которой указывается период отчетности. Он, как правило, формируется при выборе из предоставленного справочника в программе. Отметим, что данные заполнятся обязательно при формировании самого отчета.
В третьей части нужно выбрать тип формы. Даже если указать исходный тип, то для заполнения четвертого раздела, то есть таблицы с указанием работающих физических лиц, данных нет. Это в силу того, что в штате работодателя нет сотрудников, поэтому показывать некого.
Программой само по себе предполагается, что таблица работников должна быть заполнена. В противном случае отчет просто не будет сохранен. Значит, нужно показать хотя бы одного работника, а если их нет, то отчет не следует формировать.
Что говорит закон про нулевую форму СЗВ-М
В законодательстве о персонифицированном учете возможность представления нулевого СЗВ-М не предусмотрена (ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Возникает вопрос: про нулевые налоговые декларации и бухгалтерские отчеты в законодательстве тоже напрямую не сказано, однако их обязательно нужно представлять, чтобы избежать негативных последствий. К примеру, за непредставление налоговых деклараций, даже при отсутствии данных для их заполнения, налоговые инспекторы вправе заблокировать счет (п. 3 ст. 76 НК РФ) и наказать налогоплательщика штрафом в 1 000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ).
Узнайте больше об особенностях оформления нулевой отчетности из наших материалов:
- «Как заполнить нулевую отчетность по УСН»;
- «Нулевая декларация по НДС для ИП на ОСНО»;
- «Нулевой расчет по страховым взносам в 2021 году — образец».
И все-таки надо ли сдавать нулевой СЗВ-М? Может быть, и с этим отчетом такая же история: если нет деятельности, отсутствуют зарплатные выплаты и движение денег по счетам и в кассе, можно отправить в ПФР форму СЗВ-М с незаполненным разделом 4 «Сведения о застрахованных лицах», то есть, по сути, нулевой отчет? Ответ узнайте в следующем разделе.
Образец заполнения СЗВ-М смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М
Сроки сдачи СЗВ-М лучше не нарушать. При большой численности работников это чревато огромными штрафами.
Уникальность этой формы в том, что штраф будет зависеть от количества застрахованных лиц. Причем штрафные санкции одинаковы и за нарушение сроков, и за неполные и недостоверные данные в отчете.
Предположим, в ООО «Смена» трудятся 376 человек. Бухгалтер компании забыл сдать отчет вовремя. ПФР вправе оштрафовать ООО «Смена» на 188 000 рублей (500 руб. х 376 чел.). Как видно из примера, штраф за каждого работника составляет 500 рублей (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Если страхователь подаст дополняющую форму СЗВ-М по работникам, которые изначально не были включены в форму, позже срока (в том числе до того, как Пенсионный фонд обнаружит ошибку), то штрафа избежать уже не получится. Можно лишь снизить его размер.
Штраф за неверный формат СЗВ-М — 1 000 рублей. Столько заплатят страхователи, которые сдали отчет на бумаге, если у них 25 или больше застрахованных лиц.
Когда следует подавать
Подавать эту форму должны все без исключения работодатели, использующие наемный труд. Включать в отчет необходимо всех застрахованных лиц, которыми по закону являются все граждане, в пользу которых организация осуществляла выплаты: как штатные работники, так и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Важно помнить, что уход сотрудника в отпуск или отсутствие начислений в его пользу в отчетном периоде не освобождает работодателя от обязанности включить его данные в отчетность. Так, о тех лицах, которые находятся в длительном отпуске без сохранения заработной платы и работницах, которые осуществляют уход за ребенком до достижения им трех лет, следует информировать Пенсионный фонд.
Даже лица, трудоустроенные в последний день отчетного месяца, вносятся в отчет. Такой порядок заполнения отчетности предусмотрели чиновники и довели до всех заинтересованных лиц в своем постановлении. В соответствии с ним, в форму СЗВ-М должны попасть сведения абсолютно обо всех гражданах, которые трудились в организации в отчетный месяц.
