Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности администратора офиса продаж». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций. Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.
Администратор отдела продаж
| Другие названия должности: | Секретарь отдела продаж / Ассистент менеджера по продажам / Помощник менеджера по работе с клиентами |
| Подчиняется: | Начальнику отдела продаж |
| Подчинённые: | Отсутствуют |
| Цель: | Поддержка эффективной деятельности отдела продаж |
| Задачи: |
|
| Функции: |
|
| Требования к опыту и квалификации: |
Администратор отдела продаж относится к категории специалистов; На должность администратора отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование и опыт работы от 2-х лет; Коммуникабельность, аккуратность, исполнительность; Опытный пользователь ПК. |
Кто может претендовать на должность?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
Требования работодателей
| Зарплатный диапазон | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| I |
|
| II |
|
| III |
|
| IV |
|
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Что это за работник и какова его роль
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, детально описано, какую роль играет и какие обязанности выполняет администратор в организации. Именно из него можно понять, что собой представляет работа администратором, что входит в обязанности такого работника, нужен ли он организации или его можно заменить секретарем (иным специалистом). Согласно справочнику, основные задачи такого сотрудника:
- прием и консультирование посетителей;
- создание благоприятных условий для них;
- прием претензий и заявлений от визитеров.
В обязанности офис-менеджера входит:
- Обслуживание
- Рассылка
- Оборудование
- Банкноты
- Поручения
- Торговые центры
- Планируйте встречи и встречи.
- Организовать планировку офиса и заказать канцтовары и оборудование.
- Содержите офис в хорошем состоянии и делайте необходимый ремонт.
- При необходимости сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержания офисных политик.
- Организация офисных процедур и операций
- Согласование всей оргтехники с ИТ-отделом
- Управляйте обсуждением контрактов и цен с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисов, чтобы обеспечить своевременное выставление счетов и оплату всех вещей.
- Управляйте бюджетом G&A для офиса и гарантируйте точную и своевременную отчетность.
- Оказывайте посетителям общую помощь.
- Помощь в адаптации новых сотрудников.
- Отвечать на запросы сотрудников по вопросам управления офисом (например, канцелярские товары, оборудование и организация командировок)
- Общайтесь с поставщиками услуг по управлению объектами, такими как уборка, кейтеринг и охрана.
- Планируйте внутренние и внешние мероприятия, такие как вечеринки, торжества и конференции.
Функции офис-менеджера
Основные функции офис-менеджера заключаются в том, чтобы контролировать повседневную деятельность офиса. Это включает в себя управление персоналом, организацию работы с документами и файловыми системами, обработку финансовых операций и надзор за общим обслуживанием офиса.
Офис-менеджеры также должны уметь справляться со сложными ситуациями с профессионализмом и дипломатией. Они должны обладать отличными организаторскими и коммуникативными навыками, а также способностью работать в режиме многозадачности.
Кроме того, офис-менеджеры должны уметь управлять бюджетами, разрабатывать финансовые планы и обеспечивать соблюдение местных законов и законов штата. Они также должны хорошо разбираться в офисных процедурах и уметь работать с разными людьми.
II. Должностные обязанности Администратора предприятия торговли
Администратор предприятия торговли исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует:
— эффективное и культурное обслуживание покупателей;
— создание комфортных условий для покупателей;
— бесперебойную работу предприятия.
2.2. Контролирует отсутствие нарушений правил торговли.
2.3. Проводит консультации с покупателями по вопросам, которые касаются оказываемых услуг.
2.4. Придерживается и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
2.5. Осуществляет контроль:
— за приемку – сдачу товаров на склад;
— за своевременной подачей товаров в торговые секции;
— за работой касс.
2.6. Осуществляет проверку качества, сроков годности товаров, наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.
2.7. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и
прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров,
торгового оборудования, прочего имущества предприятия.
2.8. Проводит необходимые организационно – технические мероприятия.
2.9. Организует уборку в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории.
2.10. Проводит рассмотрение претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием покупателей.
2.11. Доносит до руководства информацию об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, и о принимаемых мерах по их устранению.
2.12. Принимает меры, которые направлены на предотвращение и ликвидацию конфликтных ситуаций.
2.13. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда
требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны, а так же контролирует, чтобы всё вышеизложенное соблюдали работники. Так же контролирует выход работников на работу, присутствие их на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует ношение работниками форменной рабочей одежды. Следит, чтобы работники имели опрятный вид, сам выглядит достойно и опрятно.
2.14. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций,
торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и
состоянием рекламы.
2.15. Контролирует, чтобы были закрыты все внутренние помещения предприятия вовремя и сам закрывает предприятие в установленное время, после чего сдает помещение под охрану.
2.16. Содействует поддержанию на рабочем месте атмосферы доброжелательности, подает личный пример, как необходимо обслуживать покупателей.
Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями
Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.
Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:
- организация культурного обслуживания клиентов;
- консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
- принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
- рассмотрение жалоб и претензий потребителей.
Обязанности администратора по организации торговли
Вторую группу должностных обязанностей составляют действия администратора, направленные на организацию торгового процесса. Он следит за тем, чтобы в торговом зале был порядок, соблюдались правила выкладки товаров, на полках был представлен весь ассортимент и т. п.
При этом работодатели по-разному относятся к выполнению этих обязанностей администратором. Одни возлагают на администратора только обязанности по контролю за работой продавцов по наполнению торгового зала, другие вменяют ему выполнять самостоятельно часть работы, например организовывать первичную выкладку товара.
Вот пример нескольких должностных обязанностей, относящихся к этой группе:
- организация своевременной подачи товаров в торговые секции;
- проверка срока годности выставленных на продажу товаров;
- проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
- сверка размещения товаров с утвержденными образцами выкладки.
Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:
- исполнительность и ответственность;
- грамотность и аккуратность;
- стрессоустойчивость и инициативность;
- трудолюбие и коммуникабельность;
- позитивность и честность;
- выносливость и усидчивость;
- дисциплинированность, организованность.
Кто может претендовать на должность?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
Кто такой системный администратор
Системного администратора называют обычно сисадмином или IT-администратором. Это главный специалист в компании, заведующий всем компьютерным парком, включающим в себя технику, сеть и программное обеспечение. Перечень того, что входит в обязанности системного администратора, достаточно обширен: оказывать любую помощь сотрудникам в решении компьютерных проблем, обеспечивать доступ в интернет, устанавливать и обновлять ПО и доступно объяснять, как пользоваться необходимыми для работы программами.
В зависимости от размера компании обязанности сисадмина выполняет либо один человек, либо должность делится на категории, исходя из того, что необходимо администрировать:
- веб-серверы;
- базы данных;
- сети;
- почтовые серверы.