Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Любой бизнес желает расти и развиваться, а вместе с этим увеличивается количество документов, объём задач и штат сотрудников. Что нужно, чтобы корпоративная система могла свободно расширяться и надстраивать новые бизнес-процессы для сохранения качественной работы с документами?
С такой задачей отлично справляются системы, разработанные на базе инструментов Low-code. Они гарантируют гибкость процессов и лёгкое масштабирование, сохраняя при этом скорость обработки документов. Low-code инструменты позволяют добавлять функционал без знаний в области программирования. Настройка осуществляется в визуальном редакторе с помощью способа Drag-and-Drop, т.е. путём перетягивания графических элементов. Также в системе есть большой набор стандартных виджетов, который позволяет закрывать большую часть задач по визуализации данных. К тому же из этих виджетов можно создавать собственные компоненты и использовать их в дальнейшей работе. Такой вид инструментов позволяет не тратить денежные средства на привлечение дорогостоящих программистов. Все настройки начинают функционировать сразу, для этого не требуется останавливать работу системы и перезагружать её. Это позволяет реализовывать все идеи по дополнению системных возможностей не только легко, но и быстро.
Многие другие системы тоже могут масштабироваться, но что нужно сделать для этого? Ответ один — привлечь на проект программистов. При таком виде систем настройка осуществляется через создание новых скриптов, иными словами через прописывание кода. С такой работой не справиться без наличия необходимого уровня знаний. Плюс на расширение функционала потребуется больше времени и финансовых затрат.
Кто такие операторы ЭДО, что нужно о них знать и какова их роль в организации электронного обмена документами? Рассмотрим чуть подробнее, чтобы внести ясность.
Операторы ЭДО — коммерческие организации, которые обладают всеми необходимыми технологическими и правовыми возможностями для обеспечения безопасности и юридической значимости обрабатываемых документов. Они гарантируют конфиденциальность передаваемых данных и осуществляют проверку контрагентов.
Деятельность операторов ЭДО регулируется положениями Приказа ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Поэтому такое взаимодействие полностью легитимно и поддерживается официальным указом государства.
Что нужно, чтобы наладить взаимодействие с оператором ЭДО? В первую очередь необходимо подключить его к вашей корпоративной системе, через которую вы проводите обмен документами. Операторы ЭДО обязательно должны соответствовать всем установленным законодательством требованиям и иметь лицензию на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Также они должны обеспечить техническую составляющую реализации электронной обработки документов.
Что входит в функционал операторов ЭДО?
- Хранение документов согласно требованиям законодательства;
- Проверка каждого абонента на достоверность предоставленной информации;
- Фиксация истории изменений по каждому документу;
- Выгрузка и заполнение документов, подписание и отправка;
- Поддержка пользователей при работе с ЭДО;
- Обеспечение конфиденциальности обмена документами;
- Контроль соблюдения законодательных регламентов;
- Гарантия доставки документа;
- Реализация обмена приглашениями между контрагентами.
Кроме того, операторы ЭДО могут выступать независимой стороной при возникновении споров между контрагентами. Исключением является случай, если предмет спора связан с предоставлением документов в ФНС.
Отличия электронного документооборота от бумажного
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.
| Критерии | ЭДО | Бумажный документооборот |
|---|---|---|
| Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу | Да | Да |
| Можно ли потерять документ | Нет | Да |
| Прозрачность документооборота | Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло | Можно узнать подписанта |
| Время передачи контрагенту | Мгновенно | От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удалённости компании и выбранной услуги почтовой службы |
| Требуется физическое хранилище | Нет | Да |
| Требуется применение оргтехники | Нет | Да |
| Есть поиск по ключевым словам | Да | Нет |
В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:
- Приобрести электронную подпись.
- Подключиться к оператору данных.
- Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.
Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:
- Создание документа отправителем.
- Заверение документа электронно-цифровой подписью.
- Направление документа контрагенту.
- Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.
Что важно знать про электронный документооборот
ЭД – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы. Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими. Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д. Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает. Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную. Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних. Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭД – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы. На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Прежде, чем приступить к обсуждению плюсов и минусов электронного документооборота (ЭДО) и тех мифов и легенд, которые его уже сопровождают, скажем несколько слов о том, что такое ЭДО в России.
