Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Шаг 5 — Оформление трудового договора
Трудовой договор заключается в письменном виде в двух экземплярах не позже 3-х рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК).
Трудовой договор, который не оформлен в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник приступил к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению работодателя.
В ст. 57 ТК сказано, что должно быть отражено в трудовом договоре.
Если в нем нет каких-то обязательных сведений, их нужно внести в текст трудового договора. Когда не прописаны какие-либо условия, надо оформить приложение к трудовому договору или же заключить письменное отдельное соглашение сторон — оно будет являться неотъемлемой частью трудового договора.
Когда режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя, требуется указать этот момент в трудовом договоре. Кроме того, режим рабочего времени прописывается в ситуации, если сотрудник оформлен по совместительству и с ним оформлен трудовой договор.
Обязательным условием трудового договора является оплата труда. Необходимо указать размер тарифной ставки или оклада, а также перечислить имеющиеся доплаты и надбавки.
С 2014 года в трудовом договоре прописываются условия труда на рабочем месте.
Зачастую вместо места и даты указывается дата составления трудового договора — это ошибка.
По ст. 5.27 КоАП уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее его оформление, а также заключение ГПХ договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказываются штрафными санкциями:
- предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
- штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
- штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
Медосмотр при приёме на работу
Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:
- опасными производственными факторами;
- вредными условиями труда;
- движением и вождением транспорта;
- оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,
Спорные моменты об ИНН и регистрации
Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.
По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.
Документы, необходимые при приеме на работу, помимо указанных в ТК РФ
Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу. В него входят:
- заявление о приеме на работу,
- фотографии;
- ИНН;
- характеристики и рекомендации с прошлых мест работы;
- справка по форме 2-НДФЛ;
- свидетельства о заключении брака и рождении детей.
Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.
Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.
Например:
- наличие свидетельств о рождении детей дает возможность оформления соответствующих налоговых вычетов;
- справка по форме 2-НДФЛ позволяет рассчитать размер среднемесячного заработка работника в случае его командировки и выплаты заработной платы;
- справка о размере доходов за последние 2 года необходима для начисления пособий.
Необязательные для устройства на работу документы
В ст. 65 ТК РФ четко оговорено, какие документы необходимы при приеме на работу, и работодатель не вправе требовать от работника при трудоустройстве документы сверх указанного перечня. Однако на практике это условие нередко нарушается, и некоторые руководители предпочитают самостоятельно определять, какие документы нужны при приеме на их предприятие. В большинстве случаев таким дополнительным документом при приеме на работу называется свидетельство о присвоении ИНН. На самом же деле предъявлять его работник не обязан, т. к. все необходимые сведения работодатель может получить сам в налоговой инспекции.
Тем не менее все же рекомендуется иметь данное свидетельство при себе. Хотя закон этого и не требует, его представление будет отчетливым жестом доброй воли и показателем лояльности работника по отношению к работодателю.
А вот требование представить в числе документов при приеме на работу подтверждение прописки абсолютно незаконно — и здесь идти на поводу у работодателя не следует. Закон прямо запрещает дискриминацию по месту жительства, т. к. трудоустройство никак с ним не связано.
Список документов для устройства на работу по совместительству
Совмещать основной вид трудовой деятельности можно по основному месту работы и в другой, сторонней организации. Поэтому список документов может быть разный.
Если совмещение происходит на том же предприятии, где трудится сотрудник, то нужно предоставить заявление на работу по совместительству и подписать трудовое соглашение. Все остальные нужные документы уже находятся в организации, и их второй раз не требуют при оформлении совместительства.
Если нужно оформиться на стороннем предприятии, то предоставляют стандартный набор документов, перечисленных выше. Также нужна справка о том, что по основному месту работы сотрудник не задействован на вредных и опасных работах, при которых совмещение запрещено.
Также нужна справка с прежней работы о том, что сотрудник не занимается транспортными перевозками, эта должность также не предусматривает совместительство. Нужна выписка из трудовой книжки, но это требование не относится к обязательным.
Самые важные документы
В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:
- паспорт гражданина России;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
- диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
- обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
- справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
- для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.
Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг
Документы на прием на работу понадобятся абсолютно любому физическому лицу, желающему официально трудоустроиться. Однако далеко не каждый человек, находящийся в поиске новой работы, имеет в наличие все необходимые бумаги, которые может потребовать будущий работодатель.
Я в прошлом месяце был в списке претендентов на довольно перспективную вакансию и получил приглашение к трудоустройству, однако вовремя не смог предоставить руководителю весь требуемый пакет документации. У предприятия не было лишнего времени на ожидания, в результате чего на работу был взят другой сотрудник, имеющий все нужные документы.
