Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

• работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

• работодатель знает об этом или согласен на это;

• размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

• Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
• Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
• Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
• Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
• Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

 Вид транспортного средства 

Размер компенсации в месяц, руб.

1. Легковые автомобили с рабочим объемом
двигателя: 

- до 2000 куб. см включительно 

2400 

- свыше 2000 куб. см 

3000 

2. Мотоциклы 

1200 

Напомним, что первоначально согласно проекту постановления Правительства РФ о порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях, размещенному на официальном сайте Минфина 21.06.2012, были предусмотрены другие (меньшие) размеры компенсации: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб., свыше 2000 куб. см — 1500 руб., а для мотоциклов — 600 руб. Отметим, что именно такие размеры компенсаций приведены в Постановлении N 92 , нормы которого применяются при расчете налога на прибыль.

Как отразить в учете начисление денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях?

В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденных Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, установлено, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях отражается по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Отражение в учете компенсации за использование личного имущества производится в соответствии:

• с Инструкцией N 174н — для бюджетных учреждений;
• с Инструкцией N 183н — для автономных учреждений;
• с Инструкцией N 162н — для казенных учреждений.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

При этом все учреждения независимо от их вида руководствуются Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н).

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции N 157н).

Суммы начисленной компенсации отражаются записями:

• в автономном учреждении (п. 132 Инструкции N 183н):

Предельные нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок

В соответствии с п. 40 ст. 270 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм, установленных Правительством Российской Федерации, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.

Правительство РФ установило следующие предельные нормы компенсации:

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Сумма затрат на использование личного автотранспорта в служебных целях устанавливается отдельно каждой компанией с учетом установленных норм, дающих право на уменьшение налоговой базы по НДФЛ и налогу на прибыль.

Таблица 3. Размер компенсационных выплат.

Основания для расчета выплат компенсационного характера

Использование работником личного автомобиля в рабочих целях необходимо оформлять в виде письменного соглашения, заключаемого между сотрудником и работодателем. Договор компенсации использования личного транспорта может быть дополнительным соглашением к трудовому договору либо отдельным письменным документом.

В условиях договора прописываются правила эксплуатации (срок или период использования; обязанности сотрудника, которые требуют от него использования личного транспорта; периодичность пользования автомобилем и так далее). Отдельным пунктом в обязательном порядке указывается сумма компенсации за использование личного транспорта. Она может рассчитываться в пределах, установленных законодательными нормами, или превышать их.

Условия компенсации использования личного транспорта в служебных целях, прописываемые в документе, зависят от того, в какой форме он составлен. Если заключается договор на аренду автомобиля, передача транспортного средства осуществляется на основании акта. При этом важными условиями договора являются следующие: обязанность работодателя заключить договор по страхованию автомобиля (по ОСАГО) и проводить все виды ремонтных работ.

Расчет суммы производимых компенсационных выплат

Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.

Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.

Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций

В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.

Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.

От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).

Определяем размер компенсации

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.
Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.

При наличии в месяце отпускных дней, сумма ежемесячной фиксированной компенсации будет уменьшена исходя из количества дней отпуска. Не будет выплачена компенсация и за время нахождения на больничном.

Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику

Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.

Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:

1. Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
2. Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Если речь идет об использовании личного транспорта грузового типа, который привлекается для решения задач производственного характера, максимального размера выплачиваемой суммы нет. Подлежащий выплате размер компенсации определяется сторонами в соглашении о привлечении автотранспортного средства. Начисление договорной суммы необходимо подкреплять первичными расходными документами, подтверждающими суммы затрат собственника на эксплуатацию средства передвижения.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия оплаты за пользование легковыми автомобилями в сфере труда регулируются законом, поэтому необходимо учитывать эти основания оплаты:

• приказ управляющего директора о размере вознаграждения на основании прилагаемых документов
• Оплата работнику при выполнении служебных обязанностей в связи с командировками в соответствии с должностными инструкциями.
• размер компенсации в соответствии с законом
• Оплата производится один раз в месяц.
• Если работник не пользуется личным транспортным средством, вознаграждение не выплачивается.

Использование работником имущества работника в виде автомобиля для выполнения работ, таких как износ, ремонт, парковка, бензин, должно быть документально подтверждено. Вы можете использовать такие опции:

1. Вознаграждение в соответствии с ТК РФ
2. договор аренды
3. бесплатная регистрация

Во всех случаях существуют преимущества и недостатки как для работника, так и для работодателя.

Наиболее частые вопросы

Вопрос No1. В контракте обязательно ли нужно отразить сумму компенсации за применение личного транспорта сотрудником компании?

Ответ: Точную сумму выплаты компенсации указывать не обязательно. Нужно указать перечень расходов, которые будут перечислены сотруднику. Сумма выплат зависит от подтверждающих затраты квитанций и срока использования ТС.

Вопрос No2. Как платить сотруднику затраты на эксплуатацию личного ТС, если соглашением установлена сумма, превышающая установленные нормы?

Ответ: За счет прибыли компании бухгалтерия вправе произвести оплату произведенных затрат свыше установленных норм.

За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации? Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Вопрос No3. Обязательно ли оформлять путевку, если используемое работником ТС является его личным автотранспортом?

Ответ: Да, обязательно, если трудовые функции напрямую связаны с поездками. Для оплаты берутся дни фактического присутствия на рабочем месте (поездки), из расчета исключается время болезни, отпуск и т.д.

Как компенсировать использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году

Порядок выдачи и размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Это важно, потому что превышение лимита компенсации, нельзя будет включить в расходы для налога на прибыль. Вас ждут расчеты на примере и документальное оформление выплаты.

Любая денежная выплата должна быть оформлена документально. Не исключение и компенсация служащему за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Об этом гласит ст.188 ТК РФ.

Внимание! Важнейшим условием для покрытия износа машины работнику служит официальная договоренность между ним и работодателем. Обе стороны должны быть согласны, что сотрудник будет ездить по делам организации на своем авто.

Если договоренности не было, и служащий проявил инициативу по собственному желанию, требовать денег он не вправе. Договоренность может быть следующей:

1. В трудовом договоре формируется специальная глава, посвященная порядку эксплуатации личного транспортного средства (ТС) и выдаче денег за износ, горючее и пр.;
2. К трудовому договору прилагается специальное дополнительное соглашение, где прописываются все эти вопросы;
3. Заключается договор аренды.

Деньги платятся либо в твердой денежной сумме, либо рассчитываются каждый раз, исходя из износа, пробега и прочих показателей. Периодичность выплат оговаривается в Трудовом договоре или соглашение.

Сумма может быть любой, но в расходы при исчислении базы для налога на прибыль попадет только определенный лимит (об этом ниже). Зв время отпуска и болезни деньги не насчитываются. Горючее, бензин и смазочные материалы оплачиваются отдельно на основании первички: чеки, квитанции, талоны и пр.

Похожие записи:

• Куда направлять исполнительный лист если должник бюджетное учреждение
• Основные правила проведения инвентаризации
• Покупка билета на автобус для ребенка