Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот внутри организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия. Особенно остро этот вопрос встает в процессе обмена документами с контрагентами, когда малейшая ошибка может повлечь негативные последствия.
Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.
Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений.
Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:
- Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
- Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
- Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
- Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
- Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
- Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
- Повышение культуры работы предприятия.
- Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.
Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.
Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.
Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.
Электронный документооборот с контрагентами
Переход в цифру, пожалуй, самый очевидный ответ на проблему слишком большого количества бумаги в организации. Электронные документы занимают гораздо меньше места для хранения. Их также легче искать, управлять ими и использовать в других автоматизированных процессах компании.
К основным преимуществам юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами можно отнести:
- Снижение расходов на печать и логистику внешней документации.
- Исключение рисков потери документов.
- Контроль статусов документов на каждом этапе.
- Снижение ресурсов и финансовых затрат на организацию архива.
- Рост эффективности за счет автоматического выполнения ряда процессов.
Кроме того, обмен электронными документами в специализированном цифровом пространстве обеспечивает полную безопасность и гарантирует легитимность. Все процессы работают по заранее заданным настройкам, исключая риски ошибок человеческого фактора. Также дополнительный контроль за сохранностью и юридической значимостью электронного документооборота между компаниями осуществляет Оператор ЭДО.
Цифровые инструменты позволяют одновременно собирать, хранить, читать, анализировать, совместно использовать и архивировать большое количество документов компании. Данные, ранее доступные только для чтения на бумаге, теперь доступны пользователям в любом месте и в любое время. В отличие от бумаги, для которой требуется доступ к физическому документу, решение для управления электронными документами означает, что местонахождение пользователя не имеет значения. Сотрудники могут не только просматривать информацию на ходу, но также могут делиться, редактировать и создавать новые документы в режиме реального времени.
В рамках системы управления документами сотрудники могут оперативно вносить изменения в документ, выполнять проверки качества данных и принимать меры в случае отклонения от нормы. Еще одним преимуществом такой оцифровки является значительная экономия времени при поиске информации.
Какие операции с документами можно совершать в ELMA365 ECM после настройки модуля-коннектора
Загрузка печатной формы — позволяет получить печатную версию документа, обрабатываемого через Оператора ЭДО, в формате .pdf. На каждой странице документа будет проставлен синий штамп, в котором указана страница документа, время подписания и идентификатор документа. На последней странице будет проставлен большой штамп с подробной информацией о сертификате, которым документ был подписан.
Отправить документ — система поставит пользователю задачу подписать документ, а затем отправит его контрагенту в Оператора ЭДО напрямую из ELMA365.
Подписать — позволяет в рамках бизнес-процесса подписать документ, полученный от контрагента из Оператора ЭДО. Система поставит пользователю задачу, где он сможет указать свой сертификат электронной подписи, после чего статус документа изменится и в ELMA365, и в операторе ЭДО.
Отказать в подписи — позволяет в рамках бизнес-процесса отклонить подписание документа, полученного от контрагента из Оператора ЭДО.
Преимущества и недостатки
Электронный документооборот на предприятии оптимизирует его работу.
- Отпадает необходимость передавать документы контрагенту, направлять их почтой или с курьером. К тому же файлы проще хранить, чем кипу бумаг. Это экономит ресурсы.
- Система ЭДО проверяет действительность КЭП. Это гарантия того, что документ был подписан уполномоченным лицом.
- Для передачи данных операторы применяют защищённые программы и каналы связи. Это способствует сохранению безопасности документов.
Недостатки выделим такие:
- На электронный документооборот в организации придётся потратиться. Оформление КЭП также потребует некоторых расходов. Однако при этом уменьшатся затраты, связанные с оборотом бумажных документов, а у персонала высвободится часть времени.
- Работа в системе электронного документооборота зависит от доступности сервиса. Если с хранилищем документов что-то произойдёт, их можно потерять. Однако операторы ЭДО — надёжные компании, проверенные государством. Риски неполадок минимальны.
- Если на электронные документы перешли не все контрагенты, придётся оформлять часть документов в бумажном виде. Возможна путаница. Однако всё больше компаний внедряют электронный документооборот, и со временем их число будет только расти.
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.
Стоит ли совмещать с бумажным
В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.
Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.
Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»
Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:
- большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
- есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
- много ответственных исполнителей;
- есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
- есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.
Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.
Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:
- Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
- Подписывает документ электронной подписью.
- Отправляет файл получателю.
- Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
- Система ЭДО обновляет статус документа.
- Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.
Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:
- участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
- УЦ, выдавший электронные подписи;
- оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
- государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.
Шаг 4. Выбираем оператора
Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.
Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.
Плюсы ЭДО — какие они?
Электронный документооборот имеет весомые преимущества, которые помогают бизнесу экономить средства и время и, как следствие, увеличивать эффективность. Ниже отметим самые главные из них.
- Экономия времени. Подписать документ электронной подписью и переслать — операция займет максимум несколько минут, в отличие от распечатывания, подписания и проставления печатей на бумажном документе.
- Простота обмена электронными документами. Бюрократическая рутина со сбором и хранением бумажных документов, организацией почтовой пересылки останутся в прошлом.
- Снижение затрат на бумагу и пересылку документов. Стоимость обслуживания ЭДО ощутимо меньше, чем затраты на обмен документами офлайн.
- Удобный архив документов. Электронным документам не нужно отдельное помещение для хранения и куча шкафов — теперь архивы можно хранить на специальных защищенных серверах. А утилизировать электронные документы также проще, чем огромный бумажный архив за несколько лет.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Требования к процессу
Нам необходимо поддерживать два режима ознакомления. Это базовое требование отдела кадров (и жизни), потому как всегда будут сотрудники, которые в силу закона могут отказаться от электронного ознакомления, это их право, и мы должны им его предоставить. Но при этом мы должны сформировать единую базу и отчетность по ознакомлению с документами.
Сейчас это все ведется в Excel — сотрудники подразделения кадрового администрирования выставляют статусы, получили ли они подтверждение ознакомления или нет. На самом деле, это огромный труд специалистов, которые занимаются этими листами ознакомления большую часть своего рабочего времени. И это то, от чего мы хотим уйти.
Если будете внедрять у себя подобное, также обратите внимание на нагрузки. Я писал выше, что у нас более 6 тысяч сотрудников и, как показала практика, не каждая система в состоянии формировать листы ознакомления на 6 тысяч человек. Нам также пришлось поработать с вендором в этой части.
Ещё из важного — система напоминаний по процессу. С одной стороны, это важно для банка и для соблюдения ряда законов, с другой — очень важно не надоедать сотрудникам напоминаниями. Ну, вы знаете, как часто бывает с напоминанием о прохождении корпоративных курсов, например, все эти “ВНИМАНИЕ! ОСТАЛОСЬ ДВА ДНЯ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ!”. Не надо так делать.