Что такое корпоративная карта и в чем ее суть

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое корпоративная карта и в чем ее суть». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
4. Как пользоваться корпоративной картой
5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
6. Как пополнить корпоративную карту
7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

• покупка товаров в личных целях;
• оплата заработной платы;
• оплата социальных платежей;
• погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;

• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;

• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами как с обычной зарплаты.

Если у вас ИП на УСН «Доходы» или патенте, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Как отчитываться по корпоративной карте

Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.

Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:

• наименование, номер и дату выдачи;
• название организации или ИП, ИНН;
• перечень товаров и услуг и их количество;
• сумму к оплате;
• должность, фамилия, инициалы сотрудника компании-продавца, личная подпись и печать (если она есть).

Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать еще и товарный чек уже не обязательно.

Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.

Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.

Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.

Плюсы использования корпоративных карт для организации:

— сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;

— не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;

— управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;

— с помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;

— круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;

— возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;

— снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;

Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать

Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.

Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.

Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.

При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.

Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях

В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

 Закрытое акционерное общество "Сладости Востока" ------------------------------------------------------------------------- Журнал приема и выдачи корпоративных банковских картДата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.Дата окончания ведения журнала:

N п/п

Ф.И.О.

Основания выдачи карты

Должность

N банковской корпоративной карты

Лимит

Овердрафт

Дата выдачи

Цель выдачи

Срок

Карту получил (подпись подотчетного лица)

Карту выдал (подпись бухгалтера)

Дата возврата

Карту получил (подпись бухгалтера)

10

11

12

13

14

Ватрушкин П.А.

Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к

Аудитор

4 561 231 500 326 000

100 000 руб.

21.03.2014

Командировочные расходы

14 календ. дн.

Ватрушкин

Булочкина

04.04.2014

Булочкина

Безменов С.О.

Заявление от 20.03.2014

Главный инженер

4 562 325 100 031 250

150 000 руб.

25.03.2014

Хозяйственные расходы

3 раб. дн.

Безменов

Булочкина

27.03.2014

Булочкина

Королев А.А.

Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45

Начальник департамента снабжения

4 589 300 100 096 750

150 000 руб.

28.02.2014

Хозяйственные расходы

До 31.12.2014

Королев

Булочкина

Грачева Н.С.

Заявление от 31.03.2014

Менеджер

4 875 000 225 462 540

50 000 руб.

01.04.2014

Хозяйственные расходы

5 раб. дн.

Грачева

Булочкина

07.04.2014

Булочкина

Смирнов Т.Л.

Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45

Коммерческий директор

4 235 850 020 011 250

150 000 руб.

150 000 руб.

02.04.2014

Представительские и командировочные расходы

Бессрочно

Смирнов

Булочкина

Что такое бизнес-карта

Корпоративная карта — платежный инструмент, который предназначен для использования юридическими лицами и предпринимателями. Продукт выпускается в рамках действующего расчетного счета и выдается руководителю или доверенному лицу.

К одному расчетному счету можно заказать несколько бизнес-карт для сотрудников организации.

Карта для бизнеса не предполагает использования в личных целях, если она не выпущена для индивидуального предпринимателя. Ей можно расплачиваться безналично и снимать деньги в случае необходимости. Объем расчетов ограничивается установленными лимитами и остатком средств на счете. Бизнес-карта — удобный платежный инструмент для предприятий, на которых нет кассы и наличного оборота как такового.

Есть ли разница между покупкой по бизнес-карте и оплатой, произведенной с расчетного счета практически нет?

По факту деньги идут с одного и того же расчетного счета, здесь разницы нет. Она есть лишь в удобстве расчетов. Дело в том, что при оплате товаров поставщику с расчетного счета вы делаете это онлайн, а бизнес-карта позволяет прийти в любой магазин и совершить в нем покупку.

Если карта именная и деньги зачисляются со счета, она все равно считается корпоративной?

Независимо от того, именная карта или нет, если она привязана к расчетному счету компании, то в любом случае будет числиться на организации, а значит будет корпоративной. Разница лишь в том, что если карта выдана конкретному сотруднику, то только он может производить по ней расчеты. На практике, конечно, оплачивать покупки могут и другие сотрудники, однако все расходы будут закреплены за тем должностным лицом, которому принадлежит карта.

