Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если работодатель потерял трудовую книжку работника: ответственность, штраф». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки
За потерю или намеренное удержание трудовой книжки всех виновников вы можете привлечь к ответственности, с выплатой административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей. Эти штрафные суммы распространяются на ИП, а если вашим работодателем является юридическое лицо, то сумма штрафов, в этом случае составит от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или приостановление деятельности предприятия сроком до трех месяцев.
В исковом заявлении можете потребовать взыскать, с работодателя средний заработок в вашу пользу, за каждый просроченный день задержки по предоставлению необходимых документов. Подробнее об этом можно прочитать в Трудовом кодексе РФ статья 234, глава 38.
Помимо этого, вы вправе затребовать возмещение морального ущерба и всех затрат по сбору документов, для этого сохраняйте все чеки.
Как оформлять утерянную трудовую книжку
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Преимуществом подобного шага является тот факт, что каждая запись будет полной и заверенной мокрой печатью компании, что предотвратит вопросы о достоверности внесенных сведений уже в процессе оформления пенсии. Если же рабочих мест, как и работодателей, было много, а общий стаж достаточно внушительный, восстановить книгу в прежнем виде будет достаточно затруднительно, поэтому желательно обратиться за помощью по последнему месту работы.
Как восстановить трудовую книжку
В случае утери трудовой книжки не надо впадать в панику. Ее реально восстановить, но для этого придется приложить усилия по сбору информации. Иногда придется побегать вам, но в некоторых случая и работодателю.
Стоит задуматься, необходимо
ли восстанавливать документ, если сотрудник только начинает работать, не имея даже годового стажа, и в трудовой лишь сделана одна запись о приеме на работу. Делать дубликат документа необязательно, так как в Т. К. РФ статья 65 говорится о том, что в таких случая достаточно будет оформить новую трудовую книжку. Этим будет заниматься работодатель.
В том случае, когда работник имеет большой стаж и опыт, необходимо восстанавливать трудовую книжку. Сотруднику стоит обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.
Работодатель потерял трудовую книжку что делать?
Бывает ситуации когда работодатель сам теряет трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по его халатности либо чрезвычайных ситуациях. А иногда бывают и умышленные порчи документов.
Материал по теме Кассовые аппараты
В ситуации когда причина потери документа неясна, и лично работодатель не знает ситуации, вследствие которой работник лишился документа. Начальство может создать комиссию для выяснения причин. В нее входят работники предприятия, работодатель, члены профсоюза либо любые другие осведомленные в этом вопросе лица.
После проведения расследования, работодатель создает акт заседания, который будет являться основание для выдачи сотруднику дубликата.
Все расходы на создание дубликата трудовой книжки, лежать на ответственном лице, за ее утерю. В той ситуации когда виноват сам работник, работодатель может вычесть из зарплаты сотрудника, необходимую сумму для оформления всех документов. Если заявление о выдаче дубликата не имеет ошибок, дубликат выдается в течение 15 дней.
Если работодатель отказывает своим сотрудникам в восстановлении документации, а утеря произошла по его вине. Необходимо обратиться в правоохранительные органы либо подавать в суд на работодателя. В случае отказа в восстановлении, на работодателя может быть наложен штраф, для должностных лиц в размере от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических от 30 до 50 тысяч, по статье 5.27 КоАП РФ.
В ситуации когда восстановлением занимается работодатель, от работника потребуется лишь написать заявление на создание дубликата. Все необходимые для этого документы будут собраны лицом ответственным за потерю.
Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд
В трудовой книжке содержится информация о рабочем стаже человека, который влияет на размер пенсии. Любой легальный работодатель обязан отчислять в пенсионный фонд, какой-то процент от заработной платы своих наемных работников. В тех ситуациях когда у работодателя не получается сделать дубликат, можно заняться восстановлением, через пенсионный фонд.
Люди, которые обратились в пенсионный фонт для создания дубликата, должны иметь на руках документы, в которых содержится информация про их работу и стаж.
Материал по теме Самые эффективные методы изучения иностранных языков
Также потребуются документы, подтверждающие подлинность этих данных. Допускается восстановление документов через пенсионный фонд, если есть в наличии документы:
- Договора о трудоустройстве с организациями, в которых работал гражданин. Подаются только в письменном формате.
- Справки от работодателей, которые подтверждают информацию о приеме на работу сотрудника.
- Также подтверждающим документом являются зарплатные ведомости.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя
Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основные сведения в отношении трудовой деятельности гражданина. Трудовая книжка заводится работодателем при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего сопровождает его на протяжении всей трудовой карьеры.
При трудоустройстве на новом месте книжка передается работником в кадровый департамент организации-работодателя и хранится там вплоть до увольнения, после чего должна быть возвращена законному владельцу.
- Необходимость наличия трудовой книжки
- Восстановление трудовой книжки при ее утере или порче
- Дубликат трудовой книжки
- Отсутствие подтвердительных документов
- Восстановление при утере по вине работодателя
- Злонамеренное удержание трудовой книжки работодателем
На практике же нередки ситуации, в которых работник сталкивается с тем, что его трудовая книжка по тем или иным причинам теряется либо подвергается порче – по вине самого работника либо сотрудников организации-работодателя.
