Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое оптимизация рабочего процесса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.
Преимущества оптимизации
Оптимизация рабочего процесса способствует:
- Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия;
- Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем;
- Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания;
- Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be;
- Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании;
- Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке;
- Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса.
План и принципы оптимизации процессов производства
Оптимальным и самым распространенным способом считается комплексная оптимизация с помощью метода «Снизу вверх». Ее называют ТОП — тотальная оптимизация производства. Для составления успешного плана оптимизации нужно определить:
Цели и объекты. Не должны противоречить друг другу. Каждые цель и объект необходимо сформулировать так, чтобы они не затрагивали смежные. Например, нельзя повысить эффективность при сокращении себестоимости. Это две разных задачи, их стоит разделить и достигать поэтапно. Сначала рост эффективности при прежней себестоимости, а затем ее снижение.
Достаточность ресурсов. Нужно четко понимать, какими мощностями обладает управление. Есть ли свободе выбора, нужный объем денежных средств и уровень экспертности для реализации плана. Возможность сравнения. Текущая ситуация должна быть прозрачна отражена в цифрах, чтобы результат оптимизации можно было сравнить с количественными показателями.
Когда план оптимизации разработан, необходимо удостовериться, что соблюдены основные принципы ТОП. Всесторонний подход. Нельзя просто сократить расходы, нужно одновременно с этой мерой решить вопросы с производительностью и комфортом труда, качеством продукции и особенностями производства. Конкретные цели. Для всех подразделений и с учетом специфики рассчитывается план сокращения затрат. Только на основе точных данных составляется план.
Идеи сотрудников. Необходимо получить обратную связь от сотрудников с практическим опытом. Ноу-хау позволит не только эффективно оптимизировать производство, но и укрепить корпоративную культуру. Заимствование идей. Если стандартный подход кажется неэффективным, можно обратиться к опыту международных компаний и адаптировать его подход под себя.
Непрерывный контроль. Промежуточные результаты необходимо отслеживать и сверять с планом. Так вы вовремя заметите отклонения и внесете в оптимизацию корректировки.
Для чего нужно оптимизировать
Стоит помнить, что модернизация — это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение — это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.
Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации — это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.
Как внедрять новую схему
Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.
Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.
Сейчас процедура улучшения во многом завязан на усовершенствовании учета, кассовых операций и адаптации к новым законам. Глобальная маркировка продукции заставляет почти все предприятия полностью перестраивать рабочие процессы.
Отличным союзником станет компания «Клеверенс». Ведь это:
-
Решение коробочного типа, направленное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для предприятий, которые действуют на территории РФ. Учитывается специфика местного рынка.
-
Индивидуальные решения для фирм. Это пример оптимизации с учетом целей и задач. Исходя из глубокого анализа нужд, структуру работы предприятия.
-
Упрощенные приложения. Мы уточняли, что одной из трех важнейших задач являются темпы исполнения и производства. Учет и обработка данных тоже относятся к этому разделу. А с программами от «Клеверенс» управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. Фактически, это не только повышение скорости, но и снижение затрат работников. То есть, фактор экономии.
Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности
На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:
-
приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;
-
выстраивание системы процессного управления до старта проекта;
-
назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;
-
назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;
-
регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;
-
контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;
-
разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.
Наглядный пример оптимизации бизнес-процесса
Конструкторский отдел компании по производству мебели производит расчёт параметров продукции в таблицах Excel, которые используются в качестве калькулятора с расширенным спектром функций. Результаты вычислений необходимо перевести в текстовый документ, распечатать и передать бумажный вариант в плановую службу, которая разрабатывает паспорт и этикетки для новой модели.
Недостатки процесса:
- информация переносится из цифрового файла на бумагу, а затем снова вносится в компьютер (временные затраты);
- необходимость постоянно закупать бумагу, обслуживать принтер, покупать лицензионные программы (финансовые затраты);
- отсутствие аналитической базы делает невозможным контроль бизнес-процесса (нет данных по количеству расчётов, производительности и прочим факторам).
Изучение бизнес-процесса специалистами-аналитиками позволило вдвое сократить время бизнес-процесса и на треть уменьшить использование бумажной документации:
- на базе программы 1С был создан документ, позволяющий производить и хранить все необходимые расчёты;
- результат сохраняется в базе и доступен всем смежным службам, которые распечатывают части документа по мере необходимости.
Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ. Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности. Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации.
Топ-5 ошибок оптимизации
-
Слишком резкие изменения. Внедрение новых алгоритмов и отказ от старых, в том числе рабочих, целесообразен, если предприятие балансирует на грани банкротства. В остальных случаях это приводит как минимум ко временной остановке производства, так как новые процессы еще не налажены, а прежние уже не применяются.
