Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сотрудник предоставил копию посадочного талона в авансовом отчете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вывод – в этой статье мы разобрались, что делать и как отчитаться в бухгалтерии, если утерян посадочный талон. Заменить эту форму может справка перевозчика. В документе обязательно указание основных сведений о лице, совершившем авиа-поездку.
Командировка — утерян посадочный талон
Следовательно, учесть при исчислении налога на прибыль командировочные расходы можно только при наличии и самого авиабилета, и посадочного талона. Новостная рассылка для бухгалтера Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время. Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Без посадочного талона пассажира просто-напросто не пустят на борт самолета, и тогда перелет сорвется, а деньги, уплаченные за билет, будут потеряны.Разумеется, такого развития событий никому не хотелось бы допускать, а значит нужно как можно быстрее предпринять меры по урегулированию ситуации.
Мы считаем, что в рассматриваемой ситуации компания вправе учесть для целей налогообложения прибыли расходы на проезд командированного работника; НДФЛ и страховые взносы на стоимость проезда не начисляются. Расскажем подробнее.
Посадочные талоны на самолет содержат личные данные пассажира, название компании-авиаперевозчика, номер рейса, маршрут, номер места пассажира на борту, номер выхода на посадку, время вылета и время окончания посадки.
Как уже было указано выше, документальным подтверждением расходов на перелет в случае утраты посадочного талона может быть справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, при наличии такой справки стоимость перелета, возмещенная командированному работнику, не облагается НДФЛ.
Если утерян посадочный талон как отчитаться по командировке.
Какими же документами подтверждаются расходы на проезд работника в командировку при покупке электронного билета?
Если регистрация пройдена только что, а талон уже куда-то запропастился, не стоит волноваться. Нужно как можно быстрее вернуться к регистрационной стойке и объяснить сотруднику авиакомпании о возникшей неприятности и предъявить паспорт. В течение нескольких минут вам распечатают дубликат утерянного документа.
N 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г. N 03-03-07/21187, от 27 февраля 2012 г. По возвращении работника из командировки распечатана копия электронного билета, но посадочные талоны работник не представил.
При отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям статьи 252 Кодекса в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов.
Документальное подтверждение расходов при командировках на территории новых субъектов РФ
Порядок компенсации командировочных расходов и оплаты труда работника в этих случаях регламентирован Постановлением Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915.
Очень необычна норма Постановления (пп. «в» п. 1) о праве работодателя выплачивать работнику безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.
Более того, в НК РФ (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 47 п. 2 ст. 346.5, пп. 42 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 422) и Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (п. 2 ст. 20.2) также включены правила, предусматривающие, что:
- эти суммы относятся в расходы на общем режиме налогообложения, при применении ЕСХН, УСН (с объектом «доходы минус расходы») в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке;
- в облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход командированного работника не включаются выплаты работнику в виде безотчетных сумм в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в такой командировке.
Надо признать, что с документальным подтверждением трат работника в командировках в этих регионах, и правда, есть большие сложности. Во-первых, местные организации и ИП еще не вполне постигли российские каноны оформления первичных документов, во-вторых, там пока не применяются онлайн-кассы (ст. 7.2 Закона № 54-ФЗ), поэтому ожидать приложения к авансовому отчету фискальных документов не приходится и подавно.
Но, как видим, безотчетные суммы «вписываются» в расходы и льготы по зарплатным налогам весьма скудно. Правда, работнику причитаются немаленькие суточные – 8 480 руб. в день, их документально подтверждать не нужно и они полностью укладываются в расходы, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Но что делать, если речь не о суточных, а об иных расходах и лимит в 700 руб. не устраивает ни организацию, ни самого сотрудника?
В ст. 7.2 Закона № 54-ФЗ (п. 3) закреплено, что на нынешнем этапе при осуществлении расчетов наличными деньгами или банковской картой (при ее предъявлении) по требованию покупателя (клиента) местные организации и ИП обязаны выдать документ, подтверждающий факт осуществления расчета и содержащий:
- наименование документа;
- порядковый номер;
- дату, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации (ФИО ИП);
- ИНН продавца;
- применяемую при расчете систему налогообложения;
- признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода);
- наименование товаров, работ, услуг, их количество, цену с указанием ставки НДС;
- сумму расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам;
- форму расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также сумму оплаты наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;
- должность и фамилию кассира.
Что делать, если посадочный утерян
В ситуации, когда получить штамп о досмотре на посадочный талон невозможно, Минфин России разрешает подтвердить расходы справкой о перелёте, выданной авиакомпанией.