Сколько можно снимать наличных по бизнес-карте ИП на УСН «доходы минус расходы», чтобы не попасть под блокировку счета по 115-ФЗ?

У банков есть такая норма. Если вы производите списание или перевод в сумме от 600 000 рублей и более за один раз, то рискуете попасть под пристальное внимание Службы финансового мониторинга банка. Если она посчитает сумму снятия или платежа несоответствующей вашему основному обороту по расчетным счетам, то может засомневаться в назначение платежа, реквизитах, получателе и прочем.

В этом случае банковская организация вправе заблокировать все движения по счетам до выяснения обстоятельств. Она запросит полный пакет документов. подтверждающих легальность происхождения денежных средств. Если вы оплачиваете партию товара, то необходимо будет предоставить контракт или договор по сделке, счет-фактуру, накладные и т.д.

Прежде чем расплачиваться корпоративной картой, работнику необходимо сообщить, в какой валюте открыт карт-счет, чтобы он не «подставлял» организацию и не нарушал требования валютного законодательства.

В Беларуси расчеты совершаются только в белорусских рублях. Поэтому, если обслуживающий банк не конвертирует иностранную валюту в белорусские рубли по валютной карте, то использовать ее можно только при оплате за рубежом (например, на командировочные расходы).

Также за границей можно использовать корпокарту в белорусских рублях. При использовании такой корпокарты банк, упрощенно говоря, покупает иностранную валюту за находящиеся на карте белорусские рубли.

Виды корпоративных карт Сбербанка

Сбербанк эмитирует карточки линейки «Business», работающие с двумя платежными системами – Visa и MasterCard. Они бывают кредитными или дебетовыми, а также ориентированными на использование внутри страны (рублевые) и за границей (в долларах/евро). Таким образом, бизнес-карта позволяет осуществлять расчеты за пределами России, отказавшись от предварительного приобретения валюты для зарубежных командировок сотрудников компании.

Для посещения европейских стран рекомендуется оформить MasterCard Business, а Америки – Visa Business.

Корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей бывает следующих типов:

• «бюджетная»;
• к основному счету (корпоративная);
• к бизнес-счету.

Для «бюджетного» платежного инструмента (Visa/MasterCard Business) открывается специальный бизнес-счет в рублях. На него зачисляются деньги для совершения транзакций по корпоративным картам.

Корпоративная – это универсальный банковский продукт, не требующий создания спецсчета и первоначальных зачислений. Для ее оформления предпринимателю нужно иметь расчетный счет, к которому будут прикрепляться рублевые платежные инструменты.

«Пластик», прикрепленный к бизнес-счету, открывается в трех валютах (рубли/евро/доллары).

Как пользоваться Бизнес картой Сбербанка

При эксплуатации корпоративной карты не нужно забывать о том, что все зачисленные на ней деньги принадлежат компании. Поэтому средства, находящиеся в распоряжении сотрудника фирмы, допускается расходовать строго по назначению и в интересах бизнеса.

Использование корпоративной карты в личных целях запрещено.

Если возникла необходимость в совершении оплаты при помощи корпоративного «пластика», то бухгалтер должен его пополнить со счета организации. При этом обязательно указывается цель расходования средств. В дальнейшем зачисленные деньги можно обналичить (через банкомат/кассу банка), для произведения расчетов за товары/услуги. Также данную транзакцию можно провести по безналу, осуществив перевод средств на счет продавца/подрядчика.

Выполнив задание/поручение работодателя, сотрудник компании должен сдать в бухгалтерию документы, свидетельствующие о расходовании средств (например, счет/квитанция), и чеки из банкомата/кассы. На основе предоставленных бумаг создается авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.

Правила пользования бизнес-картой – это инструкция по обращению с корпоративным «пластиком», с которым должен быть ознакомлен каждый уполномоченный сотрудник компании. Работать с данным платежным инструментом может только подготовленный представитель фирмы.

Инструктаж о том как пользоваться корпоративной карточкой должен быть проведен внутри компании.

Похожие записи:

• Правила отпуска: как вы должны отдыхать по закону
• Платить придется больше: новый закон касается присужденных судом денег
• Налоговый вычет за проценты по ипотеке