-
Завышенные требования. Строго прописанные требования загоняют компанию в узкие рамки. Другая проблема – слишком большие траты ради идеализации. Например, покупка мощных программ для маленькой компании. Их стоимость превышает возможные доходы от использования высоких технологий.
-
Отсутствие учета человеческого фактора. Если есть желание сделать бизнес-процессы согласованными, понятными и эффективными, работать нужно и с персоналом. Выявите сильные и слабые стороны сотрудников и проведите обучение. Иногда хороший результат дает дополнительная мотивация.
-
Неправильная постановка задачи. Если что-то пошло не так еще на этапе анализа и определения целей, результаты не будут соответствовать ожиданиям. Примеры подобной ошибки – сильный акцент на второстепенных факторах или несоответствие цели затратам.
-
Слишком активная вовлеченность руководства. Найдите золотую середину. Если руководитель уделяет много времени контролю и анализу, понижается его эффективность, соответственно сокращается прибыль. Если предприятие большое, разумнее доверить оптимизацию сторонним экспертам, обладающим навыками в этой области. Каждый представитель приглашенной компании должен быть занят теми задачами, которые лежат в зоне его обязанностей и компетенции.
-
Главная ошибка – это оптимизация ради оптимизации. Проводить ее нужно, когда в этом есть необходимость, иначе она станет дополнительной нагрузкой на персонал, отвлечет внимание от первостепенных задач и вызовет отток сотрудников. Это прибавит количество строк в списке расходов и даже может стать причиной банкротства и прекращения производства.
Методы оптимизации могут отличаться. «Кто-то останавливается на японских подходах и использует «Кайдзен», кто-то использует «Шесть сигма», кто-то называет усовершенствования тотальной оптимизацией. Методы в каждом отдельном случае могут отличаться, однако суть сводится к одному: сокращение издержек производства, рост объемов или качества продукта», — отмечает Алексей Герасименко.
Тотальная оптимизация производства на ОАО «МК «Азовсталь» была разбита на этапы, каждый из которых покрывал один из ключевых участков производства. То есть в каждом цехе исследовались производственные процессы, используемые технологии и экономика, составлялся детальный бюджет, выявлялся наибольший потенциал для сокращения затрат. Также в рамках отдельного цеха рассматривались возможности увеличения объемов производства.
Первый шагом на МК «Азовсталь» было формирование отдела оптимизации производства. По результатам строгого конкурса были отобраны энергичные способные сотрудники комбината с высшим образованием из различных цехов и отделов, независимо от специальности. Также были привлечены внешние специалисты. Они провели обучение специалистов основам экономики, методам управления производством, подходам к решению производственных проблем и методам анализа экономики предприятия.
Вторым этапом можно назвать формирование списка предложений по улучшению. Специалисты отобранной группы вели наблюдение за работой всех сотрудников. В конечном итоге, им удалось сформировать список того, что стоит улучшить. По словам Алексея Герасименко, жизнеспособной оказывается только часть рацпредложений. На рассмотрение и одобрение управляющего комитета, в состав которого входили представители компании «Систем Кэпитал Менеджмент» и генеральный директор комбината, выносился пакет инвестиционных проектов или предложений по цеху.
После этого проводился анализ предложений с точки зрения экономической целесообразности. «Всегда есть опасность того, что производственники начнут лоббировать свои интересы и предлагать то оборудование, которое впоследствии окажется не таким уж экономичным», — рассказывает Алексей Герасименко.
После анализа, согласования с техническими руководителями, компания разработала план внедрения. Затем был составлен бюджет. При самом внедрении обнаружился ряд нюансов, о которых консультанты не предупредили специалистов компании. «Кроме того, любое предложение по оптимизации должно приносить реальные деньги, а не прибыль, описанную в проектах. Для этого изначально каждый сотрудник должен быть готов к снижению производственных норм, наряду с внедрением новых механизмов, — рассказывает Алексей Герасименко. — Наша компания столкнулась с заблуждениями работников относительно протекающих процессов». Кроме того, опыт компаний показывает, что в план внедрения оптимизации всегда стоит закладывать эксперимент. «Если предлагается купить десять установок, купите одну, научитесь с ней работать, а потом докупайте остальные», — отмечает представитель ООО «Метинвестхолдинг».
Подобной схеме следовала и группа компаний «Кернел». Сначала была собрана инициативная группа, которая и проводила оптимизацию. Группа построила модель процесса производства «как есть на сегодня», детально описывающую все подпроцессы, которые функционируют на предприятии. Затем группа работала над выявлением параметров, требующих улучшений, и выявлением ненужных, дублирующих операций. Последние были отсечены в ходе оптимизации. Далее строилась модель «как должно быть», составлялся план изменений. Последний этап — внедрение изменений, анализ результатов проведенной работы.
