Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налоговый учет возмещаемых расходов по договору аренды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По договору аренды одна сторона обязуется передать другой во временное владение и пользование за ежемесячную плату определенное имущество. Регулируются данные правоотношения гражданским законодательством. Однако оно никаким образом не затрагивает вопрос обязательного включения в ежемесячный платеж коммунальных услуг.
Несколько слов об аренде
Подавляющее большинство наших отечественных компаний не считают целесообразным или не имеют как таковой возможности купить помещение для своего офиса. Во-первых, это удовольствие обошлось бы им совсем не дешево, во-вторых, кто знает, как в дальнейшем сложится работа. Может быть, через год-два придется закрываться или сменить вид деятельности, а помещение в собственности может стать некоторой «обузой» для их владельцев. Более того, некоторые директора из числа наших клиентов рассказали о том, каким неустойчивым может быть рынок нежилого фонда в России. В частности, цены на недвижимость формируются из множества факторов, в числе которых не только «внутренние убранства», но также и местоположение в городе, уровень развития близлежащей инфраструктуры, наличие или отсутствие транспортной развязки плюс еще много других внешних факторов. Скажем, если поблизости от «дорогущего» бизнес-центра стали возводить жилой дом, то это неизбежно приведет к шуму от работы строительной техники. До тех пор, пока ремонт не закончится, цены на недвижимость могут оставаться сравнительно низкими, но как только стройка закончится – цены вновь могут подскочить. Конечно, если есть финансы и талант, то на этой разнице в ценах можно неплохо заработать, однако большинство компаний имеют совершенно другой профиль деятельности и им просто не до этого. Следовательно, будь у директора желание выкупить целый этаж здания или его полностью, то неизвестно, насколько выгодно он его продаст в будущем, когда такая необходимость возникнет. Собственно, поэтому аренда является максимально удобным вариантом пользования недвижимостью – минимум долгосрочных обязательств и рисков. Также можно будет съехать в другое место, если того потребуют обстоятельства.
На основании вышеизложенного мы делаем вывод, что потенциальному арендатору помещения под офис или склад необходимо с самого начала договориться о том, кто будет платить за «коммуналку». Если этого не сделать, то разбираться придется уже после. Как бы в этом случае дело не дошло до суда. Самым обидным здесь будет то, что причиной всего этого станет невнимательность арендатора, который не удосужился вчитаться в пункты и разделы договора аренды. Следовательно, рекомендуем нашим читателям со всей ответственностью и осмотрительностью подойти к данному вопросу. Также рекомендуем в обязательном порядке воспользоваться нашими проводками, которые призваны помочь в особенности молодым бухгалтерам, которые еще только начинают свой профессиональный путь. Опытным бухгалтером тоже не помешало бы проверить свои знания и, надеемся, освежить в памяти разные точки зрения. Особенно это будет актуально в том случае, если организация переезжает из одного помещения в другое и при этом сменяются условия аренды. Так или ичаче, рекомендуем вам действовать на свое усмотрение.
Благодарим за внимание!
Вопрос компенсации коммунальных расходов арендодателю является крайне неоднозначным, поскольку оформляться он может различными способами.
Выбрать наиболее удобный из них крайне важно, поскольку в зависимости от того, как именно это происходит, производится исчисление некоторых налогов (на прибыль, добавленную стоимость). При этом достаточно сложно сделать это действительно правильно, потому что государственные органы не имеют единого, унифицированного мнения по поводу, что считается доходом и расходом организации, а что – нет. Особенно, когда речь идет о денежных средствах, перечисляемых съемщиком в счет оплаты коммунальных услуг.
На данный момент самым удобным способом считается включение расходов на электроэнергию, водоснабжение и т.п. в ежемесячный платеж сразу. Тогда будет удобнее исчислять НДС, а также вести бухгалтерский учет.
Основания для расторжения
Любой из договоров имеет свой срок действия, начиная с момента подписания, заканчивая датой, указанной в тексте. В некоторых ситуациях возникает необходимость разорвать возникшие договоренности в одностороннем порядке. В разделе досрочного расторжения могут быть указаны любые причины, которые, по мнению сторон, служат веским основанием для прекращения действия указанных в документе условий.
Порядок исчисления НДС
О том, как исчислять НДС, если договором предусмотрена постоянная и переменная (дополнительная) составляющие арендной платы, говорится в пункте 1 письма ФНС России № ШС-22-3/86@.
