Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать среднесписочную численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кто обязан сдавать КНД 1110018
Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.
Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».
Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
- все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.
Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.
Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Нужно ли учитывать учредителя и предпринимателя
По общему правилу собственник попадает в среднесписочную численность, только если он работает в своей компании по трудовому договору и получает заработную плату. Учредителя, которому выплачивают дивиденды, но не выплачивают зарплату, из расчетов надо исключить.
На практике распространена следующая ситуация: директором является собственник, назначенный общим собранием учредителей (без трудового договора). Нет четких инструкций относительно того, нужно ли учитывать такого директора в среднесписочной численности. Обычно при подобных обстоятельствах директора считают за единицу, несмотря на отсутствие договора.
Но если в роли директора выступает единственный учредитель, то по нашему мнению в среднесписочной численности его учесть нельзя. Дело в том, что единственный учредитель не в состоянии принять себя на работу и выплачивать себе зарплату.
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.
Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров
- Неправильное указание НДС в документах;
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Что такое отчет о среднесписочной численности для ИП и организаций
Сведения о среднесписочной численности (ССЧ) сотрудников за предыдущий календарный год — что он из себя представляет?
Раньше это была отдельная ежегодная отчетная форма для налоговой (утв. приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174). Бланк состоял всего из одной страницы, где необходимо было изложить информацию об отчитывающемся субъекте. Кроме того, здесь указывали название и код налоговой инспекции, проставляли дату, на которую представлены сведения, приводили данные о директоре или ином руководителе/представителе. Отчет подписывался руководителем (если форма заполняется по организации), предпринимателем, иным уполномоченным лицом.
С 2021 года данный отчет отменили, а обязанность информировать налоговиков об ССЧ исполняется путем заполнения соответствующего нового поля в расчете по страховым взносам.
При подсчете ССЧ руководствуйтесь указаниями, приведенными в Приказе Росстата № 772 от 22.11.2017 (далее — Указания):
- Учитывайте только тех сотрудников, для которых это место работы является основным.
Внешние совместители и работающие по гражданско-правовым договорам в их число не входят. Внутренних совместителей учитывайте только как основных работников.
- Для расчета ССЧ за год нужно вначале определить среднюю численность сотрудников за каждый месяц.
Она считается путем суммирования численности сотрудников за каждый календарный день.
- Если в течение месяца количество работников менялось, подсчитайте среднее арифметическое число.
Например, с 1 по 21 ноября у ИП работали 10 чел., а с 22 по 30 – 8 чел. Тогда ССЧ за ноябрь составит 9,4 (10 чел. х 21 дн.) + (8 чел. х 9 дн.) : 30 дн.), а с учетом округления — 9 чел.
- В ССЧ за месяц включите всех сотрудников с полной занятостью, которые числятся у вас на каждый конкретный день, в том числе находящихся в отпуске или на больничном.
ССЧ в выходные и праздники равна численности в предыдущий рабочий день (п. 76 Указаний). Если работник уволился в пятницу, его нужно включить в ССЧ за последующие выходные.
- Из подсчета исключают работников, которые находятся в декрете, в отпуске по уходу за ребенком и неоплачиваемом учебном отпуске.
Если во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник работает неполный день, его тоже учитывают в ССЧ.
- Всех неполностью занятых подсчитывают по отдельной формуле пропорционально отработанному времени (п. 79.3 Указаний).
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.
ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.
В расчет ССЧ не включаются:
- женщины в декретном отпуске;
- работники в отпуске по уходу за ребенком;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.
Налоговые декларации по имущественным налогам
По новым правилам налоговые декларации по налогу на имущество организаций по итогам налогового периода будут представляться компаниями не позднее 25 марта (сейчас – 30 марта) года, следующего за истекшим налоговым периодом.
При этом обязанность по представлению в ИФНС налоговых деклараций по налогу на имущество для компаний, которые уплачивают налог за объекты, налоговая база по которым определяется как их кадастровая стоимость, с начала 2023 года отменяется.
С 1 января 2023 года в налоговую декларацию не включаются сведения об объектах налогообложения, база по которым определяется как кадастровая стоимость. Соответственно, если у организации в 2022 году имелись только такие объекты налогообложения, то налоговую декларацию в 2023 году она не представляет (п. 6 ст. 386 НК РФ).
