Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

• единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
• легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
• стандартизацию форм и реквизитов;
• регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
• индивидуальное и коллективное внесение изменений;
• наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
• создание аналитической, статистической и другой отчетности;
• архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО.

1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти?
2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Критерий/система	«Контур Диадок»	СБИС	ELMA	Synerdocs	«Сбербанк»
Минимальная стоимость подключения	1000 руб. в год	500 руб. в год	стоимость платформы 45000 руб.	2050	3540
Возможность дистанционной сдачи отчетности	есть	есть	есть	есть	есть
Бесплатная версия	есть	есть	есть	есть	есть
Интеграция с 1С	есть	есть	есть	есть	есть

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;

• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;

• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;

• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;

• подключить контрагентов.

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.

Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.

1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.

2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.

В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.

3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

Каковы преимущества ЭДО

ЭДО существенно снижает затраты на офисное оборудование, расходные материалы и почтовые отправления. Можно даже отказаться от бумажной документации, если это не нарушит закон — есть виды документов, которые должны быть только в бумажном формате.

Цифровые материалы размещаются в защищённом личном кабинете, поэтому мала вероятность, что их украдут или они потеряются. Для хранения не придётся оборудовать отдельное помещение — всё будет собрано в электронном архиве на сервера оператора ЭДО. Это позволит без проблем находить нужный документ, а если потребуется, его всегда можно распечатать.

Также экономится время. Если у двух организаций одинаковый оператор, они обменяются документами за считанные минуты. И не имеет значения, куда делается отправка — в ближайший офис или дальний регион. Оформление, согласование, принятие и корректировка тоже происходят гораздо быстрее.

Распространенные вопросы и опасения на тему внедрения ЭДО

ЭДО – совершенно новая тема для многих наших заказчиков, но мы уже можем выделить некоторые наиболее распространенные вопросы и опасения.

1. Что делать, если документ затребуют в суде? Как же суд примет электронный документ, ведь суды не могут обрабатывать xml-файлы, у них нет соответствующих программ.

   — Очень просто: нужно распечатать документ в человеко-читаемом виде, приложить к нему распечатку электронной подписи, все подтверждающие квитанции (если это счет-фактура), и заверить распечатанный документ обычной подписью ответственного лица компании. Это будет равносильно представлению оригинала. Поэтому, во избежание ненужной работы, программы по обработке форматов первичных документов едва ли понадобится устанавливать в судах.

2. Что будет, когда срок действия сертификата ЭП, которой подписан документ, истечет? Не перестанет ли документ быть юридически значимым?

   — Если документ был подписан действующим на момент подписания сертификатом и в результате соблюдения всех требований законодательства по структуре и обработке документа стал юридически значимым, он останется таким, даже если срок действия сертификата истечет. Был ли сертификат ключа ЭП действителен на момент подписания, можно проверить при обращении в УЦ – а если УЦ уже не существует, при привлечении соответствующей экспертизы.

При этом нужно помнить, что для счета-фактуры свои правила юридической значимости, для накладной и акта – свои, а для договора эти правила будут совсем другими. Правила – это формат, схема отправки/получения документа, вид ЭП, которой можно его подписывать. Но здесь речь идет скорее не юридической значимости документа, а именно о том, будет ли подпись действительна после истечения срока сертификата.

Итак, в момент подписания сертификат ЭП должен быть действительным (то есть, не должен быть в списке отозванных). Подписывание действительным сертификатом – ответственность подписывающей компании. Однако в отслеживании факта действительности сертификата компаниям обычно помогают удостоверяющие центры, выдавшие сертификаты. Сообщить о том, что сертификат станет недействительным, — это обязанность выдавшего его УЦ.

Для того, чтобы проверить действительность ЭП, удостоверяющий центр оператора ЭДО будет проверять список отозванных сертификатов, относящийся к УЦ, выдавшему сертификат. Сертификат ЭП может быть отозван по разным причинам: у организации сменились реквизиты (например, ИНН или название), сменилось лицо, имеющее право подписи, сломался носитель, на котором находился сертификат ЭП, и т.д. В этих случаях организации получают новые сертификаты, а прежние сертификаты отзываются. Список отозванных сертификатов публикуется на сайтах УЦ, выдавших сертификаты. Представители компаний могут самостоятельно проверить, отозван ли сертификат. Но обычно функция проверки валидности сертификатов есть в системах ЭДО.

Предположим, вопрос о юридической значимости документа возник через несколько лет после того, как сертификат утратил действительность. Предположим, что даже УЦ, выдавшего сертификат, больше не существует. В этом случае будет проведена экспертиза по подписи на документе. Экспертиза проводится экспертами по криптографии и другими уполномоченными лицами, которых привлекает суд при удостоверении правильности оформление подписи на документе.

1. Как же мы сможем выставлять счета-фактуры задним числом? Что делать, если документ должен относиться к предыдущему периоду?

   — Если период закрыт и декларация по НДС подана, то ничего уже не поделаешь. В 21 главе Налогового Кодекса ясно и вполне конкретно говорится: счет-фактура является документом, служащим для применения налоговых вычетов. В соответствии с последними изменениями в НК, срок, когда счета- фактуры должны быть отражены в счетах компании, увеличен: счета- фактуры должны быть выставлены и получены до 20го числа месяца, следующего за отчетным, то есть до даты подачи налоговой декларации . Дата выставления счета подтверждается оператором ЭДО.