Чтобы получить справку, пассажир или его законный представитель должен обратиться в авиакомпанию. Это платная услуга. Информация о стоимости и сроках выдачи справки обычно публикуется на сайте перевозчика. На сайтах некоторых авиакомпаний есть онлайн-форма для подачи и оплаты заявки. Документ могут прислать как обычной почтой, так и в виде скана на электронную почту. Но для бухгалтерской отчётности лучше заказать бумажный оригинал.
В справке должны быть указаны ФИО сотрудника, номер заказа, маршрут, номер рейса, посадочное место, стоимость билета, дата полёта.
Для примера, «Аэрофлот» делает справку о перелёте за 1000 ₽ и 30 дней. Такие же расценки у «Уральских авиалиний», а если заплатить 1500 ₽, справку выдадут за 5 рабочих дней.
Образец справки о перелёте «Уральских авиалиний». Источник
Из писем Минфина следует, что компания вправе предоставить и любые другие документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт использования приобретенного авиабилета. При этом Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень этих документов и не ограничивает в этом вопросе компанию. Однако на деле всё не так просто.
Ольга Великанова, бухгалтер Yusen Logistics Rus:
Прибегать к иным документам для подтверждения расходов стоит с осторожностью. В моей практике не было таких случаев, но это может привести к спорам с налоговыми органами. При налоговых проверках письма Минфина никакой роли не играют, потому что это письма, а не нормативный документ. Логика инспектора в том, что всё должно быть подтверждено документом. Не косвенным, а конкретным. Посадочный талон — неотъемлемая часть электронного билета по закону. Значит, он и должен подтверждать, что по этому купленному билету пассажир улетел. Если талона нет, то сведения об использовании этого билета есть только у авиакомпании, поэтому полноценной заменой талону является справка от авиакомпании. Можно рассуждать про косвенные документы, но вероятность что-то доказать будет уже только в суде и только после наложения санкций от налоговой. А это дополнительные затраты для компании.
При потере в аэропорту
Чтобы воспользоваться услугами перевозчика, недостаточно лишь купить авиабилет. Опытные туристы уже знают, что с приобретенным документом следует приехать в аэропорт заранее и пройти процедуру регистрации у специальной стойки.
После этого вам выдают так называемый посадочный талон. Именно он является тем подтверждением, которое могут потребовать на работе, что вы совершили поездку. Но что гораздо важнее – только при его наличии пассажира пустят на борт самолета.
Поскольку такая процедура совершается за час-полтора до рейса, то у человека есть большие шансы в суматохе аэропорта потерять небольшой бумажный корешок. Что делать в таком случае? Сначала сориентируйтесь, сколько времени осталось до вылета. Если в запасе еще есть хотя бы 10-15 минут, то нужно срочно вернуться обратно на стойку регистрации, предъявить паспорт и описать свою ситуацию максимально подробно.
Если потерял посадочный талон – как отчитаться
По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).
Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.
Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов.
Как отчитаться за командировку в бухгалтерию при потере посадочного талона
Командировочным лицам, отправляющимся в авиаперелет по рабочим вопросам очень важно сохранить посадочный талон, который будет предоставлен в бухгалтерию в качестве документа строгой отчетности
Если пассажир не сохранил посадочный талон или случайно его потерял во время авиаперелета, он может подать заявление на его восстановление
Это можно сделать непосредственно в стационарном офисе авиакомпании.
Если пассажир не сохранил посадочный талон или случайно его потерял во время авиаперелета, он может подать заявление на его восстановление. Это можно сделать непосредственно в стационарном офисе авиакомпании.
В выданной справке будет указана все информация, подтверждающая перелет в конкретное направление с указанием даты, стоимости услуг перевозчика и других важных данных.
Срок выдачи справки, подтверждающей авиаперелет пассажира – 30 дней. Данная услуга предоставляется на платной основе.
В случае утери электронного посадочного талона пассажир может получить дубликат документа в терминале самообслуживания аэропорта при наличии сохраненного штрих-кода.
Распечатка талона в киоске аэропорта
Если пассажир не успел, или по уважительным причинам не смог сделать бумажный вариант авиабилета, тогда процедуру печати можно провести непосредственно в аэропорту. Существуют специально отведенные места для распечатки посадочных талонов. Во всех терминалах аэропортов крупных городов находятся киоски самостоятельной регистрации.
Чтобы беспрепятственно провести необходимую операцию, нужно обладать биометрическим паспортом, стандарт которого может отличаться от международных норм. Кроме того, потребуется использовать телефон с выходом в Интернет. Другой способ распечатки билета выгладит следующим образом:
- найти в памяти мобильного устройства образец посадочного талона с индивидуальным кодом;
- включить подсветку телефона;
- приложить его к сканеру;
- ожидать подтверждение подлинности виртуального документа.