Что касается деклараций по транспортному и земельному налогам, то их в 2023 году и в последующих периодах компании сдавать не будут. Напомним, на бездекларационную уплату данных налогов организации перешли еще с 1 января 2021 года (п. 9 ст. 3 Федерального закона от 15.04.2019 № 63-ФЗ). Налоговые декларации по этим налогам требуется представлять лишь в следующих случаях:
- при подаче уточненных налоговых деклараций за налоговые периоды, предшествующие 2020 году;
- при заявлении налоговых льгот за налоговые периоды до 2020 года (п. 3 ст. 55 НК РФ).
Уведомления об исчисленных налогах
Наряду с представлением налоговых деклараций и расчетов за организациями и ИП с 2023 года закрепляется обязанность по сдаче в налоговую инспекцию уведомлений об исчисленных суммах налогов. Данные уведомления организации и ИП будут представлять в ИФНС в следующих случаях:
- если уплата налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов осуществляется (путем внесения единого налогового платежа) до представления соответствующей налоговой декларации (расчета);
- если обязанность по представлению налоговой декларации (расчета) не установлена НК РФ (например, по имущественным налогам – транспортному и земельному).
Кто может не сдавать отчет в 2021 году?
В абзаце 6 пункта 3 статьи 80 НК РФ указано, что ИП могут не сдавать отчет о среднесписочной численности работников, если они не привлекали наемный персонал в отчетном периоде. Соответственно, нулевой формы отчета о среднесписочной численности не существует.
Индивидуальные предприниматели, которые прошли процедуру государственной регистрации в текущем году, могут не сдавать отчет среднесписочной численности работников.
Всем остальным нужно было сдавать отчет в налоговую инспекцию в обязательном порядке.
Однако Федеральным законом от 28.01.2020 № 5-ФЗ (далее – Закон № 5-ФЗ) внесены изменения в упомянутый абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ. Так, сведения о среднесписочной численности физлиц с 01.01.2021 нужно представлять в составе расчета по страховым взносам. Самостоятельный отчет о среднесписочной численности работников начиная с 2021 года заполнять и предоставлять не надо. Но рассчитывать и отчитываться о среднесписочной численности необходимо в расчете РСВ.
Титульный лист отчетности РСВ дополнен новым полем «Среднесписочная численность (чел.)».
К способам подачи в налоговых органах тоже предъявляют свои требования. Например, чтобы уменьшить бумажный документооборот, не разрешено субъектам среднего предпринимательства (ССЧ более 100 человек) подать отчёт на бумаге. Для этого нужно иметь электронную подпись и пользоваться:
- каналами телекоммуникационных связей;
- личным кабинетом ИП на сайте ФНС.
Предпринимателям с малочисленным штатом сотрудников доступны традиционные способы представления ССЧ:
- самостоятельно;
- посредством представителя с доверенностью;
- воспользоваться почтовой пересылкой с описью вложения и уведомлением о вручении.
Малые предприятия тоже вправе использовать, как средние и крупные предприятия, электронные сервисы и программы.
Срок сдачи среднесписочной численности вновь созданной организации
Вышеозначенный порядок подачи отчетной документации предполагает его применение только в отношении действующих субъектов хозяйствования. Для вновь созданной организации срок сдачи среднесписочной численности определяется иным образом. Так, при создании субъекта хозяйствования у его руководителя или ответственного за подачу отчетности лица, например – главного бухгалтера или заместителя главбуха, есть обязанность сдать среднесписочную численность быстрее.
Так, сроки устанавливаются следующим образом – отчет по численности работников должен быть предоставлен в ФНС до 20 числа месяца, следующего после месяца, когда был создан рассматриваемый субъект хозяйствования. Тоже самое касается и случаев, когда у организации изменялся собственник, либо она проходила процедуру слияния, реорганизации или разделения.
Как и в случае с подачей среднегодовой численности работников, сроки сдачи в данной ситуации могут переноситься на следующие за выходными числа, если 20 число приходилось на праздничные дни или выходные.