Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание дебиторской задолженности. Бухгалтерский практикум». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Другое основание для списания дебиторской задолженности — невозможность взыскать долг в порядке исполнительного производства. В этом случае Служба судебных приставов выносит акт о завершении взыскания долга в связи с невозможностью его осуществления и возвращает исполнительный лист кредитору. На основании соответствующего акта и исполнительного листа фирма-кредитор вправе списать дебиторку.
Определение понятия «безнадежная дебиторская задолженность»
Сумма денежных средств, которую невозможно взыскать с контрагентов (покупателей) называется безнадежной дебиторской задолженностью, ее можно отнести к неликвидным активам предприятия. Такие финансовые ресурсы предприятия в денежной форме не могут приносить требуемых предприятию доходов, а потому представляют собой лишь след от пребывания в этой форме.
Есть еще понятие «сомнительный долг» – это несколько иное. Такие долги относят к тем, что не погашены в сроки указанные в договоре и не обеспеченны никакими гарантиями (п.70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина 29.07.98 № 34н). Просроченный долг также может быть назван неистребованным.
Таким образом, сомнительные долги вернуть еще есть возможность, а вот безнадежные нет.
Документы для списания дебиторской задолженности в налоговом и бухгалтерском учете
В отличие от бухгалтерского учета в котором предприятие может только сформировать резерв сомнительных долгов, а потом использовать его для погашения безнадежной задолженности, в налоговом учете есть более простой способ. Списание безнадежной дебиторской задолженности сразу на убытки.
Но есть и исключения, когда например, предприятие-должник исключено из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой службы из-за отсутствия движения на банковских счетах и непредставления отчетов. В этой ситуации списать долг в налоговом учете нельзя. В Минфине утверждают, что в данных обстоятельствах оснований списывать дебиторскую задолженность нет. Придется ждать 3 года для истечения исковой давности.
Итак, для погашения безнадежной дебиторской задолженности предприятие проводит инвентаризацию. Опытные бухгалтера делают это перед сведением баланса в конце года, но согласно методическим указаниям утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49, сделать это можно и в другой период — по итогам любого из кварталов.
Оформляем следующие документы, согласно приказа Минфина №49 и постановления Госкомстата от 18 августа 1998 года №88:
- Форма № ИНВ-22 (Приказ о проведении инвентаризации).
- Форма № ИНВ-17 (акт расчетов с дебиторами);
- Приложение к форме № ИНВ-17 (информация о покупателях: название организации или ФИО физ. лица, сумма долга денежных средств, дата образования долга и прочее).
Невозможность взыскания долга приставами
Следует иметь в виду, что до истечения срока действия исполнительного листа — то есть в течение 3 лет после его выдачи судом — кредитор может неоднократно инициировать повторное взыскание задолженности, передавая лист в службу судебных приставов, правда, всякий раз не ранее чем через 6 месяцев после его возврата приставами (пп. 4, 5 ст. 46 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Рассмотрев, на основании чего можно списать дебиторскую задолженность, ознакомимся с нюансами документального оформления такого списания.
Бухгалтерский учёт списания дебиторской задолженности
Если у контрагента есть и кредиторская, и дебиторская задолженность, необходимо провести взаиморасчёт для выявления суммы списания.
Отслеживание и фиксацию срока исковой давности производят в таких документах, как:
- акты выполненных работ и товарно-транспортные накладные, подтверждающие взаимодействие;
- акты сверок;
- письменные и электронные обращения с призывами и ответами о погашении долга;
- платёжно-расчётные документы.
Формирование проводки бухгалтерского учёта зависит от источника списания, и формируется по следующим формам:
- резерв по сомнительным долгам — Дт63 Кт60, Кт62, Кт76;
- прочие расходы — Дт 91-2 Кт60, Кт62, Дт76;
- списание за счёт чистой прибыли — Дт 84.
Какую задолженность можно списать
Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.
Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.
Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту.
По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.
Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):
- должник принял и расписался в акте сверки;
- прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
- заплатил проценты или неустойку;
- фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.
Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).
Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).
Порядок списания кредиторской задолженности прошлых лет
«Просроченная» КЗ списывается отдельно по каждому существующему обязательству. При этом основанием для проведения списания кредиторской задолженности является ее инвентаризация, а также внутренний документ, обосновывающий причины списания (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета).
По общему правилу, инвентаризацию компании обязаны проводить ежегодно, чтобы составить годовую бухгалтерскую отчетность, отвечающую критерию достоверности. Вместе с тем руководитель вправе установить дополнительные основания для ее проведения, а также указать, что именно будет подлежать проверке (какие активы и обязательства). Просроченная кредиторская задолженность (порядок ее списания будет представлен ниже) как раз является таким основанием.
Поэтому в качестве первоочередного мероприятия на пути к списанию КЗ необходимо провести инвентаризацию, причем лучше не по всем обязательствам, а только по некоторым из них (к примеру, по расчетам с отдельными кредиторами).
По результатам формируется акт инвентаризации расчетов с кредиторами (форма № ИНВ-17), который содержит информацию о размерах совокупной, а не только «просроченной» КЗ. В акте по каждому кредитору указывается, в частности, его наименование, бухгалтерские счета, на которых учитывается та или иная КЗ в текущее время, информация о сверке (об отсутствии сверки, о наличии разночтений) взаиморасчетов с кредитором, а также объемы «просроченной» КЗ. Акт составляется инвентаризационной комиссией в 2 экземплярах и должен быть подписан членами комиссии.
Для списания кредиторской задолженности, срок давности для которой истек, кроме акта инвентаризации необходимо также письменное обоснование ее наличия. Таким обоснованием будет являться бухгалтерская справка о списании кредиторской задолженности (образец ее представлен ниже), составленная в разрезе синтетических счетов учета на основании данных бухгалтерских регистров, а также прочих подтверждающих задолженность документов (к примеру, акт сверки расчетов с кредитором). Из справки должно явно следовать, когда и по каким причинам образовалась конкретная КЗ, каков ее размер, а также в ней должны быть указаны реквизиты кредитора.
Резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте
Налогоплательщики имеют право создавать резервы по сомнительным долгам. Это удобно, чтобы расходы на списание долгов были более сбалансированными и предсказуемыми. Особенно для компаний, у которых много контрагентов и часто возникают просрочки.
Чтобы создать резерв, сначала нужно провести инвентаризацию «дебиторки» по состоянию на последнее число налогового или отчётного периода.
Налоговый период для всех плательщиков налога на прибыль — это год. Отчётный период зависит от того, как налогоплательщик считает авансовые платежи:
- Если ежеквартально, то это три, шесть или девять месяцев.
- Если ежемесячно, то один, два, три месяца и т.п. до окончания года.
Долг можно считать сомнительным, только если одновременно выполняются требования ():
- Задолженность возникла в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг.
- Долг не погашен в установленный законом срок.
- Задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией.
Если у самой компании тоже есть долги перед этим же контрагентом, то сомнительной считается сумма «дебиторки» за вычетом встречной задолженности.
Пример. ООО «Бета» не заплатило ООО «Альфа» за продукцию 100 тыс. руб. Но ООО «Альфа» тоже должно ООО «Бета» за приобретенное сырьё 30 тыс. руб. Поэтому для ООО «Альфа» сомнительной будет задолженность ООО «Бета» в сумме 70 тыс. руб.
Сумма, которая войдёт в резерв, зависит от того, на сколько просрочен долг на дату инвентаризации:
- До 45 календарных дней — создавать резерв не нужно.
- От 45 до 90 календарных дней включительно — резерв будет в размере 50% от задолженности.
- Свыше 90 календарных дней — в резерв попадет 100% от задолженности.
Пример. У ООО «Альфа» есть три контрагента с просроченной задолженностью. Расчёт суммы резерва будет выглядеть так:
| Контрагент | Сумма долга, тыс. руб. | Длительность просрочки, дни | Процент резерва | Сумма резерва, тыс. руб. |
|---|---|---|---|---|
| ООО «Гамма» | 350 | 95 | 100% | 350 |
| ООО «Дельта» | 200 | 25 | 0% | |
| ООО «Сигма» | 400 | 53 | 50% | 200 |
| Итого | 950 | х | х | 550 |
Трудности плательщиков ЕНВД
Плательщики единого налога на вмененный доход, в отличие от перешедших на УСН, по-прежнему ведут бухгалтерский учет. Значит, они должны списывать с баланса дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности и долги, нереальные для взыскания по иным причинам. Но убыток от списания безнадежного долга не уменьшит сумму их обязательств перед бюджетом по уплате единого налога, поскольку единый налог на вмененный доход исчисляется не от реально полученной прибыли, а от суммы вмененного дохода.
Воспользоваться полученным убытком смогут лишь те плательщики единого налога на вмененный доход, которые одновременно ведут несколько видов деятельности — облагаемых как ЕНВД, так и налогом на прибыль. Они могут уменьшить прибыль, подлежащую налогообложению по нормам гл.25 НК РФ, на сумму убытков от списания безнадежной дебиторской задолженности. Те плательщики единого налога на вмененный доход, которые не ведут деятельности, облагаемой налогом на прибыль, должны списать нереальную для взыскания «дебиторку» в бухучете, но не смогут использовать убытки от этого списания для уменьшения своих налоговых обязанностей перед бюджетом.
Перед плательщиками единого налога на вмененный доход, списывающими безнадежную дебиторскую задолженность, возникает такая же проблема с начислением НДС, как и у организаций, освободившихся от НДС по ст.145 НК РФ или перешедших на УСН. С одной стороны, на плательщиков ЕНВД не возложены обязанности по исчислению и уплате НДС. С другой стороны, они не выполнили обязательств по уплате налога с суммы неоплаченной реализации в то время, когда применяли обычный режим налогообложения. Поэтому МНС России считает, что при списании безнадежной дебиторской задолженности плательщики ЕНВД должны исчислить и уплатить в бюджет сумму НДС по указанным операциям.