Арендодатель выставляет арендатору счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня оказания услуги. Причем днем оказания услуги является последний день месяца. Обратите внимание: налоговую базу по НДС арендодатель определяет исходя из суммы арендной платы, состоящей из основной и дополнительной частей. Следовательно, он вправе применить налоговые вычеты «входного» НДС, которые ему предъявили снабжающие организации при приобретении коммунальных услуг, включенных в арендную плату в качестве ее переменной части.
Арендатор на основании акта сдачи-приемки услуг и правильно оформленного счета-фактуры арендодателя может принять к вычету «входной» НДС, относящийся как к переменной, так и к постоянной частям арендной платы. Напомним, что общие правила применения налоговых вычетов прописаны в пункте 2 статьи 171 и пункте 1 статьи 172 НК РФ. Такое оформление коммунальных платежей — самое безопасное с точки зрения налоговых рисков.
Выбор места арендуемого объекта
В любом случае договорные отношения представляют собой динамику, а не стабильные и бессрочные правила. При этом арендатор волен отказать арендодателю по вполне обоснованным экономическим причинам.
В контексте сложившейся инфраструктуры правовых отношений, отражающих предложения потенциальных арендодателей и спрос потенциальных арендаторов, выбор есть всегда, поэтому прежде, чем планировать аренду с обязательным возмещением «коммуналки», стоит рассмотреть нетрадиционные варианты аренды:
- за чертой города;
- в сельской местности;
- на территории промышленной зоны;
- в районе железнодорожной станции или аэропорта.
В зависимости от особенностей бизнеса, нетрадиционное расположение офиса или производственного участка может дать экономию не только в тратах на аренду и коммунальные платежи, но и удешевить доставку материалов или отгрузку продукции, уменьшить затраты на связь или уменьшить налоговое бремя за счёт увеличения транспортных расходов.
Офис в центре столицы, безусловно, эффектное свидетельство престижа, но экономический эффект часто имеет большее социальное и практическое значение. Кроме того, выбор удалённого варианта аренды может упростить отношения по аренде, по возмещению коммунальных платежей, дать работу местному населению, которое часто менее требовательно к уровню заработной платы.
Порядок исчисления НДС
О том, как исчислять НДС, если договором предусмотрена постоянная и переменная (дополнительная) составляющие арендной платы, говорится в п. 1 Письма ФНС России N ШС-22-3/86@.
Арендодатель выставляет арендатору счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня оказания услуги. Причем днем оказания услуги является последний день месяца. Обратите внимание: налоговую базу по НДС арендодатель определяет исходя из суммы арендной платы, состоящей из основной и дополнительной частей. Следовательно, он вправе применить налоговые вычеты «входного» НДС, которые ему предъявили снабжающие организации при приобретении коммунальных услуг, включенных в арендную плату в качестве ее переменной части.
Арендатор на основании акта сдачи-приемки услуг и правильно оформленного счета-фактуры арендодателя может принять к вычету «входной» НДС, относящийся как к переменной, так и к постоянной частям арендной платы. Напомним, что общие правила применения налоговых вычетов прописаны в п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ. Такое оформление коммунальных платежей — самое безопасное с точки зрения налоговых рисков.
Договор о возмещении затрат по оплате коммунальных платежей образец
Иных условий, кроме законодательства РФ быть не может.
- Наконец, в конце договора указываются платёжные реквизиты обеих сторон, подписавших документ.
- Образец договора на возмещение коммунальных услуг арендатором можно скачать здесь. Отдельные нюансы и особенности договора Поскольку такой договор имеет юридическую силу с момента подписания, то и его несоблюдение одной из сторон может повлечь за собой самые неприятные последствия. Мало того, что договор может быть досрочно расторгнут (условия его расторжения обязательно должны быть подробно прописаны в документе, и соответствовать действующему законодательству), отдельные последствия несоблюдения пунктов договора могут стать предметом судебного разбирательства. Есть также санкции, применяемые в случае просрочки внесения требуемых сумм для возмещения затрат на оплату предоставляемых коммунальных услуг в оговоренные сроки.
Вся сложность расчётов за предоставленные коммунальные услуги заключается в том, что счета на их оплату получает арендодатель. В них включены расчёты по оплате услуг для всех имеющихся площадей, в том числе и арендуемых.