За последние 4 года законодательство в России претерпело определенные изменения, позволяющие компаниям перейти на электронные первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Приняты изменения Налогового Кодекса, позволяющие рассматривать электронные счета-фактуры, переданные по телекоммуникационным каналам связи, как равноценные оформленным на бумаге. Сюда же относится закон 63-ФЗ, описывающий стандарты электронной подписи, используемые при ЭДО, и целый ряд других законов, описывающих форматы счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и актов об оказании услуг, а также алгоритмы их обработки, используемые для придания юридической значимости.
Документы, форматы и структура которых предложены Министерством финансов и описаны в соответствующих законах, называются формализованными. Полный список законов приведен в конце статьи.
Законодательством определены форматы и сценарии отправки первичных документов, которыми необходимо пользоваться, чтобы на выходе получить юридически значимый электронный документ. В частности, для ТОРГ-12 и акта об оказании услуг электронный документ должен состоять из двух частей (титула продавца и титула покупателя), каждая из которых должна быть подписана соответствующей стороной. Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» описывает форматы накладной ТОРГ-12 и акта об оказании услуг.
Для счета-фактуры алгоритм обработки документа представлен Приказом N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» от 25 апреля 2011 г. В этом приказе впервые вводится понятие Оператора электронного документооборота (Оператора ЭДО) – он становится центральной фигурой в предоставлении компаниям услуги юридически значимого электронного документооборота. Присутствие Оператора ЭДО в качестве посредника между отправителем и получателем счета-фактуры является необходимым условием для юридической значимости счета-фактуры. Роль оператора ЭДО при обработке счета-фактуры в основном заключается в том, что оператор подтверждает дату и время получения и отправки счета-фактуры, тем самым решая вопрос о датах выставления и получения счета-фактуры.
Для оказания услуги ЭДО оператор обычно предоставляет своим клиентам (компаниям-участникам ЭДО) систему внешнего документооборота (систему ЭДО). С помощью этой системы клиенты могут загружать и подписывать документы, отправлять их контрагентам,контролировать статус доставки и обработки. В системе ЭДО электронный документ приобретает юридическую значимость, так как он представлен в соответствующем требованиям законодательства формате, подписан ЭП по установленным правилам и доставлен по алгоритму, который должен использоваться для этого документа. В системе ЭДО обычно есть как интерфейс компании-участника ЭДО, так и интерфейс Оператора ЭДО. В интерфейсе участника ЭДО компания-клиент оператора отслеживает свой документооборот юридически значимых документов с контрагентами. В интерфейса оператора, соответственно, Оператор ЭДО отслеживает процесс оказания услуги клиентам: подключает компании, проводит мониторинг услуги, выставляет счета…
Теперь несколько слов об электронной подписи. Для того, чтобы документ бухгалтерского или налогового учета был юридически значимым, необходимо использовать электронную подпись вида «усиленная квалифицированная». Подпись должна создаваться с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно – ФСБ РФ. Гарантом подлинности в данном случае выступает сертификат ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, причем УЦ должен быть обладать статусом доверенного УЦ ФНС.
С помощью электронной подписи осуществляется:
- аутентификация подписанта (он однозначно идентифицируется и не может отказаться от авторства)
- контроль целостности документа и защита от изменений.
Экономия на операциях за счет уменьшения количества ошибок
Электронный документооборот, если мы говорим о формализованных документах, гарантирует единообразие документов. Так как документы одного вида имеют одинаковую структуру, и она проверяется системой ЭДО, это позволяет сключить ошибки, связанные с неправильным оформлением или форматами – а это , между прочим, составляет около 20% от общего объема ошибок при бумажном документообороте. Конечно, ЭДО не защищает от ошибок в документах по существу: например, таких, как, ошибка в цене. Но при должной степени автоматизации эти ошибки можно отслеживать в системах покупателя в автоматическом режиме. Например, при получении накладной xml -файл документа можно загрузить в систему управления товарами покупателя и сразу же сравнить цены в накладной и в системе. Если цены не совпадают (например, в систему заведены цены из приложения к договору, а в указана другая цена, которая в договоре не была обозначена), то система выдает ошибку. В этом случае покупатель может связаться с продавцом, сообщить о неправильных ценах и затребовать правильный документ.