Работа с сотрудниками на внештатной, удалённой основе
Исследование аналитической компании eMarketer под названием “Удаленная рабочая сила меняет мировой рынок труда” начинается словами: “Если Вы сомневаетесь, что удаленно работающие сотрудники начинают играть существенную роль на рынке труда, имейте в виду, что данный отчет написан в парижском кафе с беспроводным доступом к Интернету австралийским экспертом, работающим на американскую компанию, и был отправлен на утверждение менеджеру, который работает дома в Нью-Джерси”.
Действительно, учитывая тенденции рынка труда, процессы информатизации и глобализации, а также потребности стартующего бизнеса, можно смело утверждать, что качественная работа с внештатными сотрудниками уже стала не менее важной составляющей бизнеса, чем работа со штатниками. Как именно выстроить эффективную работу с людьми на расстоянии, с которыми к тому же по условиям работы созданы либо устная договоренность, либо заключено соглашение типа агентского договора?
Решить эти проблемы существенно помогают различные онлайн-инструменты, например, социальные сети, позволяющие собрать вместе необходимых для работы над проектом специалистов, предварительно познакомив их друг с другом. Эффект совместной работы обязательно должен присутствовать и здесь. У коллег, которые не встречаются лично для обсуждения рабочих моментов, зачастую не возникает того взаимопонимания, которое присуще командам, работающим в одном офисе. А это немаловажное условие для создания благоприятной атмосферы внутри коллектива и высокой эффективности деятельности.
Разный эффект от разных уровней оптимизации
Бизнес-процессы имеют разное влияние на конечный результат компании. Одни являются драйверами выручки и прибыли. Другие, как например, административно-управленческие процессы, поддерживают принятие решений и управленческие действия, генерируют информацию, услуги и прочие результаты, задействованные в ключевых процессах. Поэтому, снижая расходы, можно достичь разных уровней эффективности. То, к какому из них придете вы, зависит от цели – сэкономить локально или добиться стратегически важных улучшений, – а также от того, какие процессы и в какой степени вы стремитесь оптимизировать.
1) Первый уровень
Имеет дело с теми затратами, которые генерируются внутри каждой отдельной организационной единицы, каковой является, например, отдел или департамент.
Несомненный плюс: это самый быстрый способ урезать расходы; решения не коснутся интересов других частей компании, а значит, нет поводов для дополнительных согласований и, возможно, даже конфликтов.
Недостаток: большой экономии на этом уровне достичь не удастся – обычно до 10%, в лучшем случае до 20%.
Важно помнить, что некоторые издержки, которые несет отдел, рождаются из потребностей других организационных единиц в результатах его работы. Например, один отдел является заказчиком аналитической деятельности другого в виде докладов и расчетов, но все расходы падают на исполнителя.
2) Второй уровень
Чтобы добиться сокращения такого вида затрат, нужно подняться на второй уровень, который предполагает совместную деятельность «заказчиков» и «исполнителей» по оптимизации взаимосвязанных бизнес-процессов.
Односторонние действия недопустимы. Снижение издержек можно осуществить только при условии, что все взаимосвязанные стороны согласовали, как они изменят свои бизнес-процессы и формат взаимодействия в соответствии с новыми реалиями. Здесь можно выгадать более 20% экономии и оптимизировать бизнес-процессы, которые поддерживают разные функции, но имеют общий интерес в результате.
3) Третий уровень
Наконец, третий, самый плодотворный уровень, позволяет купировать более 30% затрат.
Сложность: работа с затратами здесь опирается на понимание всей схемы бизнес-процессов компании; оптимизация затрагивает множество активностей.
Выгода: инициативы поддерживают процессы-драйверы прибыли и могут принести наибольший стратегический эффект.
Что такое бизнес-процессы в компании
Бизнес-процесс – это совокупность мероприятий, направленная на формирование определенного готового изделия или услуги. Интересно то, что такая категория не имеет большого числа научных дефиниций. Ее используют по умолчанию, не предоставляя четкого и явного определения. Например, есть процесс, а есть бизнес-процесс. На первый взгляд – это однотипные операции. По факту не совсем так:
- процесс – это некий участок работы, действий, имеющих старт и окончание. Его совершает не человек, а программа, автоматизированная система;
- бизнес-процесс – это то, что реализуется посредством участия человека. Реализовать подобный алгоритм действий невозможно без участия сотрудника предприятия.
Категории бизнес-процессов
Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:
Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.
Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.
Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.
При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.
Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес