Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Глава 1. Функции кадровых служб организаций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служба по подбору и управлению персоналом (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются: осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего трудового коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
Численный состав и структура кадровых служб зависят, в основном, от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
— самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
— выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
В структуру современного отдела персонала может входить отдел кадров либо существовать независимо от него. Возглавляет такой отдел обычно специалист, чья должность называется «директор по работе с персоналом», «менеджер по персоналу», «заместитель директора по развитию человеческих ресурсов» или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри отдела.
Обычно полноценный отдел персонала включает в себя несколько секторов с четким разделением функций:
1. Сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
2. Сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
3. Сектор развития человеческого потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
4. Сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
5. Сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития.
Если фирма не очень большая эти сектора могут быть объединены.
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе по подбору и управлению персоналом должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:
— разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
— учет личного состава;
— хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
— контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
— изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
— анализ состава, деловых качеств специалистов организации с целью их рационального использования;
— создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
— работа по созданию резерва на выдвижение;
— подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
— подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
— подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
— принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
— организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
— ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:
— право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
— право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
— право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
— право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
В соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 г. N 32 должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, должна состоять из трех разделов: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Раздел «Должностные обязанности» содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации по разрядам оплаты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Глава 1. Кадровая служба – лицо компании.
«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.
Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».
Уоррен Хельман.
Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.)[1] (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.
Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.
Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.
Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.
Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.
Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.
Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.
Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.
А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.
Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).
Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.
Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.
Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78[2] (далее – Нормативы). Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.
Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.
Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы.[3] На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.
Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.
Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).
Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.
Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:
1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) оформление документов по учету движения кадров;
5) составление статистической отчетности по учету личного состава;
6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
7) работы по табельному учету;
8) работы в бюро пропусков;
9) работы в военно-учетном столе;
10) работы, связанные с АСУП;
11) прочие работы.
Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.
По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.
Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.
Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.
В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.
Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.
Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:
1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;
2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);
5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;
6) Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;
8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».
Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.
В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) образование – на основании документов об образовании.
Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;
3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.
Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.
Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.
Цели службы управления персоналом
Для того, чтобы обеспечивать эффективную работу службы управления персоналом, экономистами выделяются такие цели, как: производственная, коммерческая, экономическая, социальная и научно-техническая. Сущность производственной цели заключается в обеспечении установленных объемов продукции, а также в оказании услуг определенного уровня качества.
Коммерческие цели призваны обеспечить реализацию услуг и продукции в установленные сроки. Экономическая цель предусматривает получение прибыли от реализации услуг или товаров заданного качества и объемов.
Суть научно-технической цели заключается в обеспечении заданного научно-технического уровня услуг и товаров, в непрерывном повышении производительности труда в соответствии с новыми технологиями.
Любая деятельность в области управления может представляться в организации в качестве системы управления людьми, а также в качестве их трудовой деятельности. Основой любого управления, на основании теории менеджмента, являются пять функций: организация, планирование, координация, контроль и мотивация, которые отражаются в классической системе функций управления персоналом.
Для того, чтобы достигнуть социальной цели организации, важным является осуществление функций системы управления персоналом.
Социальная цель предполагает должный уровень обеспечения предприятия рабочими кадрами, их социальное и профессиональное развитие, а также эффективное использование.
В современных условиях, функциями кадровой службы являются конкретные виды деятельности в области управления, которые формируют циклические процессы управления персоналом.
Кадровая служба государственного органа
Кадровая служба государственного органа — это подразделение в структуре государственной службы, которое выполняет функции и задачи, установленные ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ о кадровой работе.
Кадровая служба должна практически обеспечивать реализацию руководством государственного органа его задач и функций, занимаясь решением организационно-управленческих задач, формированием кадрового состава профессиональным развитием персонала, анализом и регулированием служебного продвижения госслужащих, применяя наиболее эффективные кадровые технологии.
Функции, полномочия и структура кадровой службы государственного органа определяются Положением о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров, которое, согласно Федеральному закону № 79-ФЗ (ст. 44, п. 2), должно утверждаться в каждом государственном органе его руководителем. Как правило, это подразделение в государственном органе называется управлением государственной службы и кадров. Оно выполняет две базовые функции: занимается вопросами организации и прохождения государственной службы и собственно кадровой работой — поиском, отбором, укомплектованием штатов и кадровым делопроизводством.