Пример: В организации «ВЕСНА» в январе 2021 работали по найму 2 человека и генеральный директор, который являлся единственным учредителем и с которым не заключался трудовой договор. Таким образом, в отчет за январь 2021 следует включить данные принятого работника, а уволенного в сентябре включать не нужно.
Возникает закономерный вопрос: сдавать или нет нулевой СЗВ-М, если работников нет совсем.
Форма персонифицированного отчета в ПФР
В постановлении правления Пенсионного фонда от 01.02.2016 № 83п не предусмотрена подача СЗВ-М без списка работников. В п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» указано, кто не сдает СЗВ-М, а кто сдает и в каких случаях. Ее должны ежемесячно сдавать все юридические лица, имеющие наемных работников, вне зависимости от факта оплаты труда в конкретном месяце. В отчет включаются:
- лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода трудовые договоры;
- лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода гражданско-правовые договоры;
- руководитель организации, даже если он является единственным учредителем.
Примечательно, что чиновники не требуют указывать в документе сведения о заработной плате работающих лиц и начисленных на нее страховых взносах. Они всего лишь хотят иметь персональные данные сотрудников каждой российской организации. Предусмотрено обязательное внесение в бланк отчетности следующих данных:
- фамилия, имя, отчество каждого застрахованного лица;
- данные о СНИЛС всех работников;
- данные об ИНН.
При этом указание СНИЛС является обязательным, а вот ИНН работодатель вносит только в том случае, если работник предоставил ему такие данные.
Забегая вперед, надо сказать о том, что выгоднее вовсе не указывать ИНН, чем указывать его с ошибкой. Если за отсутствие номера никакого наказания не предусмотрено, то за каждый неправильный — штраф 500 рублей.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли предоставлять нулевую форму СЗВ-М организации, у которой отсутствуют работники и не заключен договор с руководителем. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Кроме того, к застрахованных лицам, на которых подаётся СЗВ-М, относятся те, кто получает деньги по следуюзим договорам:
- авторского заказа
- об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
- издательские лицензионные договоры
- лицензионные договоры о предоставлении права использования
Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчётном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наёмных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наёмным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключён. Но лишь при условии, что организация ведёт деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Нулевые СЗВ-М отменили: включать директора в отчет больше не нужно
Обязательно ли включать в “нулевой” отчет СЗВ-М директора-учредителя, если он не получает от своей фирмы никаких выплат? Сначала в письме ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 сообщалось, что нужно. Даже если директор не заключал со своей организацией трудовой договор.
Но теперь ситуация кардинально изменилась. Минтруд и Пенсионный фонд выпустили письма о том, что СЗВ-М на директора-учредителя, который не получает зарплату и не заключал трудовой договор, сдавать вообще не нужно. Как же теперь поступать? Какими разъяснениями руководствоваться? Давайте разбираться.
В письме ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 однозначно разъяснялось, что даже если с собственником организации не заключен трудовой договор, то отношения между ним и компанией – трудовые. Поэтому и требуется сдавать отчет СЗВ-М хотя бы с одним директором.
Такую отчетность некоторые бухгалтеры называют «нулевыми СЗМ-В». В них они включают директора и каждый месяц сдают такой отчет. См. «Нулевая СЗВ-М: нужно ли её сдавать и как заполнить».
Копии СЗВ-М сотрудникам
В ст. 11 п. 4 Закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете» с 2017 года внесены изменения. Согласно нововведениям, работодатель обязан выдавать своим работникам выписки СЗВ-М в трех случаях:
- если работник написал заявление с просьбой предоставить ему копию отчетности;
- если работник увольняется;
- если работник подал заявление в ПФР о назначении пенсии.
Также установлены сроки для предоставления копий отчетности:
- до 3 дней после получения заявления от работника, в случае выхода работника на пенсию;
- до 5 дней после получения заявления от работника;
- в день увольнения или расторжения договора-подряда.