Как в этом случае взыскивать оплату коммуналки с арендатора, и в каком размере, решать арендатору и арендодателю. Варианты оплаты коммунальных услуг Чаще всего используется два способа возмещения арендатором расходов по оплате коммунальных услуг.
В первом случае арендодатель вносит в договор найма жилого помещения пункт о размере арендной платы состоящий из 2 частей:
- Первая часть фиксированная и предполагает оплату именно за арендуемое помещение.
- Вторая часть – плавающая, в которую и входит оплата коммунальных услуг.
Нормативы общедомового потребления
Согласно этим нормативам, в расчётах учитываются:
- По отоплению. Технологические потери в Гкал, которых нельзя избежать: при устранении течей во время ремонта отопительной системы (потеря горячей воды); устранение разрывов на стояках; подготовка системы отопления к зимнему сезону, куда входит её промывка; потери при техническом обслуживании системы.
- По горячему водоснабжению. Технологические потери во время ремонта и техобслуживания внутридомовых трубопроводов и стояков.
- По холодному водоснабжению. К П.2 добавим уборку придомовой территории, полив газонов в летний период.
- По электроснабжению. Освещение: лифта (при его наличии), козырьков, лестничных клеток, тамбуров, подвалов.
Глава 33. коммунальные платежи при аренде
33.1. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОПЛАТЫ КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ
Большинство организаций осуществляют свою деятельность в арендованных помещениях. Для того чтобы нормально эксплуатировать помещения, арендаторы пользуются электроэнергией, холодной и горячей водой, теплом, газом, т.е. коммунальными услугами (п. 4 ст. 154 ЖК РФ). Перечень предоставляемых коммунальных услуг устанавливается в каждом конкретном случае в договоре аренды.
Таким образом, при получении имущества в аренду у арендатора возникает обязанность не только своевременно и в полном объеме вносить арендную плату, но и оплачивать коммунальные услуги, если иное не установлено законом или договором (п. 2 ст. 616 ГК РФ).
Как правило, арендаторы производят уплату коммунальных услуг не поставщикам этих услуг, а своим арендодателям, компенсируя тем самым их расходы на «коммуналку».
Это связано с тем, что в большинстве случаев договоры с поставщиками коммунальных услуг (энергоснабжающими и газоснабжающими организациями, организациями водопроводно-канализационного хозяйства и другими, далее — коммунальные службы) заключают арендодатели, являющиеся собственниками передаваемых в аренду помещений.
Таким образом, арендодатель «передает» арендатору расходы по оплате коммунальных услуг (в части арендуемых помещений), не являясь поставщиком этих услуг.
Важно учесть, что возложение на арендатора расходов по оплате коммунальных услуг не может рассматриваться как форма арендной платы (п. 12 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.
2002 N 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой»). Поэтому договор, в котором в качестве арендной платы предусмотрена только оплата коммунальных услуг, может быть признан незаключенным (п.
1 ст. 654 ГК РФ).
Что касается расчетов за коммунальные услуги, то арендатор по согласованию с арендодателем может оплачивать «коммуналку» либо в составе арендной платы, либо отдельно от нее.
Возможность включения коммунальных платежей в состав арендной платы установлена гражданским законодательством (ст. 614 ГК РФ).
Рассмотрим два способа такого включения.
33.1.1. КОММУНАЛЬНЫЕ ПЛАТЕЖИ ОПЛАЧИВАЮТСЯ В СОСТАВЕ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ
33.1.1.1. АРЕНДНАЯ ПЛАТА С УЧЕТОМ «КОММУНАЛКИ» — ФИКСИРОВАННАЯ
При таком способе сумма арендной платы с учетом коммунальных расходов определяется в фиксированном виде. Стоимость коммунальных услуг в договоре отдельно не выделяется.
Например, организации «Гамма» (арендодатель) и «Омега» (арендатор) заключили договор аренды нежилых помещений общей площадью 200 кв. м. В договоре предусмотрено, что ежемесячная арендная плата составляет 42 952 руб. (в том числе НДС 6552 руб.) и включает стоимость коммунальных услуг (горячего и холодного водоснабжения, отопления, энергоснабжения).
Отметим, что данный способ в некоторых случаях может быть не выгоден, и вот почему. Фактическая стоимость коммунальных услуг, как правило, меняется. Такие изменения могут происходить несколько раз в течение года. Однако учесть их в договоре и, соответственно, скорректировать размер арендной платы стороны могут только раз в году (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
Кроме того, величина оплаты некоторых услуг напрямую зависит от размера их потребления, а предугадать заранее, сколько, например, электроэнергии потребит арендатор, получается не всегда.
Таким образом, может возникнуть ситуация, когда фактически потребленные арендатором коммунальные услуги не покрываются размером коммунальных платежей, учтенных в составе арендной платы.
Поэтому на практике организации предпочитают использовать второй способ.
33.1.1.2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА — ФИКСИРОВАННАЯ, «КОММУНАЛКА» — ПЕРЕМЕННАЯ
- При таком способе размер арендной платы в договоре складывается из двух частей:
- — фиксированный (основной) платеж;
- — переменный (дополнительный) платеж.
Фиксированный (основной) платеж — это собственно плата за площадь арендуемых помещений (здания), т.е. плата за аренду. Переменная (дополнительная) часть арендной платы представляет собой расходы на коммунальные услуги, потребленные арендатором в расчетном периоде.
Например, между организациями «Гамма» (арендодатель) и «Омега» (арендатор) заключен договор аренды нежилых помещений общей площадью 200 кв. м. Условиями договора предусмотрено, что арендатор ежемесячно уплачивает арендную плату в размере 33 400 руб.
(фиксированный платеж) и сумму, эквивалентную стоимости коммунальных услуг (горячего и холодного водоснабжения, отопления, энергоснабжения), потребленных арендатором (переменный платеж).
Расчеты бюджетного учреждения с прикрепленными потребителями коммунальных услуг
Одной из особенностей развития предпринимательства в постсоветской России является то, что коммерческие организации возникали в значительной своей части на базе либо вокруг ранее существовавших государственных организаций, используя в своей хозяйственной деятельности коммунальную инфраструктуру последних. При этом в роли государственных организаций, закрепленное за которыми имущество сдается в аренду коммерческим предприятиям, выступают бюджетные учреждения.
При создании бюджетных учреждений государство наделяет их имуществом, а также обеспечивает подключение их к системе обеспечения коммунального обслуживания.
Возникающие рядом с бюджетным учреждением коммерческие организации первоначально не имеют возможности создать собственную систему коммунальных коммуникаций, поэтому они, как правило, арендуют площади бюджетного учреждения с возмещением последнему коммунальных затрат.
В другом случае площади сторонних организаций принадлежат им, не закреплены за бюджетным учреждением, но подключены к их единым коммунальным сетям. При этом все проблемы возмещения учреждению его затрат на оплату коммунальных услуг такими организациями аналогичны проблемам возмещения данных затрат арендаторами закрепленного за учреждением имущества.
Получая от таких потребителей (арендаторов) платежи в возмещение произведенных в их интересах коммунальных затрат без согласования их с энергоснабжающей организацией, бюджетное учреждение зачастую не учитывает правовых и финансовых особенностей своей деятельности, что может привести к возникновению различных налоговых и бюджетных рисков.
Налоговые риски
Налоговые риски, связанные с операциями по возмещению бюджетным учреждениям коммунальных затрат, произведенных ими в интересах арендаторов закрепленного за ними имущества, во многом обусловлены неоднозначностью подхода к данному вопросу специалистов Минфина России и ФНС России.
Специалисты Минфина России считают, что бюджетные учреждения не являются энергоснабжающими организациями и в соответствии с требованиями п. 1 ст. 539 ГК РФ не могут самостоятельно обеспечивать коммунальными услугами сторонние организации.
Процесс возмещение коммунальных услуг по договору аренды
Если человек живет в съёмном доме или квартире он производит возмещение коммунальных услуг по договору аренды, в котором есть пункт оплаты коммунальных услуг. Поскольку такое соглашение имеет юридическую силу с периода подписания, то при его несоблюдении одной из сторон может понести за собой плохие последствия.
Соглашение может быть раньше времени расторгнуто, отдельные последствия несоблюдения пунктов соглашения могут стать предметом разбирательства в суде.
Есть также санкции, которые применяются в ситуации просрочки внесения нужных сумм для компенсации затрат на выплату предоставленных коммунальных услуг в оговоренное время. Оно определяется ГК России.