В заключение хотелось бы сказать, что сервис юридически значимого ЭДО – это огромные возможности оптимизации бизнес-процессов и упрощения обработки документов. Возможность отказаться от перемещения документов между компаниями в бумажном виде – лишь одна из них. Так, ФНС принимает не только регулярную отчетность, но уже и книги покупок/продаж, а также выборки первичных оригинальных документов в электронном виде. Порядок истребования и представления документов в электронном виде регулируется Приказом от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ «Об утверждении порядка направления требования о представлении документов(информации) и порядка представления документов (информации) по требования налогового органа в электронном виде по телекомуникационным каналам связи».

Возможность формирования выборок документов по запросу ФНС нажатием одной кнопки, и отправка требуемых документов в ФНС по каналам связи – это большой шаг по оптимизации операций по работе с отчетностью и коммуникации с ФНС.

И еще один нюанс: для того, чтобы эффективно внедрить ЭДО, необходимо задействовать представителей всех подразделений, чьи бизнес-процессы задействованы во входящем и исходящем документообороте. Бухгалтерия и финансовые подразделения, а также, возможно, склад, логистика , или отдел продаж – все отделы , задействованные во входящих/ исходящих поставках товаров/услуг, смогут сформировать предметные требования к новым процессам ЮЗ ЭДО. Уже на этапе планирования важно собрать и учесть эти требования и соотнести их с долгосрочными целями и задачами компании-заказчика.

Например, ситуация может быть такой. Организация оказывает услуги клиентам. Традиционно, по корпоративной политике все акты по оказанию услуг формируются в системе обслуживания клиентов. Отдел по работе с клиентами предлагает создать электронный портал оказания услуг клиентам. Предполагается, что как сторона, оказывающая услуги, так и заказчики будут подписывать акты на портале.

В то же время , бухгалтерия заинтересована в том, чтобы получать счета-фактуры в формате xml из 1С, и отправлять их заказчику через систему ЭДО.

В этом случае отделам нужно договориться между собой. Поскольку более эффективно использовать систему ЭДО для всех внешних коммуникаций (при этом документы будут связываться в системе ЭДО, и заказчик будет получать документы в более удобном виде), то рекомендуется интегрировать систему обслуживания клиентов с системой ЭДО, и подписывать акты об оказании услуг не на отдельном портале, а в системе ЭДО, интерфейс которой тоже может быть реализован как тонкий клиент (портал).

Как учитывать эффективность перехода на ЭДО? Когда мы говорим о стоимости ЭДО, разные операторы предлагают разные тарифы – до 5 руб за документ, предоставляют специальные тарифы, скидки. Чтобы определить выгоды от внедрения ЭДО, нужно понять, какие процессы работы с поставщиками/клиентами и какие системы будут оптимизированы, а также учесть скорость перехода на ЭДО с разными контрагентами.Понять потенциальную (а впоследствии – реальную) экономию можно, сравнив затраты ресурсов на уже привычные и альтернативные методы работы. Поскольку компании используют разные системы и процессы работы, для всех эти суммы будут разными.В заключение хотелось бы заметить, что технология ЭДО новая, но потребность в таких решениях высока, и поэтому развивается она очень быстро. Использование ЭДО несет реальную выгоду, но для ее достижения нужно проделать определенную работу: убедить контрагентов, пересмотреть сложившиеся практики работы. Некоторые процессы (как, например, процесс работы со счетом-фактурой) пока кажутся усложненными, но наработанная практика поможет их упростить, как это уже случалось с другими аспектами автоматизации бухгалтерии и финансового учета.

Список релевантных законов:

• Федеральный Закон № 229-ФЗ от 27 июля 2010 об изменениях в НК РФ по ЭСФ
• Приказ от 25 апреля 2011 г. N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
• Приказ ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168 о порядке представления электронных документов в ФНС
• Федеральный Закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г «Об электронной подписи»
• Постановление от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»
• Приказ ФНС № ММВ-7-6/36 от 30.01.2012 «Об утверждении форматов служебных документов, используемых в документообороте ЭСФ».
• Приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета … счетов-фактур, книги покупок и книги продаж…», вступил в силу 23.05.2012
• Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде.
• Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619 Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС.
• Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (накладные и акты)
• 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям« от 28.06.2013
• ММВ-7-6/658@ О внесении изменений в приказы ФНС России от 27 декабря 2013 г.
• Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и статью 12 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям»».

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Как изменился электронный документооборот в наши дни

К основным тенденциям современных систем электронного документооборота относятся мессенджеры и чат-боты, облачный архив, возможность работы в условиях отсутствия соединения с сервером, наличие мобильных приложений и
WEB-клиента, позволяющие работать в любом месте и с любого устройства. В наше время очень важным преимуществом СЭД является высокая производительность и неограниченное количество рабочих мест, что позволяет системе без проблем подстраиваться под размеры вашего бизнеса, обеспечивая работу с любым количеством данных.

Еще одной немаловажной тенденцией является возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с информационными системами обмена данных. Электронный документооборот является связующим элементом между разными системами, функционирующие в организации. В наши дни наличие интеграции является уже необходимым требованием к системам электронного документооборота.
Pilot-ECM представляет из себя современную систему электронного документооборота, включающая в себя функции интеграции с любым почтовым клиентом и информационными системами, имеющая удобный мессенджер и WEB-клиент.

Похожие записи:

• Почетный донор России: льготы и выплаты в 2023 году
• Центры занятости населения — цель, задачи, функции
• Штраф за отсутствие договора с ИП с продавцом в 2024 году