Распространенные вопросы и опасения на тему внедрения ЭДО
ЭДО – совершенно новая тема для многих наших заказчиков, но мы уже можем выделить некоторые наиболее распространенные вопросы и опасения.
- Что делать, если документ затребуют в суде? Как же суд примет электронный документ, ведь суды не могут обрабатывать xml-файлы, у них нет соответствующих программ.
— Очень просто: нужно распечатать документ в человеко-читаемом виде, приложить к нему распечатку электронной подписи, все подтверждающие квитанции (если это счет-фактура), и заверить распечатанный документ обычной подписью ответственного лица компании. Это будет равносильно представлению оригинала. Поэтому, во избежание ненужной работы, программы по обработке форматов первичных документов едва ли понадобится устанавливать в судах.
- Что будет, когда срок действия сертификата ЭП, которой подписан документ, истечет? Не перестанет ли документ быть юридически значимым?
— Если документ был подписан действующим на момент подписания сертификатом и в результате соблюдения всех требований законодательства по структуре и обработке документа стал юридически значимым, он останется таким, даже если срок действия сертификата истечет. Был ли сертификат ключа ЭП действителен на момент подписания, можно проверить при обращении в УЦ – а если УЦ уже не существует, при привлечении соответствующей экспертизы.
При этом нужно помнить, что для счета-фактуры свои правила юридической значимости, для накладной и акта – свои, а для договора эти правила будут совсем другими. Правила – это формат, схема отправки/получения документа, вид ЭП, которой можно его подписывать. Но здесь речь идет скорее не юридической значимости документа, а именно о том, будет ли подпись действительна после истечения срока сертификата.
Итак, в момент подписания сертификат ЭП должен быть действительным (то есть, не должен быть в списке отозванных). Подписывание действительным сертификатом – ответственность подписывающей компании. Однако в отслеживании факта действительности сертификата компаниям обычно помогают удостоверяющие центры, выдавшие сертификаты. Сообщить о том, что сертификат станет недействительным, — это обязанность выдавшего его УЦ.
Для того, чтобы проверить действительность ЭП, удостоверяющий центр оператора ЭДО будет проверять список отозванных сертификатов, относящийся к УЦ, выдавшему сертификат. Сертификат ЭП может быть отозван по разным причинам: у организации сменились реквизиты (например, ИНН или название), сменилось лицо, имеющее право подписи, сломался носитель, на котором находился сертификат ЭП, и т.д. В этих случаях организации получают новые сертификаты, а прежние сертификаты отзываются. Список отозванных сертификатов публикуется на сайтах УЦ, выдавших сертификаты. Представители компаний могут самостоятельно проверить, отозван ли сертификат. Но обычно функция проверки валидности сертификатов есть в системах ЭДО.
Предположим, вопрос о юридической значимости документа возник через несколько лет после того, как сертификат утратил действительность. Предположим, что даже УЦ, выдавшего сертификат, больше не существует. В этом случае будет проведена экспертиза по подписи на документе. Экспертиза проводится экспертами по криптографии и другими уполномоченными лицами, которых привлекает суд при удостоверении правильности оформление подписи на документе.
- Как же мы сможем выставлять счета-фактуры задним числом? Что делать, если документ должен относиться к предыдущему периоду?
— Если период закрыт и декларация по НДС подана, то ничего уже не поделаешь. В 21 главе Налогового Кодекса ясно и вполне конкретно говорится: счет-фактура является документом, служащим для применения налоговых вычетов. В соответствии с последними изменениями в НК, срок, когда счета- фактуры должны быть отражены в счетах компании, увеличен: счета- фактуры должны быть выставлены и получены до 20го числа месяца, следующего за отчетным, то есть до даты подачи налоговой декларации . Дата выставления счета подтверждается оператором ЭДО.