Бухгалтерские проводки
Если услуги аренды предоставляет компания, а не физическое лицо, то в ежемесячном отчете о финансовом положении указываются все суммы указанные в договоре. Если предоставление услуг аренды это стандартная деятельность компании, то в отчете записывается как обычный вид дохода организации.
В обратном случае данные доходы выносятся в раздел не стандартных доходов и к ним приковано больше внимания.
В бухучете выражают выручку в виде арендной оплаты по каждому контрагенту проводки: Д-т 62, субсчет «Расчеты с покупателями и заказчиками по оказанным услугам» К-т 90, субсчет «Выручка от реализации».
При аренде, оплату коммунальных услуг можно провести через арендодателя или самому. Каждый из этих вариантов имеет свою выгоду: финансовую или моральную.
Арендатор перечисляет плату за коммунальные услуги отдельно
Итак, прежде всего разберем способ, когда договор на коммунальное обслуживание со снабжающей организацией заключил арендодатель. И при этом арендатор возмещает коммунальные услуги не в составе арендной платы, а отдельной суммой.
Это означает, что арендодатель сам оплачивает счета за “коммуналку”, а потом перевыставляет их арендатору на сумму коммунальных услуг, потребленных арендатором. Тот в свою очередь перечисляет деньги арендодателю. То есть фактически арендодатель выступает в роли посредника.
Как мы уже говорили, при этом способе у арендатора наверняка возникнут проблемы с проверяющими. В некоторых регионах инспекторы считают, что поскольку снабжающая организация выставила все документы на имя арендодателя, то арендатор не вправе учесть коммунальные расходы.
Тем не менее арбитражная практика свидетельствует, что арендаторам удавалось доказать обратное. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2001 г. по делу N 2301.
Также выгодное для налогоплательщиков Письмо по этой проблеме выпустило УМНС России по г. Москве от 22 июля 2003 г. N 26-12/40946. В нем налоговики указали: если арендатор оплачивает коммунальные услуги по перевыставленным арендодателем счетам, то он вправе эти расходы включить в состав прочих затрат, связанных с производством и реализацией.
Чтобы проблем было меньше, в договоре аренды нужно четко прописать, что арендодатель обязан обеспечить предоставление арендатору коммунальных услуг и выставлять ему счета на основании счетов снабжающей организации. А арендатор обязан возмещать арендодателю стоимость потребленных им коммунальных услуг на основании выставленных арендодателем счетов.
Кроме того, советуем арендатору иметь не только счет арендодателя, но и копию счета снабжающей организации, а также порядок расчета коммунальных платежей, согласованный с арендодателем. Эти документы также помогут доказать экономическую обоснованность в случае, если инспектор начнет придираться к правомерности включения в расходы коммунальных затрат.
Что касается НДС по коммунальным услугам, то, чтобы арендатор смог принять его к вычету, арендодатель должен выписать от своего имени счет-фактуру на сумму коммунальных платежей, потребленных арендатором.
Кроме того, арендатору лучше попросить у арендодателя еще и копию счета-фактуры снабжающей организации. Тогда арендатор сможет проверить, правильно ли рассчитана стоимость услуг, потребленных им. Определить такую стоимость можно:
- в зависимости от доли площади, занимаемой в арендуемом здании;
- с помощью отдельных счетчиков;
- другим способом, выбранным сторонами.
Коммунальные платежи по счетчикам не облагаются налогом
Часть коммунальных услуг, которые зависят от фактического потребления, — это не доход наймодателя. Даже если жильцы квартиры отдают эти деньги собственнику, он не должен платить налог на доходы. Это компенсация за использованные ресурсы, которые потребили наниматели, а не выгода владельца жилья. Если бы нанимателей не было, воду и свет бы не расходовали.
Есть три способа не платить налог с платежей за коммуналку по счетчикам:
- Указать их в договоре отдельно и не заявлять в декларации. Отчет по платежам можно вести в приложении к договору или в произвольной форме, а в расписке о получении денег упомянуть эти суммы отдельной строкой.
- Учесть в составе профессионального вычета. В этом случае расписку можно выдать на всю сумму поступлений от нанимателя, а в декларации уменьшить доход на расходы за услуги ЖКХ по счетчикам. Налог придется заплатить только с разницы.
- Попросить нанимателя оплачивать воду, свет и газ напрямую поставщику ресурсов — по квитанциям. Тогда эта сумма вообще не будет поступать собственнику. Но есть риск, что жильцы не будут платить за коммуналку и накопят долги.