Занимаясь процессом печати билета, не следует забывать о времени, которое отведено для оформления регистрации пассажира перед вылетом. Все процедуры необходимо закончить, а также пройти проверку за 40 минут до начала посадки в самолет.
Большинство пассажиров традиционно предпочитают получить свой билет у сотрудника регистрационной службы, мотивируя тем, что все равно нужно сдавать багаж, а очередь одна. Всегда следует быть готовым к неожиданному повороту событий, когда происходят непредвиденные заминки в процессе регистрации. По прибытии в аэропорт без распечатанного билета, готовьтесь к простою в очереди, ведь технические сбои всегда возможны. И в результате вы не сможете распечатать посадочный талон.
Есть и другие немаловажные причины не слишком доверяться техническим устройствам. Если произошел сбой в компьютерной сети, и нет доступа к электронной почте, придется обратиться к сотруднику аэропорта за стойкой. То же самое следует предпринять, если разрядился телефон. Иногда возникают неприятности с информацией или нечаянно удаляются личные данные, либо отсутствует бар-код на талоне. В этих случаях пассажиру одна дорога – к общей стойке регистрации.
Электронные посадочные разрешили, но для списания расходов безопаснее бумажные
Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Посадочные талоны можно будет предъявлять на смартфоне, ноутбуке или планшете, где отображен штрих-код талона. А можно этот штрих-код просто распечатать и показать при досмотре.
Но налоговикам такие штрих-коды для подтверждения расходов вряд ли понравятся. Пока новых разъяснений ФНС или Минфин не подготовили.
Поэтому сотрудникам, которые едут в командировки, все-таки лучше получать на стойках регистрации привычные посадочные талоны.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Что делать, если посадочный утерян
В ситуации, когда получить штамп о досмотре на посадочный талон невозможно, Минфин России разрешает подтвердить расходы справкой о перелёте, выданной авиакомпанией.
Чтобы получить справку, пассажир или его законный представитель должен обратиться в авиакомпанию. Это платная услуга. Информация о стоимости и сроках выдачи справки обычно публикуется на сайте перевозчика. На сайтах некоторых авиакомпаний есть онлайн-форма для подачи и оплаты заявки. Документ могут прислать как обычной почтой, так и в виде скана на электронную почту. Но для бухгалтерской отчётности лучше заказать бумажный оригинал.
В справке должны быть указаны ФИО сотрудника, номер заказа, маршрут, номер рейса, посадочное место, стоимость билета, дата полёта.
Для примера, «Аэрофлот» делает справку о перелёте за 1000 ₽ и 30 дней. Такие же расценки у «Уральских авиалиний», а если заплатить 1500 ₽, справку выдадут за 5 рабочих дней.
Образец справки о перелёте «Уральских авиалиний». Источник
Из писем Минфина следует, что компания вправе предоставить и любые другие документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт использования приобретенного авиабилета. При этом Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень этих документов и не ограничивает в этом вопросе компанию. Однако на деле всё не так просто.
Ольга Великанова, бухгалтер Yusen Logistics Rus:
Прибегать к иным документам для подтверждения расходов стоит с осторожностью. В моей практике не было таких случаев, но это может привести к спорам с налоговыми органами. При налоговых проверках письма Минфина никакой роли не играют, потому что это письма, а не нормативный документ. Логика инспектора в том, что всё должно быть подтверждено документом. Не косвенным, а конкретным. Посадочный талон — неотъемлемая часть электронного билета по закону. Значит, он и должен подтверждать, что по этому купленному билету пассажир улетел. Если талона нет, то сведения об использовании этого билета есть только у авиакомпании, поэтому полноценной заменой талону является справка от авиакомпании. Можно рассуждать про косвенные документы, но вероятность что-то доказать будет уже только в суде и только после наложения санкций от налоговой. А это дополнительные затраты для компании.
Если сотрудник не принесёт никаких подтверждающих документов, то работодатель вправе не возмещать расходы на авиабилеты. Или он может компенсировать расходы частично — выплатить определённую сумму, которая прописана во внутреннем положении о командировках.
Важно помнить, что локальные нормативные акты компании не должны ухудшать положение работников, установленное законодательством. Например, подпункт «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 разрешает возмещать сотрудникам федеральных учреждений неподтверждённые расходы в размере минимальной стоимости проезда. Поэтому положение, в котором запрещено компенсировать неподтверждённые командировочные затраты, суд может признать недействующим на основании статьи 8 Трудового кодекса РФ.
