Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления служебной поездки за границу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Нюансы формирования приказа
Основным этапом оформления служебной поездки является подготовка приказа, в котором указываются данные сотрудника, место и цели командировки, сроки и прочая необходимая информация. Обычно, данный образец является унифицированным, но некоторые организации вносят дополнения или правки с обязательным сохранением важных реквизитов.
После согласия сотрудника выполняется оформление необходимых бумаг. Для командировки за границу рекомендуется подготовить дополнительное распоряжение с указанием всех нюансов, включая:
-
условия оформления заграничного паспорта, визы и других документов для пересечения границы;
-
рекомендации по смете, возможные ограничения и суммы по каждой из статей расходов;
-
бронирование гостиницы в установленное время;
-
аренда транспортного средства (или выдача служебного);
-
заказ проездных билетов и их распечатывание;
-
обмен валюты с выдачей аванса сотруднику.
Какие необходимы отчетные документы?
Как и в стандартном случае, необходимо составить авансовый отчет. Он составляется в той валюте, в которой были осуществлены траты (при расчете налоговых отчислений бухгалтер использует документ из обменного пункта или использует курс, который был установлен на конкретный день). Все расходы сотрудник указывает с обратной стороны бланка. Важно прикрепить все финансовые документы, которые подтверждают траты, чтобы оформление загран командировки было законным.
Несмотря на то, что авансовый отчет подается в валюте страны назначения, все чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры нужно перевести на русский язык, чтобы бухгалтер мог их учесть. В том случае, если был осуществлен перелет, помимо авиабилетов понадобится посадочный талон. Кроме того, все электронные чеки также нужно распечатать в единичном экземпляре.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Документы, подтверждают командировочные расходы работника
Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).
Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):
-
если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
-
если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).
Наличные деньги — это бумажные купюры и банкноты, а также монеты (кроме монет, изготовленных из драгоценных металлов).
Денежный инструмент представляет собой чек или вексель, а также это могут быть ценные бумаги, которые подтверждают обязательства должника выплатить одолженные деньги.
Не следует путать ценные бумаги с расписками. В расписке указывается имя должника и имя того, кому необходимо вернуть долг. В ценной бумаге лишь указывается факт обязательного возврата, причем конкретно имя человека, которому должны деньги, не обозначается.
Дорожным чеком считается ценная бумага, в которой указывается номинал и две подписи владельца. На данный момент дорожные чеки выпускаются в евро и долларах.
Номиналы в евро:
- 50 EUR.
- 100 EUR;
- 500 EUR.
Номиналы в долларах США:
- 20 USD;
- 50 USD;
- 100 USD;
- 500 USD;
- 1000 USD.
Всегда ли нужно ли оформлять служебную записку
Нередко возникает вопрос о том, нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку. Сразу скажем, что законодательством это не предусмотрено. Однако в некоторых случаях именно служебная записка будет являться основанием для отправки сотрудника в командировку (см., например, Приказ ФТС России от 27.07.2009 N 1338).
Кроме того, служебная записка обязательно потребуется, если работник по уважительной причине (болезнь, производственная необходимость и т.д.) задержался в командировке. Чтобы ее продлить, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. А несовпадение количества календарных дней, прописанных в приказе о направлении работника в командировку и его командировочном удостоверении, обоснует служебная записка.
Как правило, служебную записку составляет начальник структурного подразделения командированного сотрудника, а изданный на ее основании приказ подписывает руководитель организации.
Запрет на выезд для госслужащих: с чем это связано
Как видно из вышесказанного, какое-либо ограничение выезда за границу, связанное лишь с нахождением на госслужбе, законом не предусмотрено. По сути, запрет на пересечение границы может быть наложен на чиновника лишь в случае:
- Доступа к сведениям, содержащим гостайну под грифом «особой важности» или «совершенно секретно». Речь идет о так называемых второй и первой форме допуска, которые в силу секретности предоставляются ограниченному кругу лиц.
- Службы в ФСБ. Это не только оперативники, пограничники, но и относящиеся к ведомству военно-медицинские, научно-исследовательские, экспертно-судебные подразделения и так далее.
Действует она по одной и той же схеме: начальство издает внутреннюю директиву/постановление/приказ, которым рекомендует руководствоваться при оформлении отпусков. В частности, руководство отдельных ведомств ежегодно составляет перечень стран, в которые запрещен/разрешен выезд служащих из конкретной структуры. При оформлении отпуска сотрудников эти рекомендации обязательно принимаются к сведению.
На кого распространяется негласный запрет
Таким образом, запрет на посещение других государств официально касается лишь граждан, имеющих доступ к государственным тайнам, независимо от названия службы, а также сотрудников ФСБ. А вот негласное ограничение права на выезд распространяется на куда большее количество служащих. Разберемся, какие госслужащие не могут выезжать за границу.
В первую очередь это касается органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная и альтернативная служба. Дело в том, что выезд за границу данных служащих согласно ст. 19 ФЗ № 114 предполагает получение предварительного разрешения командования, без которого им не выдаются сданные на хранение паспорта.
В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития № 317 от 20.12.2004 к так называемым силовикам относятся служащие:
- МВД, в том числе полицейские, сотрудники миграционных органов, ГИБДД, других полицейских управлений и департаментов;
- Минобороны, за исключением срочников и служащих альтернативной службы;
- ФСБ, включая пограничников;
- Федеральной службы охраны;
- Службы внешней разведки РФ;
- Федеральной службы исполнения наказаний;
- МЧС.
Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подтвердить длительность командировки помогут:
- отметки о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
- проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
- приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам.
Пример
ООО “Компания” направляет менеджера в командировку в Германию и Испанию. Длительность поездки — 5 дней.
В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам и РФ:
- Германия — 60 евро
- Испания — 70 евро
- Россия — 600 рублей.
1 августа в сотрудник вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.
В 3 августа в 17.00 менеджер вылетел из Германии и прилетел в Испанию вечером того же дня. Суточные за 3 августа будут выплачиваться по “испанским” нормам — 70 евро.
5 августа сотрудник вылетел из Испании и приземлился в Москве. Суточные за этот день будут считаться как за командировки по России — 600 рублей.
Итого:
- 1 и 2 августа — суточные по германской норме 60 евро. Всего 120 евро за два дня.
- 3 и 4 августа — суточные по нормам, принятым для Испании — 70 евро. Всего 140 евро за два дня.
- 5 августа — суточные по России 600 руб.
На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Запрет на выезд для госслужащих: с чем это связано
Как видно из вышесказанного, какое-либо ограничение выезда за границу, связанное лишь с нахождением на госслужбе, законом не предусмотрено. По сути, запрет на пересечение границы может быть наложен на чиновника лишь в случае:
- Доступа к сведениям, содержащим гостайну под грифом «особой важности» или «совершенно секретно». Речь идет о так называемых второй и первой форме допуска, которые в силу секретности предоставляются ограниченному кругу лиц.
- Службы в ФСБ. Это не только оперативники, пограничники, но и относящиеся к ведомству военно-медицинские, научно-исследовательские, экспертно-судебные подразделения и так далее.
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.
Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.
Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.