Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Как отказаться от использования печати
Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.
Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.
Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.
Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.
Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.
Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись.
Печать как обычай делового оборота
Как видим, такой реквизит трудового договора, как печать работодателя, Трудовым кодексом не предусмотрен. А значит, ее отсутствие не делает документ юридически недействительным.
Косвенно этот вывод можно сделать на основании ч. 1 ст.
61 ТК РФ. В ней сказано, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено другими нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома руководителя.
О печати работодателя здесь речи не идет.
Поэтому в рассматриваемой ситуации можно говорить лишь о сложившемся обычае делового оборота удостоверять подписи должностных лиц на трудовых договорах печатью.
Какие реквизиты в трудовом договоре обязательны
Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении трудового договора, установлен в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса:
— ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
— место и дата заключения договора. Как эти реквизиты указать, говорится в п. п. 3.11 и 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, далее — ГОСТ Р 6.30-2003;
— подписи сторон. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
Есть еще один реквизит, который в указанной статье Трудового кодекса не упоминается, но который необходим, потому что ссылки на него содержат другие кадровые документы. Это номер договора.
Использование печати на трудовом договоре в практике
Дополнительные факты Важно, что печать в трудовом договоре не придает документу юридическую силу — она является подтверждением подлинности подписи должностного лица на финансовых и других документах, нуждающихся в заверении подлинной подписи (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003).
О том, что трудовой договор без печати не имеет юридической силы, не упоминается ни в одной из статей ТК РФ. Однако она может проставляться по желанию сторон, выступая в качестве реквизита, подтверждающего подлинность подписи представителя работодателя.
В соответствии с законодательством печать организации должна проставляться:
- На документах, выступающих удостоверением прав третьих лиц;
- На бумагах, фиксирующих факты, непосредственно связанные с распоряжением финансовыми суммами;
- На других документах, где необходимо заверить подпись должностного лица.
В этом перечне также отсутствует упоминание о необходимости проставления оттиска печати на трудовом договоре. Несмотря на это, в большинстве случаев на практике он ставится на всех документах, среди которых не только соглашение между работником и работодателем, но и прилагаемые к нему дополнения.
О продлении срочного трудового договора читайте .
Обязательные сведения в трудовом договоре
В договоре должна содержаться ссылка на место и дату его заключения, а также информация, точно идентифицирующая стороны. Гражданин при приёме на работу представляет:
- ФИО;
- паспортные данные;
- ИНН;
- номер пенсионного страхового свидетельства.
Компания-наниматель указывает следующие реквизиты:
- точное наименование;
- ИНН;
- номер доверенности подписанта или ссылку на соответствующий пункт устава организации.
Внимание! Все вышеуказанные данные прописывают в начале договора или на последней странице, рядом с подписями. Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, то его реквизиты заполняют аналогично тем, что требуются от работника.
Статья 57 Кодекса также содержит ряд обязательных и дополнительных пунктов, которые включают в трудовой контракт:
| Существенные условия | Дополнительные условия |
|---|---|
| Описание места исполнения должностных обязанностей, его расположение | Конкретизация данных о структурном подразделении |
| Перечень трудовых функций, режим работы | Наличие испытательного сроки и его продолжительность |
| Дата начала и окончания (для срочных работ) договора | Обязательства о неразглашении информации, полученной на службе |
| Порядок начисления заработной платы | Возможность обучения, повышения квалификации за счёт работодателя, обязательства связанные с таким обучением |
| Гарантии для специалистов, задействованных на опасных и вредных производствах | Дополнительные социальные выплаты, компенсации и поощрения |
| Условия и характер работы | Негосударственное пенсионное обеспечение |
| Пункты об обязательном социальном страховании с указанием размера отчислений | Информация о программах дополнительного страхования, реализуемых за счёт работодателя |
Стороны вправе оговаривать и другие, не запрещённые законом условия. При этом обязательные пункты должны исполняться, даже если их не прописали в договоре.
Печать как обычай делового оборота
Как видим, такой реквизит трудового договора, как печать работодателя, Трудовым кодексом не предусмотрен. А значит, ее отсутствие не делает документ юридически недействительным.
Косвенно этот вывод можно сделать на основании ч. 1 ст. 61 ТК РФ. В ней сказано, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено другими нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома руководителя. О печати работодателя здесь речи не идет.
Нужно учесть также, что печать не придает документу юридическую силу — она лишь подтверждает подлинность подписи должностного лица на финансовых и иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003). А данное требование в отношении трудового договора не предусмотрено Трудовым кодексом.
Поэтому в рассматриваемой ситуации можно говорить лишь о сложившемся обычае делового оборота удостоверять подписи должностных лиц на трудовых договорах печатью.
Примечание. Следует отличать реквизиты договора от его условий. Реквизиты — это справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефона, факса, счетов в банке, адрес электронной почты, ОКПО, ИНН (КПП), ОГРН и другие сведения по усмотрению организации (п. 3.9 ГОСТ Р 6.30-2003). А условия договора — это положения, требующие согласования между работником и работодателем.
Трудовой договор – это предусмотренная Трудовым кодексом (далее также – Кодекс) разновидность соглашения между работником и нанимателем по ключевым моментам рабочего процесса. Документ устанавливает права и обязанности сторон, определяет результат, получаемый организацией, и оплату, полагающуюся принимаемому в штат специалисту.