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
СЗВ-М в 2021 году: как заполнить и сдать
Сдается ли нулевой СЗВ-М при отсутствии штата и деятельности компании в целом?
В предыдущем разделе был сделан обоснованный вывод о том, что СЗВ-М нулевым быть не может — как минимум, в нем должны содержаться персонифицированные сведения на руководителя (единственного учредителя).
Тогда возникает еще один вопрос: можно ли вообще не представлять СЗВ-М, если нет начислений — в отчетном периоде деятельности не было, директор не получал доходов? Ответ на этот вопрос дает судебная практика.
Компания не сдала СЗВ-М и ПФР ее оштрафовал. В свое оправдание компания ссылалась на то, что у нее нет работников, а директор (один из учредителей) в отчетном месяце не получал доход.
Суды всех инстанций поддержали ПФР — штраф правомерен, компания была обязана сдать СЗВ-М с данными о директоре. А невыплата ему вознаграждения правового значения не имеет (постановление АС Центрального округа от 18.04.2019 по делу № А14-1839/2018).
Для представления в ПФР отчета по форме СЗВ-М не важно, заключен с директором трудовой договор или нет. Отчитаться всё равно придется даже при отсутствии деятельности (письмо ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846). Ситуация, когда трудовой договор с директором (единственным учредителем) не заключен, не столь однозначна. Однако менее рискованно отчитаться.
Представление нулевой формы СЗВ-М действующим законодательством не предусмотрено. Поэтому вопрос о том, как заполнить нулевой отчет СЗВ-М, не актуален.
При отсутствии в отчетном месяце начислений и штатных сотрудников компании всё равно нужно сдать СЗВ-М. Но он не будет считаться нулевым, т. к. будет содержать сведения о директоре (единственном учредителе).
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Может ли вообще СЗВ-М в 2021 году быть нулевой. В самом отчете написано, что сведения в 2021 году подаются:
- на каждого работника, с которым в месяце, за который представляется СЗВ-М, заключен или продолжает действовать трудовой договор;
- на каждое физлицо, с которым в месяце, за который подается СЗВ-М, заключен/продолжает действовать/ прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.
Получается, что нулевой отчетности в 2021 году, в принципе, быть не может, т.к. хоть один работник в фирме должен быть – ее директор (он может быть и учредителем).
Кто должен отчитываться по данной форме? Все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели, имеющие в своем штате работников, подают в ПФР месячный отчет.
Как заполнять СЗВ-М ИП с работниками?
Напомним на всякий случай, что здесь и далее мы будем говорить о действующей форме СЗВ-М с мая 2021 года и о порядке ее формирования (установлены Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).
Общие принципы заполнения СЗВ-М для ИП с работниками (или с ГПД с «физиками») такие же, как для юрлиц. Нюансы связаны со статусом ИП:
- Поле «Полное или сокращенное наименование подлежит заполнению в любом случае (не может быть пустым), однако случай с заполнением формы предпринимателем в порядке формирования не рассмотрен. Поэтому ИП нужно действовать по логике – вписать в поле статус «ИП» и фамилию, имя и отчество полностью;
- В поле «КПП» предприниматель ставит прочерк, поскольку для ИП присвоение такого кода не предусмотрено;
- В «Сведения о застрахованных лицах» ИП себя не вписывает, только работников или лиц, с которыми заключены другие «страховые» договора. По той причине, что ИП сам для себя наемным работником не является и страховые взносы за себя уплачивает по другим основаниям;
- Поле для указания должности руководителя (в заключительной части СЗВ-М) также нельзя оставлять пустым. Но, поскольку никакого руководителя у ИП нет, то вписать следует себя: «Индивидуальный предприниматель»;
- Если ИП отчитывается на бумаге, то его собственноручная подпись с расшифровкой обязательна. А вот печать ставить необходимости нет, даже если печать имеется.