Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закончился журнал кассира операциониста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ситуации, когда у налогоплательщика – владельца ККТ нет больше места в журнале кассира-операциониста для осуществления записей по кассовым операциям, необходимо завести новый документ, а старый, сделав в нем отметку в налоговом органе о его завершении, оставить у себя на хранение на срок до 5 лет. При этом кассир должен отразить после всех записей последней страницы журнала итоговую сумму выручки, которая нарастающим итогом прошла по всему журналу с самого начала его использования до финальной операции, отраженной в нем. Указанные сведения заверяются подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера, после чего проставляется печать (при ее наличии). В таком виде журнал отправляется в налоговую инспекцию.
Заполнение журнала кассира-операциониста
В соответствии с законодательством РФ каждое предприятие, независимо от формы собственности, или физическое лицо, занимающееся индивидуальной предпринимательской деятельностью, производящие расчеты с клиентами денежной наличностью, обязаны иметь кассу и проводить учет операций с ней в установленном порядке.
Все расчеты между такими организациями и населением надлежит осуществлять с использованием контрольно‑кассовых машин (ΚΚΜ) с обязательной выдачей бумажного чека, в котором указывается сумма денежной операции и ее назначение.
При государственной регистрации этих предприятий в налоговой инспекции производится и оформление регистрации ΚΚΜ на основании:
- заявления;
- свидетельства о регистрации предприятия;
- договора аренды торгового помещения или документа на право владения им;
- паспорта кассового аппарата;
- договора с центром техобслуживания;
- голограммы сервисного обслуживания.
Модель кассового аппарата должна быть разрешена к использованию налоговыми органами и находиться в Госреестре ΚΚΜ. Во время регистрации кассовой машины производится также и регистрация формы ΚΜ‑4 — «Журнала кассира‑операциониста». При наличии нескольких ΚΚΜ, на каждый из них заводится свой журнал. Во время работы предприятия они должны находиться в торговом зале, рядом с ΚΚΜ.
Для чего необходим документ?
В Журнале кассира‑операциониста регистрируется прохождение через кассовый аппарат предприятия денежной наличности. Это необходимо для учета выручки организации при ведении финансовой и налоговой отчетности, должно соответствовать приходу и расходу наличных денежных средств, учитываемых затем в главной кассовой книге и других документах. При любой проверке предприятия налоговыми органами в первую очередь изымается и проверяется кассовая документация.
Поэтому ведение этого журнала — ответственная и важная составляющая в хозяйственной и финансовой деятельности организации, требующая аккуратности и тщательности. Часто возникает вопрос: нужно ли индивидуальному предпринимателю вести такой журнал и кто должен это делать при отсутствии специально назначенного кассира? Ответ один — закон не разделяет учета кассовых операций с наличными деньгами в зависимости от формы собственности предприятия.
Таким образом, обязанность ведения такого журнала распространяется и на индивидуальных предпринимателей, а если нет выделенного для этого лица, заниматься им должен сам руководитель предприятия.
Журнал кассира-операциониста закончился — что предпринять?
Все листы журнала по форме КМ-4 оформляются сплошным методом до последней страницы. При этом законодательство не предписывает дожидаться, когда закончатся незаполненные листы: у компаний есть возможность ежегодно заводить новые журналы с учетом соблюдения необходимых процедур.
Дойдя до последней строки документа, необходимо вписать в нее общую сумму вырученных денежных средств за промежуток времени со дня регистрации журнала в инспекции до даты его окончания. Кроме того, нужно обеспечить наличие подписей кассира, главного бухгалтера и директора рядом в этой суммой. Журнал закрывается и вместе с итоговым отчетом кассового аппарата передается в отделение ФНС, где в нем проставляется соответствующая отметка. После этого документ должен храниться в компании в течение 5 лет.
Определение и роль журнала
Иное название книги кассира — форма КМ-4. Она обязательна г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала — обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.
В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) — разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира — сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.
О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).
Правила оформления и заполнения
При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:
- КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
- Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
- В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
- На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) … листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:
- Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
- Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка — это один кассовый день.
- Источником для записей служит только Z-отчет — информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
- Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
- В книге не должно быть исправлений и помарок.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Есть ли необходимость в ведении журнала по онлайн-кассе
В связи с изменениями действующего законодательства, большинство ИП и юрлиц задаются вопросом: нужно ли вести журнал кассира по онлайн-кассе?
Стоит напомнить, что использование унифицированных форм первичной документации по учету, не обязательно. Однако некоторые кассовые документы попадают под исключение из данного правила.
Однако журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 – это не кассовый документ. Это документ для учета расчетов в денежной форме с использованием кассовых устройств. Но эта форма не принята ФЗ №54. То есть, использование журнала кассира при онлайн-кассе является необязательным.
Однако вести такой журнал не запрещено. Юрлица и ИП могут вести его для контроля и учета совершаемых операций.
Надо ли ставить на учет
Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.
Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).
Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:
- заявление с просьбой о регистрации кассы;
- свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
- паспорт ККМ;
- договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
- договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.
Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.
Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.
Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.
О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)» .
Внимание! В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.
Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.
Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.
В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.
Правила заполнения журнала кассира операциониста требуют, чтобы при регистрации и открытии первого журнала в нем делалась налоговой инспекцией контрольная запись. В 4‑й и 6‑й столбец заносится первый Ζ‑отчет кассового аппарата с проверочной суммой 1‑11 р. («нулевой чек»). Эта сумма затем вычитается из показаний денежного счетчика при определении выручки первого дня работы и не подлежит ни финансовому, ни налоговому учету предприятия.
Каждое снятие Ζ‑отчета кассового аппарата должно отражаться соответствующей записью в журнале, поэтому при работе в несколько смен, за время одного рабочего дня в нем должно появиться столько же соответствующих строк.
Начиная рабочую смену, кассир, принимающий кассу, должен зафиксировать это в первых трех графах левой страницы разворота журнала. В четвертом столбце записывается номер счетчика в конце предшествующей смены. Пятый столбец заполняется при перерегистрации ΚΚΜ или ее сдаче в ремонт. Показания суммирующего регистратора в начале и конце смены записываются в шестом и девятом столбцах, а в седьмом‑восьмом эти данные скрепляются соответствующими подписями.
Общий итог сменной выручки заносится в десятый столбец — он должен соответствовать разности девятого и шестого.
Сумма наличности, которую кассир сдает в главную кассу по окончании операционного дня, заносится в столбец № 11 на правой странице разворота. Число и сумма операций по кредитным картам вписываются в столбцы 12–13. Денежные средства при таких видах безналичных расчетов также должны проводиться через операционную кассу. Общий итог по кассовым операциям за день заполняется в 14-м столбце. При возврате денег покупателям сумма его заносится в 15‑й. Она должна соответствовать общей сумме возвращенных кассовых чеков и зарегистрирована в специальных актах возврата. Все итоговые операции в конце рабочего дня подтверждаются подписями ответственных лиц в 16–18‑м столбцах после проверки данных контрольной ленты и фактической суммы денежной наличности в кассе.
Результат Ζ‑отчета на контрольной ленте кассового аппарата должен соответствовать остатку денежных средств в кассе, за вычетом оплаченной кредитными картами суммы, которая поступает непосредственно на расчетный банковский счет предприятия. При любом расхождении записей причины этого должны быт выяснены и зафиксированы в соответствующих кассовых документах.
Итоги кассового дня оформляются кассиром в итоговой справке‑отчете, которую он сдает вместе с наличностью старшему кассиру или руководителю предприятия.
Оформление журнала кассира-операциониста
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Как заполнить журнал кассира-операциониста при плановой замене ЭКЛЗ?
Как заполнить графы журнала кассира операциониста (форма № КМ-4) при плановой замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), в частности, графы 10, 11, 12, 13, 14, 15? Нужно ли указывать слова «Акт №..», если замена была, например 17.04.2015, и больше в этот день операций по кассе не было?
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.
Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, не регламентируют порядок заполнения Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) в случае замены электронных контрольных лент защищенных (ЭКЛЗ).
Продление и замена журнала кассира
Требований к количеству страниц формы КМ-4 не существует, но рано или поздно журнал все равно закончится. Регистрировать новый журнал можно только после полного завершения старого. Для выполнения этой процедуры потребуется заполнить заявление, подготовить новый журнал, предоставить карточку регистрации и копию последнего Z-отчета в налоговую инспекцию. При этом в старом журнале подводится итог, который заверяется подписями директора и главного бухгалтера, а в новый журнал переносится сумма показаний последнего необнуляемого итога. Журнал кассира-операциониста относится к первичной документации, поэтому архив журналов необходимо хранить не менее пяти лет.
Подобные же действия производятся и в случае утери журнала кассира-операциониста. В такой ситуации по усмотрению инспектора может быть назначена проверка.
Правила заполнения журнала кассира-операциониста
На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный — присвоенный при регистрации у налоговиков — номер).
В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.
Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо — кассир (кассир-операционист).
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Заполнение внутренних страниц бланка:
1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;
2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;
3 – ФИО ответственного кассира;
4 — номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;
5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;
6 – показания общей суммы — всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы — на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;
7, 8 – подписи кассира и администратора;
9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;
10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;
11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;
12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;
13 – размер безналичных платежей, если они были;
14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;
15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;
16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;
17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;
18 – подпись руководителя (старшего кассира);
Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.
Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.
В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) .
В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.
Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.
Оформление журнала кассира-операциониста
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.