Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные. На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.
Как правильно нумеровать журналы
На практике нумерация производится в соответствии со следующими правилами:
- используются арабские цифры;
- номер ставится в верхнем правом углу на некотором расстоянии от текста;
- в рекомендациях Росархива указано, что нумерация производится карандашом, но использование ручки не запрещено, и оно обеспечивает длительность сохранения номера;
- используется сплошная потоковая нумерация, номера на чистые листы, титульные листы, описи и листы-заверители не ставятся;
- номера ставятся не на страницы, а на листы, если цифры ставятся на каждой странице, это нужно отдельно указать на прошивке;
- если количество листов превышает 250, дело разбивается на части;
- ошибки в номерах исправляются зачеркиванием, рядом ставится заверительная надпись и подпись лица, исправившего ошибку.
Точка зрения законодательных структур
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .
Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.
В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.
Как правильно оформить и прикрепить наклейку?
Заверяющая наклейка непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная доверенность на представление интересов в налоговой для посредника.
Требования к оформлению наклейки:
- Размеры заготовки около 40Ч60 мм.
- Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.
- Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.
- По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.
Как правильно нумеровать и шнуровать документы
Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.
- Проставление номеров только в правом углу.
- Номера не находят на текст.
- Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
- Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.
Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.
- Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
- Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.
Наказание за неправильную нумерацию или прошивку
Важным аспектом в организации документооборота является правильное нумерование и прошивка журналов. Неправильная нумерация или прошивка может иметь серьезные последствия, вплоть до наказания со стороны руководства или внешних органов.
Нумерация документов основана на принципах систематизации и идентификации. Важно пронумеровать каждую страницу журнала или каждый лист отдельно, чтобы упорядочить их и облегчить поиск нужной информации. Нумерация может быть осуществлена какими-либо специальными знаками или цифрами, которые проставляются в углу каждой страницы или листа.
Правила нумерации документов могут быть определены внутренними положениями организации или установлены в соответствии с требованиями документооборота. Несоблюдение этих правил может повлечь за собой наказание со стороны руководства, так как неправильная нумерация может привести к потере или нерациональному использованию информации.
Прошивание журналов также является важной составляющей правильной организации документов. Журналы можно прошивать с помощью нитками или специальными канцелярскими принадлежностями. Важно обеспечить надежность и удобство шнурования, чтобы предотвратить потерю или повреждение документов.
Наказание за неправильную нумерацию или прошивку может быть различным и зависит от внутренних положений организации. В некоторых случаях это может привести к дисциплинарным мерам, снижению оценки или даже увольнению с работы. Поэтому необходимо всегда быть внимательным и следовать установленным правилам и принципам нумерации и прошивки документов.
Как и с помощью каких ниток шнуровать журналы
Шнурование журналов является важной частью их оформления. Для того чтобы правильно прошнуровать журнал, нужно знать основные принципы и правила нумерации и прошивания документов.
Первым шагом при шнуровании журналов является нумерация страниц. Найти неправильную нумерацию или пропущенные страницы можно с помощью внимательного просмотра каждой страницы. Нумерация должна осуществляться по порядку, начиная с первой страницы и заканчивая последней.
Для шнурования журналов используются специальные нитки, которые обеспечивают надежное и прочное крепление. Нитки могут быть разных цветов и толщин, в зависимости от предпочтений и требований оформления. Чтобы нитки не развязывались, их можно зашить или завязать узел.
Основные принципы шнурования журналов заключаются в том, чтобы нитки проходили через отверстия, пронумерованные на страницах. Нитки должны быть натянуты достаточно плотно, чтобы не ослабить шнуровку, но при этом не слишком туго, чтобы не повредить бумагу.
Шнурование журналов является важным этапом их оформления. Правильное шнурование обеспечивает надежность и долговечность журнала, а также придает ему эстетичный вид. Не следует пренебрегать правилами и принципами шнурования, так как неправильная прошивка может привести к наказанию или потере документов.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Листы расположить так, чтобы ни один из них не вылез за края обложки, иначе со временем вылезший лист порвется, сомнется или станет нечитаемым.
Формирование документов для налоговой
Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5. Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.
Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.
По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.
Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.
Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Как правильно нумеровать страницы в журналах
3.1 В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 статья: Произведение, обстоятельно освещающее какую-либо тему, идею, вопрос, содержащее элементы их анализа и предназначенное для периодического, продолжающегося издания или непериодического сборника как составная часть его основного текста;
3.1.2 обзорная статья: Публикация, содержащая сводную характеристику, анализ и оценку состояния науки, техники, литературы и искусства за определенный период;
3.1.3 передовая статья: Ведущая статья в периодическом издании, посвященная наиболее важным принципиальным вопросам, выражающая точку зрения редакции или учреждения (организации), органом которого это издание является, и публикуемая в самом начале издания;
3.1.4 доклад: Сообщение на научную тему в ученом собрании или на съезде, конференции, совещании и т.д., содержащее отчет о деятельности или план ближайших мероприятий;
3.1.5 сообщение: Материалы на научную тему в ученом собрании, на съезде, конференции, совещании и т.д.;
3.1.6 рецензия: Произведение, содержащее анализ и аргументированную оценку авторского оригинала или вышедшего в свет издания;
3.1.7 тезисы: Сжато сформулированные положения и мысли, опубликованные до начала конференции, симпозиума и съезда;
3.1.8 письмо в редакцию: Форма выступления, в которой автор доводит до сведения широкой общественности какой-либо факт или ставит на общественное обсуждение какой-нибудь вопрос;
3.1.9 информационная публикация: По ГОСТ 7.23;
3.1.10 внутрижурнальные (внутрикнижные) библиографические указатели (списки, обзоры): По ГОСТ 7.0;
3.1.11 ключевое заглавие: По ГОСТ 7.74.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Как технически изготовить сшив
Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Каковы основные правила ведения документации по делопроизводству: правила прошивки, нумерации, какие журналы и учетные книги необходимы
2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании журнала) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три (четыре) отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).