Как создать резерв по сомнительным долгам дебиторской задолженности? Его величина зависит от того, каков срок просрочки долга. Установление данных сроков является достаточно разумным решением государства, так как сомнительная дебиторская задолженность — это долг, который не вернули в срок, и, разумеется, вероятность, что вернут пассив, сроки просрочки по которому составляют 10-15 дней, значительно выше, чем если бы это время составляло полгода или год. Соответственно, из-за различий в вероятности возвращения долга, существует и разница в объемах признаваемых резервов.
Так, если контрагент не возвращает долг в срок от одного до 45 дней, данная дебиторская задолженность не может быть признана сомнительной, так как данный срок слишком мал. Ведение бизнеса не всегда бывает предсказуемо, возможно, контрагент не возвращает долг из-за наличия непредвиденного кассового разрыва, соответственно, по этой причине подобные типы задолженностей не признаются в качестве сомнительных, не увеличивают размер резерва и не уменьшают величину выплачиваемого налога на прибыль
Если срок задолженности составляет от 45 до 90 дней, то она признается в объеме 50% от общей величины, увеличивая величину резерва на данную сумму.
Дебиторская задолженность, срок которой свыше 90 дней, признается в полном объеме.
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
Основные ошибки при списании дебиторской задолженности
При проведении списания просроченной дебиторки по завершению времени исковой давности, могут быть совершены некоторые ошибки:
- При оформлении списания не были оформлены все необходимые бланки. Так, ответственное лицо должно оформить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку, а также приказ на списание задолженности. Кроме этого, факт образования долга необходимо подтвердить оформленным соглашением, бухгалтерскими документами (актом выполненных работ, накладной, счет-фактурой и т. д.).
- Неправильно был рассчитан срок задолженности. Он начинает отсчитываться снова, если была проведена частичная оплата долга либо погашение процентов, подписан акт сверки, либо должник прислал письмо с просьбой отсрочить его погашение и т. д.
- Неверно произведен учет НДС по списанному долгу. В зависимости от того, кем является должник — поставщиком или покупателем, нужно либо оставить все как есть, либо произвести восстановление налога.
Кредиторская задолженность и «упрощенка»
Отдельно остановимся на вопросе списания кредиторской задолженности организацией, применяющей УСН.
Согласно ст. 346.15 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН, при определении налоговой базы учитывают доходы от реализации товаров (работ, услуг) и имущественных прав, определяемые в соответствии со ст. 249 НК РФ, и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 250 НК РФ. При этом не учитываются доходы, указанные в ст. 251 НК РФ.
В соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика, учитываемыми в целях налогообложения, признаются, в частности, доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ.
Согласно подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются доходы в виде сумм кредиторской задолженности налогоплательщика по уплате налогов и сборов, пеней и штрафов перед бюджетами разных уровней, по уплате взносов, пеней и штрафов перед бюджетами государственных внебюджетных фондов, списанных и (или) уменьшенных иным образом в соответствии с законодательством РФ или по решению Правительства РФ.
Исходя из этого, сумму кредиторской задолженности, списываемой организацией по истечении срока исковой давности, необходимо включить в состав внереализационных доходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.
Однако для УСН есть исключение, связанное с особенностью учета таких компаний. Согласно п. 1 ст. 346.17 НК РФ датой получения доходов у налогоплательщиков, применяющих УСН, признается день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод).
Таким образом, суммы предварительной оплаты (авансы), полученные от покупателей в счет получения товаров (работ, услуг), должны учитываться налогоплательщиками, применяющими УСН, при определении налоговой базы в отчетном (налоговом) периоде их получения.
В связи с этим суммы просроченной кредиторской задолженности по авансовым платежам, полученным налогоплательщиками, которые применяют УСН, при определении налоговой базы учитываться не должны. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 14.03.2016 № 03-11-06/2/14135.
Инвентаризация перед списанием
В согласовании с ч. 1 ст. 11 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства компании подлежат учету и инвентаризации.
Случаи, даты и процедуры инвентаризации, также список объектов устанавливаются хозяйствующим субъектом.
В процессе инвентаризации ДЗ посредством документальной проверки устанавливается корректность и аргументированность сумм ДЗ и КЗ, в том числе сумм, для которых истекли сроки. Число проведения инвентаризаций, их дата, составление перечня активов и денежных обязательств устанавливается руководством организации.
Проведение инвентаризации имеет место быть:
- при передаче собственности в аренду, приобретении, продаже;
- при изменении материально-ответственных лиц;
- до составления ежегодной отчетности.
Под инвентаризацией дебиторки понимается процедура ревизии расчетов с дебиторами компании.
Она заключается в сверке сумм значений, которые числятся на соответствующих счетах бухучета (ДЗ и КЗ). Здесь же проверяется задолженность на предмет ее просрочки и безнадежности. Формируется инвентаризационная комиссия, которая осуществляет все необходимые процедуры.