Кадровая служба имеется в каждом государственном органе. Но ее социальный и функционально-правовой статус пока низок по сравнению с кадровыми службами в зарубежных странах, где работа с людьми, управление их профессиональным и личностным развитием давно стали приоритетными.
Положение о кадровой службе — документ, определяющий общие вопросы организации кадровой службы, ее основные цели, задачи и функции, права и обязанности, ответственность и порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями государственного органа.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности входит:
- Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
- Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
- Оформление трудовых книжек и их хранение.
- Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
- Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
- Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
- Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
- Работа с архивом.
Отдел кадров – что это такое
В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.
Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу аутсорсинга сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.
Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
- Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
- Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует порядок ведения трудовых книжек. Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
- Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.
Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.
Несмотря на достаточный уровень эффективности комплексного подхода к управлению сотрудниками, в одних компаниях главной целью является подбор кадров, в других – планирование карьеры, в третьих – оплата труда и оценка результатов деятельности. Немаловажную роль играют также методики и стиль руководства подчиненными со стороны администрации. В процессе проектирования структуры отдела кадров и организации ее последующей работы стоит помнить, что существование и функционирование того или иного подразделения является оправданным лишь при определенных обстоятельствах. Речь идет о численности сотрудников, объеме управленческой деятельности конкретного вида и т. д. В иных условиях данную функцию может выполнять другое структурное подразделение или отдельное должностное лицо.
Какие должностные обязанности у отдела кадров
В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.
Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.
Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.
Задачи и функции кадровой работы
Кадровая работа в муниципальном образовании помимо общих обязанностей, установленных трудовым законодательством, включает в себя специальные, перечисленные в ст. 28 Закона N 25-ФЗ. Что касается общих вопросов, решаемых кадровиками, конкретный перечень Трудовым кодексом не определен. Но исходя из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, к должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:
— работа по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
— участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
— участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;
— анализ состояния трудовой дисциплины и выполнения работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров;
— участие в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;
— контроль своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, выдачи справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдения правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовки документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;
— составление установленной отчетности.
Кроме этого, кадровики проверяют правильность заполнения листков нетрудоспособности, составляют табели учета рабочего времени и т. д.
В силу специфики муниципальной службы кадровая работа в муниципальном образовании включает:
— формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;
— подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);
— организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением с муниципальной службы и выходом муниципального служащего на пенсию, и оформление соответствующих документов;
— ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих;
— ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;
— оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;
— проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;
— проведение аттестации муниципальных служащих;
— организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
— организацию проверки достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
— организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены ст. 13 Закона N 25-ФЗ и другими федеральными законами;
— консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;
— решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта РФ (ст. 28 Закона N 25-ФЗ).
Одной из наиболее важных задач кадровой службы является подбор кадров, который включает в себя отбор и прием на муниципальную службу, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, квалификационных экзаменов, аттестаций.
Для осуществления кадровой работы в муниципальном образовании, как правило, образуется целый отдел (департамент, управление). Чтобы установить штатную численность кадровиков, следует провести нормирование их труда. Нормирование труда и штатной численности работников кадровой службы осуществляется с применением положений Методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 30.09.2013 N 504, а также Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденных Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.
Функции кадровой службы, ее задачи, права, а также руководство и взаимодействие с другими отделами лучше определить положением. Такое положение, структура, штатная численность службы и фонд оплаты труда кадровиков утверждаются правовым актом муниципального образования, например постановлением администрации.
А теперь остановимся на наиболее важных функциях кадровой службы муниципального образования.
Должностная инструкция кадровика: основные обязанности, функции и требования к сотруднику + образец правильно составленного заявления и важные нюансы профессии
Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности.
При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика.
В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации.
Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.
Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.
Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.
Определение структуры функций кадровой службы в ОАО «Волгоцеммаш»
Комплексный анализ теоретико-методологических подходов к систематизации функций служб управления персоналом позволил автору разработать соответствующие рекомендации, внедренные в деятельность ОАО «Волгоцеммаш». Особенности организации кадровой работы в данном ОАО во многом обусловлены технико-технологическими особенностями производства и условий труда, что требует решения проблем декомпозиции функций управления персоналом, их унификации и дальнейшего укрупнения. При этом возникает необходимость определения структуры функций службы управления персоналом заводоуправления и отдельных производственных подразделений. Одновременно типовые структуры функций служб управления персоналом должны быть достаточно гибкими, позволяющими учитывать особенности кадровой работы в подчиненных ОАО «Волгоцеммаш» структурах.
При этом на первый план выходят функции, связанные с обеспечением функционирования комплексной системы управления персоналом в ОАО «Волгоцеммаш» (рис. 1). В свою очередь, функции системы управления персоналом подразделяются на те, что выполняются в режиме функционирования системы управления персоналом, в режиме поддержания системы управления персоналом и в режиме развития системы управления персоналом. Соответственно, управление персоналом общества подразделяется на управление функционированием персонала, управление поддержанием (социальным обеспечением) персонала и управление развитием персонала.
Функции подсистем управления персоналом в ОАО «Волгоцеммаш»
-----------------------------¬
¦ Система управления ¦
¦персоналом ОАО "Волгоцеммаш"¦
L-------------TTT-------------
--------------------¦L-----------------¬
---------+-------¬ ----------+--------¬ --------+------¬
¦Функционирование¦ ¦ Поддержание ¦ ¦ Развитие ¦
¦ системы ¦ ¦ системы ¦ ¦ системы ¦
¦ управления ¦ ¦ управления ¦ ¦ управления ¦
¦ персоналом ¦ ¦ персоналом ¦ ¦ персоналом ¦
L----------------- L------------------- L---------------
-----------------¬ -------------------¬ ---------------¬
¦- Организация ¦ ¦- Бюджетирование ¦ ¦- Унификация ¦
¦работы службы ¦ ¦службы управления ¦ ¦технологии ¦
¦управления ¦ ¦персоналом и ¦ ¦управления ¦
¦персоналом ¦ ¦реализация бюджета¦ ¦персоналом в ¦
¦ ¦ ¦(функция ¦ ¦структурных ¦
¦- Управление ¦ ¦выполняется ¦ ¦подразделениях¦
¦персоналом ¦ ¦финансовыми, ¦ ¦ ¦
¦заводоуправления¦ ¦плановыми и ¦ ¦- Управление ¦
¦ ¦ ¦экономическими ¦ ¦изменениями ¦
¦- Механизм ¦ ¦структурными ¦ ¦подсистемы ¦
¦взаимодействия ¦ ¦подразделениями) ¦ ¦управления ¦
¦систем ¦ ¦ ¦ ¦персоналом ¦
¦управления ¦ ¦- Правовое ¦ ¦ ¦
¦персоналом ¦ ¦обеспечение ¦ ¦- Постановка ¦
¦заводоуправления¦ ¦ ¦ ¦управления ¦
¦и ¦ ¦- Документационное¦ ¦персоналом в ¦
¦производственных¦ ¦обеспечение ¦ ¦новых областях¦
¦подразделений ¦ ¦ ¦ ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦- Психологическое ¦ ¦дочерней ¦
¦ ¦ ¦обеспечение ¦ ¦компании ¦
¦ ¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦службы управления ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦персоналом ¦ ¦ ¦
L----------------- L------------------- L---------------
Рис. 1
Управление функционированием персонала включает: управление структурой общества (функция выполняется совместно с финансовыми, плановыми и экономическими структурными подразделениями); расстановку персонала; нормирование труда (функция выполняется совместно с финансовыми, плановыми и экономическими структурными подразделениями); управление количественным составом персонала; управление рабочим временем персонала; управление условиями труда персонала; оплату труда персонала; стимулирование персонала; интегрированный учет персонала; формирование и обеспечение управленческой отчетности по персоналу; поддержание корпоративной культуры (философии, корпоративных ценностей, внутреннего и внешнего имиджа); управление морально-психологическим климатом в коллективе.
Управление поддержанием (социальным обеспечением) персонала включает в себя разработку, заключение и контроль исполнения коллективного договора; негосударственное пенсионное обеспечение персонала; жилищное (ипотечное) кредитование; работу с пенсионерами и ветеранами; организацию медицинского обслуживания; социальное обеспечение персонала по линии ФСС; информационное обеспечение персонала; оказание материальной помощи сотрудникам.
Структура службы управления персоналом низовой организации Siemens
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Руководитель службы управления персоналом ¦
L-----------T------------------------T------------------------T-------------
¦ ¦ ¦
-----------+------------¬-----------+----------¬ ------------+----------¬
¦ Руководитель отдела п Руководитель отдела ¦ ¦ Руководитель отдела ¦
-+ оперативной работе с ¦¦ учета и расчетов с +¬¦ технического обучения+¬
¦¦ персоналом ¦¦ персоналом ¦¦¦ ¦¦
¦L------------------------L----------------------¦L-----------------------¦
¦------------------------¬----------------------¬¦-----------------------¬¦
¦¦- планирование ¦¦Расчеты с персоналом ¦¦¦Техническая и ¦¦
¦¦потребности в персонал妦(ЗП и другие выплаты)++¦маркетинговая учеба ++
¦¦- организация труда ¦¦(9 чел.) ¦¦¦(5 чел.) ¦¦
¦¦- отбор и адаптация ¦L----------------------¦L-----------------------¦
++- высвобождение ¦----------------------¬¦-----------------------¬¦
¦¦персонала ¦¦Учет и ведение ¦¦¦Ведение сводного банкদ
¦¦- внутриорганизационны妦делопроизводства ++¦данных о персонале ++
¦¦перемещения (8 чел.) ¦¦(1 чел.) ¦¦¦(2 чел.) ¦¦
¦L------------------------L----------------------¦L-----------------------¦
¦------------------------¬----------------------¬¦-----------------------¬¦
¦¦- организация обучения ¦¦Специальные функции: ¦¦¦Социально- ¦¦
¦¦персонала ¦¦- оплата ¦¦¦психологическая ¦¦
++- работа ¦¦командировочных ¦¦¦поддержка персонала и ++
¦¦с практикантами ¦¦- оплата сверхурочных¦¦¦руководителей (3 чел.)¦¦
¦¦(4 чел.) ¦¦- страхование ¦¦L-----------------------¦
¦L------------------------¦персонала +------------------------¬¦
¦------------------------¬¦- регистрация ¦ ¦Медицинское ¦¦
¦¦Специальные функции УП:¦¦документов (4 чел.) ¦ ¦обслуживание (7 чел.) +-
¦¦- годовые оценочные ¦L---------------------- L-----------------------
¦¦собеседования ¦
¦¦- совершенствование ¦
L+систем мотивации и ¦
¦оплаты труда ¦
¦- социальные льготы и ¦
¦компенсации (9 чел.) ¦
L------------------------
Рис. 2
Формирование службы управления персоналом обычно начинают с очерчивания наиболее очевидных задач, которые она призвана решать (обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестации, прохождения испытаний; оформление кадровых решений и ведение кадровой документации; консультирование работников по основным вопросам и ограничениям, связанным с выполнением ими функциональных обязанностей; анализ уровня профессиональной подготовки и организация переподготовки и повышения квалификации).
Определяя миссию работы с персоналом, ориентируются не столько на контрольные функции в обеспечении кадрового ресурса, сколько на процессы профессионализации персонала с целью создания корпуса работников, способных обеспечить качество производства продукции или услуг населению. Цели деятельности кадровой службы предприятия должны определяться, исходя из сформулированной стратегической миссии предприятия, а также с учетом его технологического и ресурсного обеспечения.
Кадровые цели направлены на то, чтобы процесс профессионализации был эффективен, и включают в себя: повышение качества работы персонала; повышение престижности предприятия и формирование мотивации поступления на работу; формирование доверия к предприятию в целом и к работникам в частности; формирование корпоративной философии предприятия, предусматривающей осознание глубокой взаимозависимости от конкретных работников.
Происходящие в России экономические реформы предъявляют повышенные требования к руководителям всех должностных рангов и уровней управления к организации разработки, принятия и реализации решений по формированию эффективных управленческих команд. Зарубежный и накапливаемый отечественный опыт показывают, что роль руководителя при формировании управленческих команд является ключевой. От того, насколько эффективно будут приняты решения в данной сфере управленческой деятельности, и будут в целом зависеть результаты работы предприятий.
При формировании службы управления персоналом организации принципиально важным является вопрос о численности и составе работников этой службы, их доле в общей численности персонала. В решении этого вопроса следует учитывать сложившиеся как в России, так и в других странах мира пропорции (табл. 3).