Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для подотчета 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Оформление Заявки-обоснования закупки через подотчетное лицо (ф. 0510521)
Согласно пункту 64.69 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (Приложение 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н), для оформления выдачи денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) под отчет подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг с 2023 года применяется новая унифицированная форма Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), Заявка-обоснование закупки через подотчетное лицо (ф. 0510521)).
Для оформления Заявки-обоснования (ф. 0510521) в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предназначен документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (раздел Денежные средства — Расчеты с подотчетными лицами), рис. 1.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет регулируется новыми правилами, устанавливающими порядок работы с подотчетными суммами в организации. В соответствии с этими правилами выдача денег под отчет производится на основании заявления работников, которые нуждаются в средствах для выполнения служебных задач.
Для получения денег под отчет сотрудник должен составить заявление, в котором указывает подробные цели и суммы расходов. В заявлении должны быть указаны хозяйственные и служебные интересы, а также обоснование необходимости выдачи средств.
После рассмотрения и одобрения заявления, работнику выдают подотчетные деньги. Суммы, выданные в подотчет, обязательно фиксируются и контролируются специальным образом. Это позволяет организации обеспечить прозрачность и контроль за использованием средств.
Чек залога нефискальный на АЗС: что это?
Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.
С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
Компенсация расходов работников в интересах организации
Правила подотчета регулируют порядок компенсации расходов, понесенных работниками в интересах организации. Если сотруднику необходимо потратить личные деньги на хозяйственные нужды организации, он может запросить выплату авансового подотчетного бюджета. В случае согласия работодателя, на сумму авансового подотчета выдаются деньги лицами, ответственными за выдачу подотчетных сумм.
Получив авансовые средства, работник обязан эффективно и целево их потратить. В конце рабочего периода сотрудник представляет отчет о расходах, который подлежит проверке. Если все расходы были осуществлены в интересах организации и подтверждены соответствующими документами, работник подает заявление на компенсацию подотчетных расходов.
По новым правилам работник может предоставить отчет и документы о расходах в виде электронного файла, что значительно упрощает процедуру подачи заявления. Компенсация подотчетных сумм может осуществляться путем перечисления денег на личную карту сотрудника или через выдачу наличных хозяйственных расчетов.
Перечисление подотчетных сумм на карту
Подотчетные суммы, предназначенные для расходов на командировку или иные цели в интересах организации, могут быть выданы сотруднику по правилам, которые регулируются законом и правилами организации. В этом случае сотрудник, который имеет задолженность перед организацией по подотчетным средствам, должен обязательно отчитаться о расходах в порядке, установленном правилами. Если сотрудник, находясь в командировке или иной служебной поездке, потратил деньги, которые он должен был использовать по назначению, то он должен будет вернуть эти деньги организации. Подотчетные суммы выдаются сотруднику в порядке, определенном правилами, и могут быть выданы как в денежной форме (наличными или безналичным переводом на зарплатную карту), так и в виде личного безналичного перевода на банковскую карту сотрудника.
Для получения подотчетных сумм сотрудник должен представить заявление о выдаче подотчетных средств, в котором указывается, на какую сумму и в какой срок он предполагает осуществить расходы. Заявление обязательно должно содержать сведения о целях и сроках проведения командировки или иной служебной поездки. Время выдачи подотчетных средств ограничивается сроками, указанными в заявлении, но не может быть более 30 дней.
Расчеты за командировку и другие цели, связанные с работой, производятся в границах полученной подотчетной суммы. Если сотрудник не успел отработать в полном объеме и вернуть средства, он должен будет оплатить задолженность из своих личных средств. В случае невозврата подотчетной суммы в организацию, все необходимые действия по взысканию задолженности могут быть предприняты в установленном законом порядке.
Подотчетные суммы могут быть выданы как наличные, так и безналичные средства. При этом подотчетные суммы, выданные в наличной форме, необходимо выдать сотруднику в дорогу по особому правилу. Сотрудник должен отчитаться по понадобившимся средствам и вернуть неизрасходованное подотчетное средство в организацию. При сдаче подотчетных средств сотрудник обязан проверить полученную сумму на соответствие фактическим затратам и расчетам. Он также должен оплатить все расходы, связанные с получением подотчетных средств.
Выдача подотчетных средств на банковскую карту сотрудника производится по усмотрению организации в порядке, установленном законом и правилами организации. В этом случае сотруднику на карту перечисляются подотчетные суммы, указанные в его заявлении. При этом все операции по перечислению подотчетных сумм на карту сотрудника регулируются правилами, установленными организацией.
Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника производится в течение 2-х рабочих дней с момента получения его заявления и после проверки подотчетных расходов. Сотрудник, получивший средства на подотчет, обязан использовать их только в своих служебных целях и нести ответственность за правильное и целевое использование подотчетных средств. При невыполнении сотрудником своих обязательств по подотчетным расходам и несвоевременном отчете по использованию подотчетных средств, он несет ответственность перед организацией в полном объеме.