Если расходы работника решено возместить или если билеты покупал работодатель, то такие затраты нельзя списать на расходы, чтобы уменьшить налог на прибыль. С сотрудника при этом нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В этом случае фактические целевые расходы на проезд до места командировки и обратно документально не подтверждены. Поэтому они будут считаться доходом в виде оплаты организацией за работника стоимости услуг по перевозке. Это следует из положений абзаца 12 пункта 1 статьи 217, пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 20.2 закона от 24.07.1998 №125-ФЗ.
Если так не сделать, то при налоговой проверке компания должна будет перечислить в бюджет все доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы.
Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в рассматриваемой ситуации компания не должна начислять их на стоимость проезда работника в командировку. Отсутствие посадочного талона не говорит о том, что у работника возник доход, облагаемый страховыми взносами.
Правда, иногда на практике ревизоры пытаются доначислить взносы в связи отсутствием этого документа. Но неправомерность их действий можно доказать в суде.
Примером может служить постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14. В этом деле рассмотрена следующая ситуация.
Территориальным отделением ФСС России в компании была проведена проверка. По ее результатам организации доначислили страховые взносы. Одна из причин — отсутствие оправдательных документов, подтверждающих расходы на приобретение электронных авиабилетов. По мнению фонда, таким документом являются посадочные талоны. А их как раз и не было. Кроме того, отсутствовали справки, содержащие необходимую для подтверждения полета информацию, выданные авиаперевозчиком.
При рассмотрении дела суды отметили, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Факт пребывания работников в командировке подтверждают, в частности, авансовые отчеты, служебные задания, командировочные удостоверения, электронные билеты, счета и чеки на оплату гостиниц. Эти документы суд признал как свидетельствующие о направлении работников в командировки, проживании их в гостинице, перелете, поскольку в копиях электронных авиабилетов указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности указана фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).
При потере в аэропорту
Чтобы воспользоваться услугами перевозчика, недостаточно лишь купить авиабилет. Опытные туристы уже знают, что с приобретенным документом следует приехать в аэропорт заранее и пройти процедуру регистрации у специальной стойки.
После этого вам выдают так называемый посадочный талон. Именно он является тем подтверждением, которое могут потребовать на работе, что вы совершили поездку. Но что гораздо важнее – только при его наличии пассажира пустят на борт самолета.
Поскольку такая процедура совершается за час-полтора до рейса, то у человека есть большие шансы в суматохе аэропорта потерять небольшой бумажный корешок. Что делать в таком случае? Сначала сориентируйтесь, сколько времени осталось до вылета. Если в запасе еще есть хотя бы 10-15 минут, то нужно срочно вернуться обратно на стойку регистрации, предъявить паспорт и описать свою ситуацию максимально подробно.
Командировочные расходы, в том числе затраты на проезд, учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По общему правилу расходы могут быть учтены для целей налогообложения только при условии их обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ).
Какими же документами подтверждаются расходы на проезд работника в командировку при покупке электронного билета?
Ответ на этот вопрос неоднократно давал Минфин России в своих разъяснениях. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 специалисты Минфина России отметили, что нормативными правовыми актами РФ, регулирующими вопросы порядка и условий направления работников в служебные командировки, не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. При этом указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.
По мнению финансистов, документом, подтверждающим расходы на приобретение билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Также расходы может подтвердить посадочный талон, который содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).
А в письме Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 сказано, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
В отличие от финансового ведомства позиция налоговых органов более категорична. Они считают, что если компания приобрела электронный авиабилет, то оправдательными документами, подтверждающими расходы для целей налогообложения прибыли, являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Первый документ подтверждает стоимость поездки, а второй — сам факт перелета лица по указанному в билете маршруту (письмо ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).
На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить архивную справку. Она выдается авиаперевозчиком. В ней должна содержаться информация, дублирующая сведения из посадочного талона. Именно такие рекомендации даны специалистами Минфина России в .
Услуги и помощь Аэрофлота в непредвиденных ситуациях
Как показывает практика, путешественники предпочитают приобретать билеты для перелета за несколько месяцев до необходимой даты. Такая тенденция объясняется многими причинами.
За то время, которое человек ожидает полета, может случиться непредвиденная ситуация, в результате которой пассажир будет вынужден отменить полет и сдать билет.
Талон на самолет
Важно! Сдача билета может проводиться, как вынужденная и добровольная. При добровольном возврате налагаются штрафные санкции, в зависимости от срока сдачи билета и тарифов перевозчика
Вынужденный возврат подразумевает причины, независящие от желаний пассажира.
Причины вынужденного возврата:
- Изменения в расписании. Сюда относится задержка рейса либо полная его отмена.
- Изменения в маршруте рейса по решению авиакомпании.
- Отсутствие мест на прописанный в билете маршрут (по вине авиакомпании).
- Отсутствие обеспеченной состыковки рейсов при единой перевозке.
- Проездной документ может быть возвращен в случае отказа перевозчика обслужить клиента по тарифу, указанному в билете.
- Серьезные заболевания либо смерть пассажира, а также членов семьи.
В этих случаях вернуть билет будет проще. В настоящее время в обиход вошли невозвратные билеты. Невозвратный тариф распространяется на все типы авиабилетов.
Кроме вопроса о восстановлении самого билета, помощь сотрудников «Аэрофлота» распространяется на выдачу справки о совершении авиаперелета.
НДС с сервисного сбора
1. В случае, когда сервисный сбор является оплатой услуг агента по приобретению билета, НДС можно принять к вычету на основании счета-фактуры, выставленного таким агентом.
В случае отсутствия счетов-фактур, принятие НДС к вычету по таким сервисным сборам будет являться необоснованным.
2. НДС по авиа и жд билетам можно принять к вычету, если в самом документе НДС выделен отдельно. При этом, в какой именно части билета будет отражен выделенный НДС, значения не имеет. В соответствии с п.1 ст.172 НК РФ, налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, предъявленных продавцами, а также иных документов, предусмотренных НК.
Указанные случаи предусмотрены пп. 2.1, 3, 6, 7, 8 ст. 171 НК РФ. Так, например, на основании п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам по НДС подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, принимаемые в расходы для целей исчисления налога на прибыль организаций.
Таким образом, в случае командировок вычет по НДС может быть произведен и на основании иных документов.
Также Конституционным Судом РФ в определении от 02.10.2003 г. № 384-О разъяснено, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость. Вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату данного налога.
Соответственно, иными документами в рассматриваемом нами случае будут являться заполненные в установленном порядке бланки либо документы строгой отчетности (БСО).
Пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, определено, что «при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке».
Аналогичную точку зрения высказывали Минфин в письмах от 14.10.2015 № 03-07-14/58804 и ФНС России в письмах от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565.
НДС принимается к вычету в том квартале, в котором предоставлен авансовый отчет. Данный вычет нельзя перенести на более поздние налоговые периоды в рамках трехлетнего срока, который установлен п. 1.1 ст. 172 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 17.10.2017 № 03-07-11/67480, ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).
НДС с сервисного сбора за билет, приобретенный работником, направляемым в комнадировку, к вычету принять нельзя, поскольку расходы на оформление авиабилетов не относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Если же услуги по оформлению авиабилетов для командированных работников компания приобретает отдельно, то входящий НДС по таким услугам можно принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.
В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли.
В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета.
Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.
Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.
3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.
Как правильно оформлять посадочные талоны для авансового отчета?
Вот несколько ключевых правил, которых стоит придерживаться:
1. Внимательно заполняйте данные о полете
Перед использованием посадочных талонов, убедитесь, что внесены правильные данные о полете. Это включает в себя: дату и время вылета и прилета, аэропорты отправления и назначения, а также номер рейса. Если хоть одно из этих полей будет заполнено неправильно, это может привести к задержкам и сложностям при подтверждении расходов.
2. Включайте в посадочный талон все необходимые детали
Убедитесь, что в посадочном талоне указаны все необходимые детали, такие как: номер билета, ваше имя и фамилия, код бронирования. Дополнительно, может потребоваться указать номер квитанции об оплате билета и детали об обратном рейсе, если он попадает в период командировки. Заполнение всех этих данных поможет избежать недоразумений при проверке отчета.
3. Храните все оригиналы посадочных талонов
Оригиналы посадочных талонов являются неотъемлемой частью авансового отчета. Никогда не отправляйте копии или сканы, если такие требования не указаны. Также, удостоверьтесь, что сохраняете оригиналы талонов в безопасном месте до окончательного утверждения отчета.
4. Подписывайте посадочные талоны
Не забывайте подписывать посадочные талоны. Это важно для подтверждения вашего присутствия на рейсе. Если это требуется, также может потребоваться внесение дополнительной информации, такой как номер паспорта или контактные данные.
Следуя этим рекомендациям и правилам, вы сможете правильно оформить посадочные талоны для авансового отчета и избежать проблем при подтверждении расходов. Однако, не забывайте, что требования могут отличаться в зависимости от компании и конкретных правил кадровой политики.