Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закончилась трудовая книжка как сделать запись?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
Мнение эксперта
Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Закончилась трудовая книжка что делать дальше
Уведомления Голосование HR-проект будет успешным, если будет соответствовать прежде всего: Профессиональному исполнению со стороны HRПотребностям компанииВидению руководителяИнтересам линейного менеджмента и рядового персонала Посмотреть результаты Как вы относитесь к кандидатам, у которых не было провалов? Всякое бывает, генийКак к обманщикамКак к тем, кто в жизни ничего не виделКак к перфекционистам Посмотреть результаты Почему проваливаются HR-инициативы? Профессионализм HR-а оставляет желать лучшегоНе соответствуют потребностям и культуре компании (придуманы от балды)У HR-а недостаточное положение в иерархииРубит руководство Посмотреть результаты Оформляете ли вы документально прием-передачу дел при смене кадровика? Нет, у нас есть работа и поважнее.Да, при смене любого работника.Оставляем на усмотрение самого кадровика. Если хочет — пусть оформляет.
Оформить новую книжку или вкладыш
Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. Главная причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.
Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации. Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.
В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.
Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.
Этапы оформления дополнения:
- кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
- уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
- работник получает вкладыш.
Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.
Расчёт производится путём:
- внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
- проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
- удержания из зарплаты.
Правила оформления записей во вкладыше
Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:
- Помарки, сокращения, подчистки, зачёркивания (за некоторым исключением) не допустимы.
- Писать нужно только на русском языке.
- Заполнение происходит ручкой (роллером, с гелевым стержнем или перьевой) с чернилами черного цвета (фиолетового или синего).
- Год указывается четырёхзначными, а дата и месяц — арабскими двузначными цифрами.
- Нумерация записей сквозная в каждом аналогичном разделе, продолжает по порядку последнюю из основного документа (или предшествующего продлевающего).
- Сведения-основания отражаются в соответствии с распорядительным решением руководителя.
Город не указан
Как сказано в Трудовом кодексе, Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
После так скажем утери вашей трудовой книжки, вам при поступлении на новую работу необходимо было оформить дубликат трудовой книжки. Дубликат ТК — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с первым экземпляром юридическую силу. Дубликат нужно оформить сотруднику, если:
1.трудовая книжка утеряна;2.трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);3. в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
Если вы просили вместо утерянной трудовой книжки оформить не дубликат, а новую трудовую книжку, то в этом случае вы нарушили закон. В этом случае негативные последствия ожидают и сотрудника — ведь в Пенсионном фонде РФ заметят, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Это вызовет подозрения в подлинности документа и сотруднику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа.
Таким образом сейчас вам необходимо будет оформить по месту настоящей работы, дубликат трудовой книжки.
В этом случае сотруднику выдается дубликат, в который переносятся все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).
08 Апреля 2012, 13:34
Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.
Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:
- применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
- перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
- фиксация разными способами чистых листов.
Неправильно заполненный вкладыш
При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.
Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!
Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.
Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.
Закончилась трудовая книжка что делать
GUBERNATOR Будут ли в старой трудовой книжке делаться какие-то записи на новом месте работы, когда будет заведена новая? Или новая не заводиться и просто делается вкладыш? Новая заводится (точнее, выдается дубликат), если старая утеряна, а если старая закончилась, то в нее просто вставляется вкладыш. ИНСТРУКЦИЯО ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ 3. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ 3.1. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.Вкладыш без трудовой книжки недействителен.3.2.
Как правильно вшить вкладыш
Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.
Как восстановить трудовую книжку работника
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже.
Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно.
Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале.
Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК).
С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Варианты выхода из ситуации
В тех случаях, когда работник много раз меняет работу, рано или поздно может случиться, что место в трудовой книжке будет исчерпано. Такая ситуация предусмотрена законодательством и не создаёт проблем.
Когда человек сталкивается с такой ситуацией, он может предположить, что ему потребуется новая трудовая книжка.
Однако закон предусматривает наличие только одного экземпляра данного документа. Нельзя закончить одну книжку, а затем начать другую, храня первую дома.
Вторая книжка (дубликат) возможно только в том случае, когда она была утрачена. В этом случае заводится новый документ, который работник пытается восстановить, насколько это возможно.
После того, как место в документе было исчерпано, предусматривается использование специального вкладыша. Если со временем и он закончится, разрешатся использовать следующий.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Как правильно вшить вкладыш
Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
Как начать новую трудовую книжку если закончилась старая
При оформлении на работу каждому гражданину понадобится заводить основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности – трудовую книжку. Смена места трудоустройства является нормальной практикой, ведь причин, по которым сотрудник и работодатель не могут продолжать сотрудничество, может быть множество, начиная от выявления более выгодных условий труда, и заканчивая фактической ликвидацией предприятия или организации, что неизбежно приводит к увольнению.
Трудовое законодательство обязывает нанимателя правильно вести документацию предприятия, в том числе и ТК. Факт смены места трудоустройства отображается в ТК, и если закончилась трудовая книжка что делать сотрудник кадровой службы попросту может не знать.
Понимание ключевых правил и особенностей позволит избежать трудностей при оформлении ТК и вкладыша к ней.
Закончилась трудовая книжка как сделать запись
Дата публикации 21.06.2023
Как правильно внести запись о приеме на работу или увольнении в трудовую книжку работника, если в разделе «Сведения о работе» свободными остались только две строки, а этого недостаточно для внесения записи полностью? Следует пропустить эти строки и внести запись полностью во вкладыш трудовой книжки или можно начало записи сделать в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше? Можно ли продолжить запись в разделе «Сведения о награждениях»?
Если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника остались свободными две строки, то необходимо начало записи о приеме на работу (об увольнении) сделать в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше в трудовую книжку.
Раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки не предназначен для внесения в него сведений о работе (о приеме на работу, постоянных переводах на другую работу, об увольнении работника). Поэтому запись о приеме на работу, запись об увольнении работника, а также печать и подпись, которыми заверяется внесенная запись об увольнении, нельзя вносить в этот раздел.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе», то трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок). При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 33 Порядка).
При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.
При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш». Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.
Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).
Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.