В связи с этим в статье я расскажу о том, какая документация понадобится в любом случае для трудоустройства, а какая может быть необходима дополнительно в зависимости от внутренних требований определенной организации. Это поможет физическим лицам всегда быть на чеку, и максимально быстро оформиться на работу.
Работодатель может попросить
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
Процедура приёма на работу
- Сначала происходит предъявление будущим работником документов, которые были рассмотрены выше, работодателю, и заполнение заявления о приёме на работу.
- Работодатель какое-то время рассматривает заявление, чаще всего вызывает будущего работника на собеседование.
- Далее работодатель ознакомляет работника с актами работы и коллективным договором, если таковой имеется.
- Работник подписывает трудовой договор, подтверждая его прочтение и принимая ответственность за свою работу.
- Работнику обязательно вручается его экземпляр трудового договора.
- После заключения договора издаётся и регистрируется приказ о приёме на работу.
- Работник читает приказ и ставит под ним свою подпись.
- Приём на работу записывается в трудовую книжку.
- Далее оформляется личная карточка работника и его включение в таблицу учёта.
Обязательные документы
Как уже упоминалось выше, список обязательных документов, которые должен предъявлять каждый трудоустраивающийся на работу, приведён в ст. 65 ТК РФ. Также существует список дополнительных документов, без которых трудоустройство невозможно, хотя они и не прописаны в ТК РФ.
К таковым можно отнести:
- Заявление.
Трудоустройство в России носит добровольный и заявительный характер. Поэтому соискатель выражает свою волю и просьбу принять его на работу в конкретное учреждение в заявлении. Оно пишется в свободной форме на обычном листе или на фирменном бланке предприятия. В любом случае, заявление о приёме на работу должно содержать в себе сведения и работодателе, и о самом соискателе с указанием должности, на которую он желает трудоустроиться. Заявление будет подшито в личное дело сотрудника, которое заведёт работодатель (а точнее, кадровая служба), когда этот соискатель будет официально трудоустроен. - Фотография.
Она требуется для правильного оформления личного дела сотрудника, а также для личной карточки работника по форме Т-2. Если на предприятии пропускной режим, то фотография также нужна и для оформления пропуска. Как правило, требуется 3 штуки фотографии, размером 3 * 4, цветные или чёрно-белые. Это роли не играет! - Справка о доходах с предыдущего места работы по форме 2-НДФЛ.
Этот документ необходим в том случае, если соискатель меняет работу. Справка нужна для того, чтобы бухгалтер смог правильно рассчитать пособие по листку нетрудоспособности. Если такой справки не будет, то расчёт будет производиться с нуля, как будто сотрудник нигде до этого не работал. А это довольно маленькая сумма, особенно, если стаж работы уже довольно длительный. Суммы, указанные в справке, будут также учитываться при расчёте. Также такая справка нужна, если новый работник получает имущественный вычет и ещё не полностью израсходовал сумму дохода для его предоставления. - Характеристика с последнего места работы.
Эта бумага, особенно, если она составлена в положительном ключе, повышает шансы соискателя на трудоустройство по новому месту работы. Этот документ актуален в том случае, если соискатель меняет место работы. - Если новый сотрудник не проживает в регионе трудоустройства, от него могут потребовать временную регистрацию;
- Документы о семейном положении и наличии у соискателя детей.
Эти документы необходимы для оформления этому сотруднику социальных вычетов на детей и жену. Кроме того, некоторые работодатели предоставляют семейным дополнительные льготы. Например, если сотрудник является многодетным отцом, он может оформить ежегодный отпуск в любое удобное для него время года. Но копия его свидетельства многодетного отца должна быть подшита в его личное дело.
Есть ещё и дополнительные документы, которые могут потребоваться только при трудоустройстве на некоторые вакансии — это:
- Медицинская книжка.
Она нужна работникам торговли, дошкольных и школьных учреждений, других специальностей. Она должна быть оформлена в медицинском учреждении, которое имеет соответствующую лицензию на оказание таких услуг. - Справка из МВД о том, что данный соискатель не имеет судимостей.
Такая справка нужна педагогическим работникам, соискателям на государственную или муниципальную службу, а также на некоторые должности. - Патент или разрешение на работу.
Эти документы нужны иностранным гражданам стран бывшего СНГ.
Все эти документы соискатель должен иметь при себе. Проще всего тому, кто трудоустраивается впервые. Ему не нужно собирать такой пакет документов. Ему будет нужно только паспорт и документ об образовании, если того требует вакансия. Другие документы будут оформляться работодателем.
Если работник устраивается на муниципальную службу, то он также должен предоставить:
- cведения о своих доходах за год, который предшествует году оформления на должность;
- cведения о своих постоянных расходах;
- cведения об имеющемся в собственности имуществе.