В заключение хотелось бы сказать, что сервис юридически значимого ЭДО – это огромные возможности оптимизации бизнес-процессов и упрощения обработки документов. Возможность отказаться от перемещения документов между компаниями в бумажном виде – лишь одна из них. Так, ФНС принимает не только регулярную отчетность, но уже и книги покупок/продаж, а также выборки первичных оригинальных документов в электронном виде. Порядок истребования и представления документов в электронном виде регулируется Приказом от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ «Об утверждении порядка направления требования о представлении документов(информации) и порядка представления документов (информации) по требования налогового органа в электронном виде по телекомуникационным каналам связи».
Возможность формирования выборок документов по запросу ФНС нажатием одной кнопки, и отправка требуемых документов в ФНС по каналам связи – это большой шаг по оптимизации операций по работе с отчетностью и коммуникации с ФНС.
И еще один нюанс: для того, чтобы эффективно внедрить ЭДО, необходимо задействовать представителей всех подразделений, чьи бизнес-процессы задействованы во входящем и исходящем документообороте. Бухгалтерия и финансовые подразделения, а также, возможно, склад, логистика , или отдел продаж – все отделы , задействованные во входящих/ исходящих поставках товаров/услуг, смогут сформировать предметные требования к новым процессам ЮЗ ЭДО. Уже на этапе планирования важно собрать и учесть эти требования и соотнести их с долгосрочными целями и задачами компании-заказчика.
Например, ситуация может быть такой. Организация оказывает услуги клиентам. Традиционно, по корпоративной политике все акты по оказанию услуг формируются в системе обслуживания клиентов. Отдел по работе с клиентами предлагает создать электронный портал оказания услуг клиентам. Предполагается, что как сторона, оказывающая услуги, так и заказчики будут подписывать акты на портале.
В то же время , бухгалтерия заинтересована в том, чтобы получать счета-фактуры в формате xml из 1С, и отправлять их заказчику через систему ЭДО.
В этом случае отделам нужно договориться между собой. Поскольку более эффективно использовать систему ЭДО для всех внешних коммуникаций (при этом документы будут связываться в системе ЭДО, и заказчик будет получать документы в более удобном виде), то рекомендуется интегрировать систему обслуживания клиентов с системой ЭДО, и подписывать акты об оказании услуг не на отдельном портале, а в системе ЭДО, интерфейс которой тоже может быть реализован как тонкий клиент (портал).
Как учитывать эффективность перехода на ЭДО? Когда мы говорим о стоимости ЭДО, разные операторы предлагают разные тарифы – до 5 руб за документ, предоставляют специальные тарифы, скидки. Чтобы определить выгоды от внедрения ЭДО, нужно понять, какие процессы работы с поставщиками/клиентами и какие системы будут оптимизированы, а также учесть скорость перехода на ЭДО с разными контрагентами.Понять потенциальную (а впоследствии – реальную) экономию можно, сравнив затраты ресурсов на уже привычные и альтернативные методы работы. Поскольку компании используют разные системы и процессы работы, для всех эти суммы будут разными.В заключение хотелось бы заметить, что технология ЭДО новая, но потребность в таких решениях высока, и поэтому развивается она очень быстро. Использование ЭДО несет реальную выгоду, но для ее достижения нужно проделать определенную работу: убедить контрагентов, пересмотреть сложившиеся практики работы. Некоторые процессы (как, например, процесс работы со счетом-фактурой) пока кажутся усложненными, но наработанная практика поможет их упростить, как это уже случалось с другими аспектами автоматизации бухгалтерии и финансового учета.
Список релевантных законов:
- Федеральный Закон № 229-ФЗ от 27 июля 2010 об изменениях в НК РФ по ЭСФ
- Приказ от 25 апреля 2011 г. N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
- Приказ ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168 о порядке представления электронных документов в ФНС
- Федеральный Закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г «Об электронной подписи»
- Постановление от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»
- Приказ ФНС № ММВ-7-6/36 от 30.01.2012 «Об утверждении форматов служебных документов, используемых в документообороте ЭСФ».
- Приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета … счетов-фактур, книги покупок и книги продаж…», вступил в силу 23.05.2012
- Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде.
- Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619 Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС.
- Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (накладные и акты)
- 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям« от 28.06.2013
- ММВ-7-6/658@ О внесении изменений в приказы ФНС России от 27 декабря 2013 г.
- Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и статью 12 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям»».
Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?
При заключении договора с удостоверяющим центром следует обращать внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, что он соответствует требованиям о наличии финансовых гарантий ответственности за ущерб, причиненный третьим лицам в связи с их доверием информации, указанной в сертификате проверки электронного ключа подпись такого удостоверяющего центра или сведения, содержащиеся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, на сумму не менее 1,5 миллиона рублей.
При заключении договора с удостоверяющим центром важно обращать внимание на предмет договора. Согласно статье 432 Гражданского кодекса Российской Федерации, это обязательные условия для договоров данного типа. Договор считается заключенным, если стороны в формах, предусмотренных в соответствующих случаях, достигли согласия по всем существенным условиям договора. То есть важно максимально четко указать предмет договора.
Предмет договора вытекает из закона «Об электронной подписи».
Центр проверки:
- создает сертификаты ключей для проверки электронных подписей и выдает эти сертификаты;
- устанавливает срок действия сертификатов ключей для проверки электронных подписей;
- аннулирует сертификаты ключей для проверки электронных подписей, выданные данным органом по сертификации;
- выдает средства электронной подписи по запросу заявителя;
- ведет реестр сертификатов ключей для проверки электронных подписей, выданных и аннулированных данным удостоверяющим центром;
- устанавливает порядок ведения реестра свидетельств;
- генерирует ключи электронной подписи и ключи проверки электронной подписи по запросу заявителей;
- проверяет уникальность ключей для проверки электронной подписи в реестре сертификатов;
- проверяет электронные подписи по запросу участников электронного взаимодействия;
- осуществляет другие действия, связанные с использованием электронной подписи.
Ответственность сертификационного центра возникает в следующих случаях:
- невыполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, вытекающих из договора на оказание услуг сертификационным центром;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей (п. 3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. 30.12.2015) «Об электронной подписи»).
Страхование может быть предусмотрено дополнительными условиями договора с удостоверяющим центром.
Размер оплаты в большинстве услуг зависит от количества исходящих документов — чем больше пакет, тем дешевле будет стоимость документа. Входящие документы обычно бесплатны. Сравниваем цены основных игроков на июль 2020 года.
| Оператор EDF | Стоимость услуги |
| Taxcom | Пакеты от 200 исходящих в год — 2000 руб. (10 руб. За документ) до 10 000 исходящих — 50 000 руб. (5 руб. За документ). |
| Корус | Пакеты от 50 исходящих в месяц — 350 рублей (7 рублей за документ) до 1000 исходящих в месяц — цена по запросу. Есть годовые пакеты: от 600 исходящих — 3 600 рублей (6 рублей за документ). |
| СБИС | От 500 руб. За пакет из 50 исходящих документов (10 руб. За документ). |
| Партнерское решение UKassa и СКБ Контур — сервис «Диадок» | Пакеты от 600 исходящих в год — 4200 рублей (7 рублей за документ) до 12 000 исходящих — 68 400 рублей (5,7 рублей за документ). |
Что такое ЭДО и зачем нужны операторы
ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.
Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.
ЭДО после наработки опыта
Со временем, когда у сотрудников будет больше опыта в работе с ЭДО, основные операции с документами можно будет выполнять в несколько кликов — формирование, подписание, отправка, получение.
При этом работу можно организовать таким образом:
- Исходящие документы. Ответственные лица, например, менеджеры заполняют их в программе по продажам, к примеру, в 1С:Управление торговлей и отправляют покупателям. Сведения поступают в 1С:Клиент ЭДО, на основании чего формируется документ, который затем подписывается ЭЦП и направляется оператору ЭДО;
- Входящие документы. Партнер направляет документы, которые поступают в 1С:Клиент ЭДО, обрабатываются и передаются в 1С:Управление торговлей. Затем ответственный сотрудник, например, менеджер проверяет их корректность и направляет обратно в 1С:Клиент ЭДО на подписание.