Причины утери трудовой книжки
Чаще всего трудовая книжка теряется по двум основным причинам:
- из-за халатности самого работника, которому по каким-либо причинам оригинал трудовой книжки был выдан на руки;
- по вине работодателя, который допустил факт утери трудовой книжки работника.
Если речь идет о вине работника, то, как правило, утери в этом случае возникают двух видов:
- неумышленное, когда трудовая книжка похищается, например, вместе с другими документами;
- умышленное, при котором происходит утеря трудовой книжки самим работником с целью сокрытия каких-либо негативных фактов трудовой биографии, которые были зафиксированы в данном документе (например, если с одного из предыдущих мест работы работник был уволен по одной из негативных статей-оснований для увольнения).
Обвинять работодателя в утере трудовой книжки можно только по двум основаниям:
- если был зафиксирован факт утери трудовой книжки в силу халатности сотрудника кадрового подразделения работодателя, о чем становится известно на основании специально проведенного расследования. В случае возникновения такого основания работодатель обязан наложить административное взыскание на своего провинившегося сотрудника;
- если утеря документов произошла по причине наступления каких-либо стихийных бедствий или иных происшествий, независящих от самого работодателя. О таком факте должен быть составлен специальный акт, который отразит все объективные причины.
Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем
Что делать работнику, если трудовая книжка была утеряна? Для этого потребуется совершить несколько действий, а именно составить заявление, предусматривающее обращение к работодателю с сообщением об утере трудовой книжки. После этого будет получен ответ не позднее пятнадцати дней, и выдан дубликат документа.
Также для получения дубликата нужно подготовить документы, которые подтвердят наличие трудового стажа до момента поступления на нынешнюю работу. Сюда можно отнести трудовые соглашения, приказы, справки, решения судов.
При этом собирать такие сведения работодатель должен сам, путем подачи запросов в соответствующие организации. Далее будут восстанавливаться все записи утерянной трудовой книжки, даже если организация уже не существует (здесь поможет городской архив).
Работодатель не может отказать в выдаче дубликата. Если такой ответ все же поступит, то можно обратиться в судебный орган, Архивную службу, ГИТ или Роскомнадзор. Также работник может самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд, который с 2000 года хранит информацию о местах и периодах трудовой деятельности граждан.
Как работодатели пытаются избежать ответственности
Ошибки работодателей, связанные с хранением и ведением трудовых книжек, на практике встречаются очень часто. Однако некоторые руководители ищут выходы из подобных ситуаций, но не во благо сотрудника, а только с целью избежать мер ответственности.
Иск в суд на работодателя.
Обычно такие действия связаны с тем, что работодатель перекладывает всю процедуру на сотрудника, используя следующие методы:
- отсылка на услуги почтовой связи. Здесь важно помнить, что давать согласие на получение при возврате трудовой книжки по почте, не следует, потому работодатель может сослаться на то, что книжка не поступает лицу по вине почты. В подтверждение организации даже показывают документ, подтверждающий факт отправки письма. Если сотрудник не дал согласие на использование такового метода, то и подобная отговорка действительная не будет,
- утверждение о том, что книжка выдана, но без подписи сотрудника. В получении трудовой книжки обязательно нужно расписаться. Работодатели нередко говорят, что подписи нет просто потому, что лицо забыло проставить таковую, а на самом деле факта выдачи не было,
- отсылка к проблемам с документацией и оборотом таковой. Здесь единственный способ – привлечение юриста, поскольку самостоятельно сотрудник не добьется ничего кроме потерянного времени и денег ведь за факт отсутствия на работе, который не может расцениваться как увольнение ввиду отсутствия трудовой книжки, лицо может получить прогулы или вынужденный отпуск без сохранения зарплаты. В такой ситуации кадровый отдел сначала принимает заявление на увольнение, потом сообщает, что трудовая потеряна, лицо не ходит на работу, поскольку оформление увольнения должно было быть уже осуществлено, и начинается путаница с днями, которые считаются либо прогулами, либо неоплаченным отпуском. Подобные действия выступают прямым нарушением прав работника.
Даже при указанных выше проблемах есть возможность попасть на новую работу, однако для этого лицу понадобятся копии трудового соглашения и трудовой книжки, чтобы подтвердить опыт, должность и факт осуществления работы. Однако не каждый работодатель пойдет на такое, поскольку восстановление трудовой книжки может занять длительное время.
Посмотрите видео. Что делать при утрате или порче трудовой книжки?
Как восстановить трудовую книжку
Во исполнение норм ПМ РФ №69 все записи в книгу о труде вносятся на основании распорядительных актов, изданных работодателем. Так прием, перевод и увольнение отражаются в книге в полном соответствии с ранее изданными приказами. Указанные документы относятся к формулярам по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.
Также компании ведут персонифицированный учет сотрудников и ежемесячно представляют в пенсионный фонд отчет о взносах, тем самым подтверждая их право на пенсию за определенный период. При этом если компания ликвидируется вся документация, начиная от экономических расчетов и оканчивая кадровым делопроизводством, передается в территориальное отделение государственного архива.
Таким образом, если утеряна трудовая книжка можно:
- обратиться ко всем работодателям с просьбой о выдаче дубликатов приказов;
- направить запрос в ПФ о периодах отчисления взносов;
- посетить архив для получения дубликатов приказов либо же справки о периодах работы в отдельно взятых учреждениях.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.