Важно знать! Граждане приобретают правоспособность в части заключения договорных отношений с работодателями с возраста 16 лет. Договор носит свободную форму, в которой прописывают обязательные и дополнительные условия.
Договорённости сторон скрепляют подписями генерального директора (иного уполномоченного сотрудника) и работника. Печать на трудовом договоре стравят в целях заверки подписи должностного лица. Как правило, это штамп организации, но в ряде компаний для кадровых документов заведена отдельная печать.
Основы законодательства о заключении письменных трудовых соглашений заложены в Главе III Кодекса. Разъяснения по отдельным вопросам, касающимся отношений работников и нанимателей, содержатся в письмах федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных в соответствующей области (Минтруд и Роструд России).
При возникновении трудовых споров, судьи руководствуются ранее принятыми решениями коллег по аналогичным делам, в целях сохранения единообразия правоприменительной практики.
Сведения о сторонах договора и документах, на основании которых они действуют
Информация о данных сторон является обязательным пунктом. Здесь указывается Ф. И. О. трудоустраивающегося сотрудника, название организации-работодателя, Ф. И. О. и должность лица, подписывающего от его имени договор.
Если работодателем является ИП, указываются его статус и Ф. И. О.; если физлицо — Ф. И. О. Указывать в преамбуле договора паспортные данные работника необязательно, если они будут указаны в разделе с реквизитами сторон. Указать же сведения о документе, на основании которого действует работодатель, нужно обязательно.
Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram
Если работодателем выступает компания, такими документами выступают:
- для руководителя организации — устав;
- для другого работника — доверенность (указывается ее номер, если таковой имеется, дата выдачи, дата окончания действия).
Подписание трудовых договоров — это представительство (гл. 10 ГК РФ). Нельзя подписать этот вид документов на основании приказа о замещении руководителя или же просто на основании того, что в его должностные обязанности входит такая функция. Доверенность обязательна.
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Обязательна ли печать на «первичке»
Известно, что все расходы фирмы должны быть подтверждены первичными документами. При этом если есть унифицированная форма первичного документа, то ее и надо использовать. Если же нужный бланк в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрен, то можно разработать свой, главное, чтобы в нем были обязательные реквизиты. Это наименование документа, дата, когда его составили, название организации, от имени которой он оформлен, суть операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении, а также должности и подписи ответственных лиц. Такие требования к «первичке» перечислены в ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).
Заметьте: в числе обязательных реквизитов печати нет. Значит, документ и без нее будет действительным.
Если речь идет о первичных документах, которые фирма разрабатывает самостоятельно, то все понятно, печать не нужна. Но как быть, если печати нет на документе, который составлен по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России? Ведь обычно на ней стоит пометка «М.П.» — место печати. Можно ли списывать затраты на основании такого документа, если оттиска на нем нет?
Все зависит от того, что сказано в указаниях по заполнению унифицированных форм. Не в каждом из них есть фраза о том, что операция должна быть подтверждена печатями фирм. Возьмем разъяснения по заполнению форм для учета торговых операций — они приведены в Постановлении Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. В этом документе ни слова не говорится о печатях, указано лишь, для чего предназначена та или иная накладная, в скольких экземплярах ее надо составлять.
О том, что оттиск необходим, сказано, например, в инструкции по заполнению путевого листа. Однако на нем следует ставить собственную печать организации. А это можно сделать в любой момент, даже во время налоговой проверки.
Обязательны печати грузоотправителя и грузополучателя на товарно-транспортной накладной (ТТН), форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Будет ли ТТН без печати считаться документом, на основании которого можно списывать стоимость товаров на расходы в налоговом учете? К сожалению, проблемы с инспектором возникнуть могут. В такой ситуации налоговики ссылаются на ст.252 Налогового кодекса РФ, где сказано, что «под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации». И раз унифицированной формой предусмотрена печать, то без нее документ считается оформленным с нарушением законодательства.
В данном случае, на наш взгляд, лучше попросить контрагента все-таки поставить печать на документе. Если же получить оттиск никак не удается, то противопоставить чиновникам можно лишь норму ст.9 Закона N 129-ФЗ.
Сведения о сторонах договора и документах, на основании которых они действуют
Информация о данных сторон является обязательным пунктом. Здесь указывается Ф. И. О. трудоустраивающегося сотрудника, название организации-работодателя, Ф. И. О. и должность лица, подписывающего от его имени договор.
Если работодателем является ИП, указываются его статус и Ф. И. О.; если физлицо — Ф. И. О. Указывать в преамбуле договора паспортные данные работника необязательно, если они будут указаны в разделе с реквизитами сторон. Указать же сведения о документе, на основании которого действует работодатель, нужно обязательно.
Если работодателем выступает компания, такими документами выступают:
- для руководителя организации — устав;
- для другого работника — доверенность (указывается ее номер, если таковой имеется, дата выдачи, дата окончания действия).
Подписание трудовых договоров — это представительство (гл. 10 ГК РФ). Нельзя подписать этот вид документов на основании приказа о замещении руководителя или же просто на основании того, что в его должностные обязанности входит такая функция. Доверенность обязательна.
Относительно ИП и физических лиц указываются паспортные данные и ИНН.