Составление отчета о финансовой деятельности
Для составления отчета о финансовой деятельности необходимо предоставить полную и достоверную информацию о финансовых операциях предприятия. В отчет должны быть включены сведения о всех доходах и расходах, о долгах и обязательствах, о движении денежных средств и о состоянии основных средств и оборотных активов. Важно также представить информацию в удобной форме, которая позволяет легко ориентироваться в данных. Для этого часто применяются таблицы, графики, диаграммы, которые наглядно отображают финансовую информацию.
Составление отчета о финансовой деятельности требует тщательной обработки и анализа данных. При составлении отчета необходимо следить за соблюдением принципов полноты, достоверности, а также принципов учетной политики и правильной интерпретации финансовых показателей. Отчет о финансовой деятельности играет важную роль в процессе принятия решений, поэтому его составление требует серьезного и профессионального подхода.
Правила перечисления подотчетных средств, вступившие в силу с 1 июня 2024 года
Начиная с 1 июня 2024 года при переводе сотруднику подотчетных сумм, в некоторых случаях придется проставлять код. В платежном поручении они будут означать назначение денег, а также возможность направления средств на погашение долгов.
|
Код дохода |
Возможность удержания средств |
Дополнительные условия |
|
1 |
Можно |
Есть ограничения по удержаниям |
|
2 |
Нельзя |
|
|
3 |
Частично разрешено |
Удерживаются только алименты |
Банковский сотрудник, осуществляющий списание денежных средств с карты должника обязан обращать внимание на код дохода. Если поле пустое, производить погашение долга за счет поступившей суммы запрещено.
Разъяснения в отношении переводов денежных средств
Следует обратить внимание на Письмо УФНС России по г. Москве от 14.06.2018 N 17-26/2/125945@. Это письмо примечательно тем, что ведомство говорит, что при расчетах с подотчетными лицами не нужен кассовый аппарат, что очень важно с учетом перехода на расчеты через онлайн-кассы.
Согласно пункту 1 статьи 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет».
Учитывая изложенное, при осуществлении подотчетным лицом наличных денежных расчетов или расчетов с использованием электронных средств платежа, в том числе выплате денежных средств, с субъектом предпринимательской деятельности, физическим лицом, пользователь обязан в момент расчета выдавать (направлять) кассовый чек с признаком расчета «расход», сформированный с применением контрольно-кассовой техники на месте осуществления расчета.
При этом выдача наличных денежных средств из кассы под отчет по существу не является расчетом в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ, в связи с чем, применение контрольно-кассовой техники не требуется.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.
В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.
Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, вступающими в силу с 2024 года. Если работник организации отправляется в командировку и планирует использовать командировочные расходы, то он может подать заявление на авансовую выдачу денег под отчет.
Основными правилами для заполнения заявления на авансовую выдачу денег под отчет являются указание назначения и суммы расходов. Работник обязательно должен перечислить, на что именно планирует потратить деньги в командировке: на командировочные расходы, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, в виде наличных или перечисляться на банковскую карту работника. Это регулируется правилами организации. Однако, в целях контроля и обеспечения прозрачности, все расходы должны быть подотчетными и тщательно документироваться.
После завершения командировки работник обязан предоставить отчет о расходах, в котором указываются все затраты, совершенные им в интересах организации. Отчет должен быть составлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в организацию в установленный срок.
После проверки отчета и удостоверения его правильности, работнику компенсируются расходы, которые он указал в отчете. Компенсация может быть произведена в форме денежной выплаты или списанием суммы со следующей заработной платы.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работников в интересах организации будет подотчетной. Это означает, что сотрудник, понесший расходы, должен будет оформить заявление и предоставить все необходимые документы для подтверждения своих затрат.
Компенсация расходов может быть предоставлена в различной форме. Например, сотруднику могут быть выплачены командировочные суммы наличными, на карту или через перечисление на его банковский счет. Какие именно расходы могут быть компенсированы, регулируется организацией и может быть перечислено в специальном отчете или инструкции.
Для заполнения подотчетного отчета обязательно нужно указать все расходы в деталях. Это могут быть как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), так и другие затраты, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время служебных поездок.
Сотрудник может подать заявление на получение авансового выдачу денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на предоставление каких-либо услуг или покупку товаров в интересах организации, то ему должны быть выданы деньги на их компенсацию.
Подотчетная система позволяет более четко отслеживать и контролировать расходы сотрудников. Она также дает возможность работникам получать компенсацию за свои затраты в интересах организации в более удобной и быстрой форме.
Авансовый отчет и общие правила его составления
Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.
Для того чтобы сотрудник мог получить необходимую сумму, директор издает приказ. С этим приказом подотчетное лицо идет в бухгалтерию и получает деньги. В настоящее время можно получить очередную сумму не отчитавшись по ранее полученной.
После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.
Если работник часто берет денежные средства под отчет и у него всегда на руках остается определенная сумма, то налоговая инспекция может обязать приравнять такие суммы к доходу работника со всеми вытекающими отсюда последствиями. Решения в пользу налоговиков в таких случаях суды выносят.
Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам
При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:
- Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
- Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
- Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
- Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету